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Objectif

Transmettre un ou plusieurs dossiers de candidature à quelqu’un qui n’a pas de compte Uplace : l’assureur GLI, le propriétaire bailleur, un confrère ou un collègue. Le destinataire reçoit un e-mail contenant un lien sécurisé. Vous choisissez précisément ce qu’il voit, et vous pouvez révoquer son accès à tout moment.
Où trouver cette fonctionnalité ?
  • Pour un dossier : fiche de la candidature > Partager la candidature.
  • Pour plusieurs dossiers d’un coup : fiche du lot > tableau Visites (anciennement Shortlist) > cochez les candidats > Partager.
L’accord du candidat est déjà acquis. Il le donne une seule fois, au terme de son dépôt de dossier : il consent à ce que celui-ci soit partagé avec l’agence et ses partenaires éventuels. Vous n’avez donc aucune autorisation à demander avant chaque envoi.

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Les trois étapes du partage

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Choisir les destinataires

Si le propriétaire du lot a été renseigné, il apparaît en tête de liste avec son e-mail et un simple interrupteur pour l’inclure.Sous Autres destinataires, saisissez n’importe quelle adresse e-mail et cliquez sur Ajouter. Répétez autant de fois que nécessaire — un compteur affiche le nombre de destinataires retenus.
2

Choisir ce que le destinataire voit

L’écran Contenu partagé — « Choisissez ce qui sera visible par les destinataires » — propose quatre interrupteurs, répartis en deux blocs.
3

Ajouter un message (optionnel)

Un champ libre de 2 000 caractères, dont le texte apparaît dans l’e-mail reçu — par exemple « Voici les candidatures sur lesquelles je souhaite votre avis. »Cliquez sur Envoyer. La génération du lien et l’envoi peuvent prendre jusqu’à une minute : ne cliquez pas deux fois.

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Ce qu’il faut vérifier avant d’envoyer

Vos notes et commentaires de visite sont partagés par défaut. Ce sont vos annotations internes : « candidat en retard », « semble peu motivé », une note de 2 étoiles… Elles n’ont pas été écrites pour être lues par le candidat ni par un tiers.Coupez ces deux interrupteurs si vous n’êtes pas certain de vouloir les montrer — en particulier avant un partage à un propriétaire bailleur ou à un confrère.
Les coordonnées des candidats sont visibles par défaut dans le PDF. Un propriétaire bailleur n’a en général pas besoin de l’e-mail ni du téléphone d’un candidat pour se prononcer : désactivez Contacts des candidats et vous limitez d’autant la diffusion de données personnelles.
À l’inverse, activez Analyse IA quand le destinataire doit comprendre pourquoi un dossier est solide ou fragile — un assureur GLI, typiquement. Le PDF inclut alors les observations classées par gravité.

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Suivre et révoquer les partages

Depuis la fiche du lot > Shortlist et partage des candidats > Partages en cours, vous retrouvez « tous les liens de partage générés pour ce lot ».
L’historique est tenu au niveau du lot, même pour un partage lancé depuis une seule candidature. C’est là qu’il faut regarder, et non dans la fiche du candidat.
Chaque entrée indique :
  • son statut — Actif ou Révoqué ;
  • le nombre de candidatures incluses ;
  • la date de création et la date d’expiration ;
  • les destinataires ;
  • le message que vous aviez joint.
Un lien de partage expire au bout de 30 jours. Un lien créé le 19 août expire le 18 septembre. Passé ce délai, le destinataire n’a plus accès au dossier.
Trois actions restent disponibles tant que le partage est actif :

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La révocation

Uplace demande confirmation : « Le lien public cessera immédiatement de fonctionner. Cette opération est irréversible. » Après révocation, l’entrée reste dans l’historique avec le badge Révoqué et ses actions désactivées. Vous gardez donc la trace de ce qui a été partagé, à qui, et quand — mais vous ne pouvez pas réactiver ce lien : il faut en créer un nouveau.
Prenez l’habitude de révoquer un partage dès qu’il a rempli son office : un dossier transmis à un confrère pour avis n’a pas besoin de rester accessible trente jours.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Relisez l’étape 2 à chaque envoi. Trois interrupteurs sur quatre sont activés par défaut, dont vos notes internes.
  • Adaptez le contenu au destinataire : un assureur GLI a besoin de l’analyse, un propriétaire n’a pas besoin des coordonnées du candidat.
  • Utilisez le message pour cadrer la demande — « votre avis avant vendredi » vaut mieux qu’un lien nu.
  • Passez par la shortlist du lot pour partager plusieurs dossiers en un seul envoi plutôt que d’enchaîner les partages individuels.
  • Révoquez les partages devenus inutiles, sans attendre les 30 jours.
  • Avant de rouvrir un dossier ancien, vérifiez qu’il n’est pas passé en candidature archivée : au-delà de 3 mois, il n’est plus consultable ni partageable.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Envoyer sans avoir coupé Notes et Commentaires des visites, et exposer des annotations internes.
  • Transmettre les coordonnées des candidats à un tiers qui n’en a pas l’usage.
  • Cliquer plusieurs fois sur Envoyer parce que la génération du lien prend une minute.
  • Chercher l’historique des partages dans la fiche du candidat : il est au niveau du lot.
  • Croire qu’un lien reste valable indéfiniment : il expire à 30 jours.
  • Compter sur la révocation pour « annuler » un partage déjà consulté : le destinataire a pu télécharger le PDF entre-temps.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Génère un lien sécurisé par partage et l’envoie par e-mail à chaque destinataire.
  • Fixe une date d’expiration à 30 jours.
  • Pré-remplit le propriétaire du lot comme destinataire possible, s’il a été renseigné.
  • Consigne chaque partage dans Partages en cours, au niveau du lot, avec son statut.
  • Conserve la trace des partages révoqués.

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Questions fréquentes

Non. Il l’a donné une fois pour toutes au terme de son dépôt de dossier, pour l’agence et ses partenaires éventuels.
Non. C’est tout l’objet du partage : il reçoit un lien sécurisé et consulte le dossier sans compte.
30 jours à compter de sa création. La date d’expiration est affichée dans Partages en cours.
Ouvrez Partages en cours et utilisez Renvoyer l’e-mail. Vous pouvez aussi Copier le lien et le lui transmettre par un autre canal.
Oui, avec Révoquer : le lien cesse immédiatement de fonctionner. L’opération est irréversible — il faudra recréer un partage. Gardez en tête que le destinataire a pu télécharger le PDF avant la révocation.
Dans la fiche du lot > Shortlist et partage des candidats > Partages en cours. L’historique est tenu au niveau du lot, pas de la candidature.
Oui, si vous laissez les interrupteurs Notes des visites et Commentaires des visites activés — ce qui est le réglage par défaut. Vérifiez-les avant chaque envoi.
Non. Passé ce délai, la candidature bascule en candidature archivée : les pièces et informations ne sont plus affichées et les actions sont désactivées — voir Analyse des candidatures.