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Comment utiliser cette page

Les entrées sont classées par symptôme, formulées comme vous les diriez. Cherchez la vôtre, dépliez-la.
Une grande partie de ce qui ressemble à un dysfonctionnement dans Uplace n’en est pas un : c’est un réglage de formule, une permission de rôle, ou une règle métier volontaire. Les entrées ci-dessous le disent quand c’est le cas.
Le réflexe qui résout le plus de cas : rechargez la page. Une session expirée ne se signale pas toujours clairement. Voir la première entrée.

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Connexion et affichage

Votre session a expiré. C’est le symptôme le plus trompeur d’Uplace : au lieu de vous renvoyer vers l’écran de connexion, l’application peut afficher un chargement qui ne se termine jamais, ou une demande de vérification d’adresse e-mail alors que votre compte est parfaitement vérifié.Que faire : rechargez la page, et reconnectez-vous si l’écran de connexion apparaît. Le panneau qui semblait cassé fonctionne alors normalement.
Ne concluez pas à un bug avant d’avoir rechargé et retenté une fois. C’est vrai en particulier pour les panneaux latéraux (Gérer les sous-traitants) et les pages à chargement lourd (Statistiques).
Plusieurs sessions Uplace ouvertes dans le même navigateur peuvent se marcher dessus. Fermez les autres onglets Uplace, ou utilisez une fenêtre de navigation privée pour le second compte.

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Rôles et permissions

Deux causes possibles, selon son rôle.S’il est Utilisateur : il ne peut débloquer que les lots dont il est gestionnaire. Cette information ne vient pas d’Uplace, elle remonte de votre multi-diffuseur. Sans connexion active à Modulo by Septeo, Apimo ou Ubiflow, l’information n’existe pas et aucun déblocage ne lui est possible.S’il est Opérateur : c’est normal et définitif. L’Opérateur n’a jamais accès à la section « débloquer un lot », quel que soit votre paramétrage. Il attend qu’on lui débloque des lots, puis travaille dessus normalement.Voir Rôles et permissions et Multi-diffuseurs.
C’est normal : la fenêtre Modifier le membre ne gère que l’identité et les coordonnées (prénom, nom, e-mail, téléphone).Le rôle se change directement dans le tableau, via le menu déroulant de la colonne Rôle. Le rôle en cours y est signalé par la mention Actuel.
Il s’agit du Propriétaire, le créateur du compte. Ses actions sont volontairement inaccessibles depuis le tableau, et son rôle n’est pas modifiable.Le transfert de propriété d’une organisation passe par le support technique.
Normal s’il est Utilisateur ou Opérateur : ces deux rôles n’ont pas accès à Mon agence. Pour lui ouvrir l’accès, il faut le passer Responsable ou Administrateur, ce qui lui ouvre aussi beaucoup d’autres choses. Vérifiez que c’est bien ce que vous voulez.
Normal. Le rôle Responsable donne accès à tout sauf l’espace facturation : achat de lots, modification ou annulation de l’abonnement, consultation des factures. Ces actions sont réservées au Propriétaire et aux Administrateurs.

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Lots, quotas et abonnement

La fenêtre Nombre de lots maximal atteint s’affiche quand votre quota est atteint, sur l’abonnement comme sur les packs. Son bouton Acheter des lots supplémentaires vous ramène sur Mon agence. Ouvrez Mon agence et regardez les deux jauges : Lots (abonnement) et Packs de lots achetés. Ce sont deux compteurs distincts. Un pack ne gonfle pas le quota de la formule.Deux issues : souscrire un pack complémentaire via Acheter des lots, ou faire évoluer votre formule via Modifier mon abonnement.
Le prélèvement SEPA a probablement été rejeté par votre banque : les lots restants de ce pack sont alors gelés. Les lots déjà créés avec ce pack restent en ligne. Votre prochain achat se fera par carte. Contactez le support pour régulariser le prélèvement.
Non. Les packs n’expirent pas. La seule condition pour les utiliser est d’avoir un abonnement en cours.Ce qui se renouvelle, c’est le quota de lots de votre formule, à chaque reconduction annuelle de l’abonnement. Si votre jauge Lots (abonnement) est repartie de zéro, c’est cela, et non une expiration de vos packs.
Il n’y a pas de changement de formule en libre-service. Modifier mon abonnement > Changer d’abonnement propose un bouton Nous contacter : un conseiller Uplace vous aide à choisir le plan et active la mise à jour sans coupure de service. S’il vous fait une offre personnalisée, vous l’acceptez ensuite vous-même depuis Uplace : voir Mon agence, section « Accepter une offre personnalisée ».
Rien n’est perdu tant que la période en cours n’est pas terminée. Rouvrez Modifier mon abonnement > Annuler mon abonnement : le bouton Réactiver mon abonnement annule la résiliation, et l’abonnement retrouve son cycle de reconduction tacite de 12 mois.
Votre jauge Mon équipe est pleine : chaque membre consomme un siège. Désactivez un membre qui n’utilise plus Uplace, ou faites évoluer votre formule.
L’archivage est irréversible. Il n’existe pas de désarchivage dans Uplace. L’historique du lot est conservé, mais le lot ne peut pas être remis sur le marché : il faut en recréer un.
Et ce n’est pas la seule conséquence : l’archivage clôt le parcours. Les candidats en cours ont reçu l’e-mail leur annonçant que le bien n’est plus disponible, et les inscrits à une visite à venir ont reçu l’annulation. Ces envois ne peuvent pas être rattrapés.Voir Archivage d’un lot.
Il est probablement dans Lots en attente, où il doit être rapproché d’un lot Uplace puis débloqué. Voir Lots en attente.

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Candidatures et dossiers

Uplace n’a pas pu analyser l’une des pièces, par exemple un document étranger ou un type de pièce jamais rencontré. Le dossier ne se débloquera pas tout seul.Deux actions possibles :
  1. Ouvrir la pièce concernée et la juger vous-même. Vous ne pouvez pas saisir de note à la main, et le score global ne sera pas recalculé : le dossier restera marqué « Analyse manuelle ».
  2. Demander une modification du dossier. Dès que le candidat soumet une nouvelle pièce, l’intégralité du dossier est réanalysée. C’est le seul moyen de retrouver un score automatique.
Le dossier n’a jamais été analysé, parce qu’une action a été faite avant sa soumission complète, typiquement une candidature validée en cours de constitution pour permettre une visite rapide.Ce n’est pas la même chose qu’« Analyse manuelle » : ici, aucune analyse n’a eu lieu du tout. Pour obtenir un score, il faut que le candidat soumette son dossier complet.
Vérifiez le loyer saisi sur le lot. Uplace attend le loyer charges comprises, et tous les seuils de capacité financière s’y appuient.Un lot à 800 € CC dont 100 € de charges, avec un multiplicateur x3, exige 2 400 € de revenus. Si vous avez saisi 700 € par erreur, le seuil tombe à 2 100 € et laisse passer des dossiers qui ne le devraient pas.
Ce piège est particulièrement fréquent sur les lots remontés d’un multi-diffuseur : la section Loyer et frais arrive préremplie, et la convention de saisie du loyer n’est pas forcément la même dans le logiciel d’origine. Relisez-la.
Le score de cohérence est une moyenne des notes de toutes les pièces. Une pièce frauduleuse notée 0, noyée dans un ensemble excellent, ne fait pas basculer le score global.Le score sert à prioriser, pas à décider. Sur tout dossier que vous vous apprêtez à retenir, ouvrez les pièces une à une. L’analyse détaillée et la note sont affichées pièce par pièce.
La situation ne devrait pas se présenter : un candidat ne peut pas soumettre son dossier tant que toutes les pièces attendues ne sont pas déposées. Un dossier soumis est par construction complet.Si vous voyez un dossier incomplet, c’est qu’il est en cours de constitution. Sa première pastille est jaune, et un taux de complétude indique où en est le candidat.
Normal. Le taux progresse par paliers de 20 % pour une personne seule (cinq catégories de pièces). Pour un couple, chaque personne compte pour la moitié de la progression : il faut donc dix dépôts pour atteindre 100 %.Le mode d’occupation est purement déclaratif et n’entre pas dans le calcul.
Normal. Modifier le rapport IA corrige la synthèse et les champs extraits, pas les notes attribuées aux pièces, qui restent calculées automatiquement.
Ce n’est pas un bug et ce n’est pas récupérable. Deux causes :
  • la candidature a été déposée il y a plus de 3 mois ;
  • le candidat a supprimé son compte Uplace.
Le RGPD interdit de conserver les données personnelles au-delà de la durée nécessaire au traitement. Uplace masque donc les pièces et les informations, désactive les actions de la ligne, et conserve la ligne pour votre historique d’activité.
Aucun moyen de rouvrir un dossier archivé. Le seul réflexe utile est préventif : sur les dossiers dont vous aurez besoin plus tard, exportez le PDF fusionné dans les trois mois.
Voir RGPD et conservation des données pour le détail des durées.
Non. Son dossier est resté sans modification depuis presque 3 mois et va être purgé le lendemain. Il lui suffit de se connecter et de toucher à son dossier pour relancer le compteur : un nouveau préavis complet sera alors nécessaire avant toute purge.Attention toutefois : cela ne prolonge pas la candidature elle-même, archivée 3 mois après sa création sans recours possible. Voir RGPD et conservation des données.
C’est normal : le refus ne lui a rien envoyé. Valider et refuser sont des actions internes à l’agence.Le candidat ne reçoit de message sur l’issue de sa candidature qu’à la clôture du lot, quand vous le marquez comme loué ou que vous l’archivez. Si vous voulez lui répondre avant, écrivez-lui depuis la Messagerie.
Les rôles Utilisateur et Opérateur ne voient et ne partagent que les dossiers des candidats ayant postulé sur leurs propres lots. Vérifiez qui est responsable du lot concerné.

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Visites et sous-traitance

C’est la cause n°1 : le lien d’accès envoyé par e-mail n’est valable que 7 jours. Passé ce délai, il ne fonctionne plus.Que faire : ouvrez Mon agence > Paramètres de l’agence > Gérer les sous-traitants, dépliez son compteur de lots, et cliquez sur Renvoyer l’e-mail d’accès sur le lot concerné.Si le problème persiste, vérifiez qu’il utilise bien l’adresse e-mail sur laquelle vous lui envoyez les invitations : c’est la seule reconnue pour recevoir le code de connexion.
Vérifiez l’interrupteur sur la ligne du lot dans Gérer les sous-traitants : s’il est éteint, son accès à ce lot est suspendu.Trois niveaux à ne pas confondre :
Non, Uplace les a déjà prévenus. L’annulation d’une visite déclenche automatiquement une communication aux candidats inscrits.Les prévenir vous-même en plus revient à les notifier deux fois, ce qui donne l’impression d’un dysfonctionnement.
Ne recliquez pas sur Confirmer : vous risqueriez de créer deux créneaux. Attendez, puis vérifiez dans Voir les visites si le créneau a bien été créé.S’il n’apparaît pas, rechargez la page et recommencez, et vérifiez d’abord que votre session n’a pas expiré (voir plus haut).

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Communications et personnalisation

Le filtre « Voir uniquement les conversations me concernant » est actif par défaut. Vous ne voyez donc que les discussions de votre propre périmètre.Ouvrez l’icône entonnoir en haut de la liste des discussions et décochez-le pour voir l’activité de toute l’agence.Si la liste reste vide, vérifiez que Autoriser les discussions par candidature est activé dans la fiche agence.
Deux endroits vous le disent, et le second est plus précis :
  1. Sa fiche de candidature > Historique des communications : la liste horodatée de tout ce qui lui a été envoyé, avec le statut d’envoi.
  2. La Messagerie > sa conversation : chaque message automatique s’y déplie et affiche le destinataire, le canal, le statut d’envoi et un bouton Voir l’aperçu qui ouvre le rendu exact de l’e-mail reçu.
Vous saurez ainsi non seulement si le message est parti, mais ce qu’il contenait. Dans la plupart des cas, il est dans les indésirables du candidat.
Ouvrez la fiche du lot > tableau Visites (anciennement Shortlist) > Partages en cours. C’est là que sont tenus tous les liens générés, au niveau du lot, pas de la candidature.Vérifiez le statut et la date d’expiration : un lien de partage est valable 30 jours. S’il est encore actif, utilisez Renvoyer l’e-mail, ou Copier le lien pour le transmettre autrement. S’il est expiré ou Révoqué, créez un nouveau partage.
C’est possible : à l’étape Contenu partagé, les interrupteurs Notes des visites et Commentaires des visites sont activés par défaut, tout comme Contacts des candidats.Révoquez le partage immédiatement depuis Partages en cours, puis recréez-en un avec les bons réglages.
La révocation coupe l’accès, mais ne défait pas ce qui a déjà été consulté ou téléchargé. Le réflexe utile est de vérifier l’étape 2 avant d’envoyer.
C’est le fonctionnement voulu : Uplace n’automatise aucun envoi au propriétaire. Cocher l’option enregistre simplement ses coordonnées et le propose comme destinataire lors de vos partages.Tout partage d’information vers le propriétaire exige une action de votre part. Voir Informer le propriétaire.
Ce n’est pas un bug : cet onglet est réservé à l’offre marque grise. Sur les formules qui ne l’incluent pas, il est volontairement désactivé.Pour l’activer : Modifier mon abonnement > Nous contacter.
Ce n’est pas possible, quelle que soit votre formule. Le contenu textuel des messages est écrit et maintenu par Uplace, identique pour toutes les agences.La marque grise personnalise l’habillage, pas le texte. L’habillage couvre la bannière, le logo, la couleur et l’expéditeur des SMS. Si une formulation vous pose problème, remontez-la au support : elle peut évoluer pour tout le monde.
Vérifiez lequel des deux logos vous êtes en train de charger. Ils n’ont pas les mêmes contraintes.
Normal : ce champ n’est pas modifiable en autonomie. Les noms d’expéditeur SMS doivent être déclarés auprès des opérateurs. La demande passe par le support Uplace, et prend du temps. Anticipez-la.

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Intégrations

Il le reste tant que l’interrupteur La connexion est établie n’est pas activé. Et cet interrupteur ne doit être activé qu’une fois la liaison validée par votre multi-diffuseur, pas avant.L’activation se fait donc en trois temps : choisir le diffuseur, Demander l’activation (ou écrire à contact@uplace.fr), puis attendre la validation externe.
Activer l’interrupteur avant la validation effective ne fait pas gagner de temps : la synchronisation ne fonctionnera pas.
Vérifiez que l’adresse de contact renseignée chez ce portail, ou sur votre site, est bien votre adresse de collecte Uplace, de la forme nom-de-votre-agence@inbox.uplace.fr.Vous la retrouvez dans Paramètres de l’agence > Boîte de réception, avec un bouton Copier.
La synchronisation avec Google, Outlook ou Apple n’est pas active par défaut. Voir Synchro calendrier.

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Statistiques

Ce n’est pas une anomalie. Le funnel n’est pas un entonnoir au sens strict : toutes les candidatures ne naissent pas d’une prise de contact enregistrée.Un candidat peut arriver par un lien de candidature que vous avez partagé, par une invitation manuelle, ou par la vitrine publique de l’agence, sans jamais générer de demande entrante.Ne lisez donc pas les écarts entre deux étapes comme un taux de déperdition.
C’est voulu. Uplace rapproche les demandes multiples d’une même personne. L’identifiant de rapprochement est l’adresse e-mail, ni le nom, ni le prénom, ni le téléphone.Le prospect est donc compté une fois, affiché une fois, et ne reçoit la séquence d’e-mails et de SMS qu’une seule fois. C’est ce qui vous évite d’écrire trois fois à la même personne.
C’est voulu : dans Exporter, le bloc Frais d’agence locataire réalisés est décoché par défaut, pour éviter de les partager par erreur. Cochez-le si vous voulez l’inclure. Les quatre indicateurs du haut de page, eux, ne s’exportent pas. Voir Statistiques.
Dans la quasi-totalité des cas, l’origine de la demande est renseignée automatiquement par Uplace : toutes les prises de contact venues de vos plateformes d’annonces arrivent déjà étiquetées.Deux situations seulement dépendent d’une saisie de votre part :
  • vous avez partagé le lien de dépôt de dossier d’un lot ;
  • vous avez ajouté un contact vous-même.
Si votre graphique paraît illisible, regardez d’abord de ce côté : ce sont les seules entrées où une origine choisie au hasard peut brouiller l’analyse. Et elle ne se corrige que pour l’avenir.
Vérifiez le volume avant de conclure. Sur un petit nombre de dossiers, quelques unités suffisent à faire varier fortement les pourcentages.Appuyez-vous sur la comparaison vs période précédente affichée sous chaque courbe : elle compare toujours deux périodes de même durée.

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Rien ne correspond ?

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Vérifiez le vocabulaire

Beaucoup de faux problèmes viennent d’un terme compris de travers, comme « Propriétaire », « Inconnu », « pré-validation ».
Quand vous contactez le support, gagnez un aller-retour en indiquant d’emblée : la référence du lot, le rôle du collaborateur concerné, et ce que vous avez déjà tenté.