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Objectif

Cette étape permet à l’agent de trancher sur chaque dossier reçu : valider les candidatures conformes pour les faire avancer dans le parcours locatif, ou refuser celles qui ne correspondent pas. Seules les candidatures validées peuvent passer à l’étape de planification de visite, ce qui garantit que vous ne recevez en rendez-vous que des profils déjà filtrés.
Où trouver cette fonctionnalité ? Fiche du lot > section Candidatures > ouvrir une candidature. Boutons ✓ Valider et ✗ Refuser en haut de la fiche (ou directement depuis la liste pour les actions rapides).
Cette fiche traite du niveau 1 : la pré-validation. Vous triez les dossiers reçus, et les candidats pré-validés accèdent à la partie visite.La décision finale est décrite dans Marquer comme loué. Elle consiste à désigner le candidat retenu, fermer le lot et déclencher les communications définitives.Pré-valider un dossier n’engage rien vis-à-vis du candidat : cela lui ouvre simplement l’accès aux visites.
Ni la validation ni le refus n’envoient de message au candidat. Ce sont des actions internes : elles organisent votre travail, elles ne communiquent rien à la personne.Le candidat n’apprend l’issue de sa candidature qu’à la clôture du lot, quand vous le marquez comme loué ou que vous l’archivez. C’est à ce moment-là, et à ce moment-là seulement, qu’Uplace écrit à tous les candidats non retenus.Conséquence pratique : un dossier refusé ne « ferme pas la porte » vis-à-vis du candidat, qui n’en sait rien. Si vous voulez lui répondre tout de suite, faites-le vous-même depuis la Messagerie.

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Fonctionnement étape par étape

1

Ouvrir la liste des candidatures

Fiche du lot > Liste des candidatures, ou vue Contacts pour traiter tous les lots d’un coup. Filtrez par dossier (Tous les dossiers…) si besoin.
2

Examiner le dossier

Contrôlez les indicateurs calculés par Uplace : revenus, garant, cohérence (Mauvais / Moyen / Bon / Excellent) et l’avancement du statut, puis ouvrez le dossier pour vérifier les justificatifs. Voir Analyse des candidatures.
3

Trancher

Cliquez sur ✓ Valider ou ✗ Refuser. Vous pouvez aussi épingler le dossier en favori pour le faire remonter dans le tableau Visites du lot et comparer les meilleurs dossiers avant de décider.
4

Poursuivre le parcours

La candidature validée devient éligible à la planification de visite (sauf fast pass, où la visite précède le dossier).

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Le tableau Visites

Sur la fiche du lot, le tableau Visites, anciennement Shortlist, regroupe automatiquement les candidatures ayant réservé un créneau de visite, c’est-à-dire celles qui affichent les trois validations vertes. C’est votre vue « qui est-ce que j’attends cette semaine ».
  • Il est ouvert par défaut à l’arrivée sur la page, et se referme d’un clic sur la flèche, comme tous les tableaux de la fiche.
  • Vous pouvez aussi épingler une candidature en favori, l’étoile en bout de ligne dans la liste des candidatures, pour la faire remonter dans ce tableau, sans qu’un rendez-vous soit pris.
  • Tant qu’il est vide, il affiche « Aucune candidature avec visite ou en favori ».

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Bonnes pratiques recommandées

  • Épinglez en favori les 2-3 meilleurs dossiers pour les faire remonter dans le tableau Visites plutôt que de valider au fil de l’eau.
  • Vérifiez le score de cohérence, mais gardez un regard humain : un « Bon » avec un excellent garant peut valoir un « Excellent ».

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Planifier une visite sans avoir validé la candidature : l’étape rendez-vous est verrouillée tant que le statut n’est pas « Validé ».
  • Valider sans vérifier les justificatifs : vous risquez d’avancer un dossier incomplet jusqu’au bail.
  • Activer la validation automatique sur un lot atypique : des dossiers mal calibrés passeront le filtre.
  • Laisser des candidatures « Non traitées » plusieurs jours : cela pénalise votre taux de réponse et votre référencement portails.
  • Croire qu’un refus prévient le candidat : il n’en est pas informé. Si vous voulez lui répondre, écrivez-lui depuis la Messagerie.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Verrouille l’accès à la planification de visite tant que la candidature n’est pas validée.
  • Si la validation automatique est activée : valide seul les dossiers conformes aux critères du lot. C’est la moyenne du dossier qui est comparée à la note minimale définie dans les critères. Un justificatif isolé noté 0 sur 3 ne suffit pas à refuser un dossier par ailleurs solide.
  • Met à jour le statut en temps réel sur la fiche du lot et dans la liste des candidatures.
  • Bascule la candidature validée dans le pool éligible à la visite.