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Objectif

Le RGPD impose de ne pas conserver des données personnelles au-delà de la durée nécessaire au traitement. Uplace applique donc une politique de conservation automatique : au bout d’un certain temps, certaines données disparaissent — sans intervention de votre part et sans possibilité de les récupérer. Cette page décrit ce qui est conservé, combien de temps, et ce qu’il vous reste ensuite. Elle vous sert aussi à renseigner votre registre des traitements.
Les durées décrites ici sont issues du registre de conservation validé juridiquement le 8 juillet 2026. Elles sont identiques pour toutes les agences et ne sont pas paramétrables.
Cette page décrit le fonctionnement du produit. Elle ne remplace pas les documents contractuels, qui font seuls foi — voir Documents de référence en fin de page.

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Quatre objets, quatre durées

C’est le point le plus important, et celui qui prête le plus à confusion : le « dossier » et la « candidature » sont deux objets distincts, qui se purgent séparément et selon des règles différentes.
Une même durée de 3 mois, mais deux mécanismes opposés.Le dossier se purge sur l’inactivité : chaque modification du candidat relance le compteur, et il peut donc survivre bien plus de trois mois.La candidature, elle, est archivée 3 mois après sa création, quoi qu’il arrive. Aucune action du candidat ni de l’agence ne la prolonge.

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Le dossier : avertissement puis purge

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Avertissement — à 3 mois moins 1 jour d'inactivité

Si le dossier n’a pas bougé depuis presque trois mois, le candidat reçoit un e-mail l’invitant à conserver son dossier. Cet e-mail indique explicitement la date de suppression prévue.
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Purge — 1 jour plus tard

La purge n’intervient que si l’avertissement a été envoyé depuis au moins 24 heures et que le dossier n’a toujours pas bougé. Un second e-mail confirme au candidat que son dossier a été purgé.

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Ce que la purge supprime exactement

  • Les fichiers de toutes les sections du dossier : pièces du candidat, du garant personne physique, du garant entreprise et du garant organisme.
  • Les capacités financières, remises à zéro.
  • Le message rédigé par le candidat.
  • Le statut « dossier complet ».
Le compte du candidat survit intégralement à la purge de son dossier : son identité, ses candidatures et son historique restent en place. Seul le contenu du dossier est vidé.

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Le candidat peut repousser la purge

Oui — et c’est le sens de l’e-mail d’avertissement. Toute modification du dossier relance un cycle complet : le compteur repart, et un nouveau préavis sera nécessaire avant toute purge future. Un avertissement envoyé avant la dernière activité du candidat est automatiquement invalidé.

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La candidature : archivage à 3 mois, sans recours

Trois mois après sa création, la candidature bascule en candidature archivée. Vous la voyez toujours dans l’historique du lot, mais son contenu n’est plus consultable — voir Analyse des candidatures.
Ce délai n’est pas prolongeable, ni par le candidat ni par vous. C’est la contrainte à connaître : si un dossier doit être conservé, il faut l’exporter en PDF fusionné avant l’échéance.
Une exception : le locataire en place. Si le candidat est devenu le locataire du lot, rien n’est détruit — la conservation suit alors la durée du bail augmentée de 5 ans, conformément aux obligations légales de l’agence.

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Le compte candidat : 3 ans, puis pseudonymisation

Un compte est considéré comme inactif après 3 ans sans connexion. Deux avertissements sont envoyés, à J-15 puis à J-1, en indiquant la date d’archivage. Au terme du délai, le compte est archivé — c’est-à-dire pseudonymisé, et non supprimé :
  • fichiers et avatar supprimés ;
  • dossier purgé ;
  • toutes les candidatures archivées et anonymisées ;
  • rapport d’analyse IA effacé ;
  • tickets de support et traces « prospect » anonymisés ;
  • connexions aux agendas révoquées ;
  • comptes des co-candidats créés par cette personne archivés en cascade.
Les lignes ne sont pas effacées de la base : c’est l’identité qui disparaît. Cette distinction compte pour votre registre des traitements.
Là encore, le candidat peut repousser l’échéance : toute reconnexion remet le compteur de 3 ans à zéro et invalide les avertissements en cours.

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Ce que voit l’agence après purge ou archivage

La candidature reste dans l’historique du lot, sous forme anonymisée. Concrètement :
L’anonymisation est appliquée à l’affichage : partout dans l’interface, l’identité des membres d’une candidature archivée revient vide.

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Vos statistiques ne sont pas affectées

C’est une question fréquente, et la réponse est rassurante : les purges ne détruisent pas votre historique statistique. Avant toute destruction, Uplace écrit une capture socio-économique dé-identifiée de la candidature — un mécanisme prévu par l’article 5(1)(e) du RGPD, qui autorise la conservation de données à des fins statistiques dès lors qu’elles ne permettent plus d’identifier personne. S’y ajoutent la conservation des journaux d’analyses, de la date des rendez-vous pour l’étape Rendez-vous du funnel, des lignes de tickets support, et de l’origine et de la date des prospects.
Une réserve, en toute transparence. Le funnel comporte quelques trous connus, liés à des purges RGPD antérieures à la mise en place de ces captures. Si vous constatez une incohérence sur des périodes anciennes, l’explication est probablement là — et non dans votre saisie.

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Ce que vous devez faire, concrètement

  • Exportez le PDF fusionné de tout dossier dont vous aurez besoin plus tard : bail signé, litige, justification d’une décision. C’est la seule copie qui survivra aux trois mois.
  • Traitez vos candidatures sans laisser dormir les dossiers : passé trois mois, la décision se prend sans pouvoir rouvrir les pièces.
  • N’annoncez jamais à un candidat que son dossier est conservé indéfiniment : il ne l’est pas.
  • Si un candidat s’inquiète d’un e-mail « conserver mon dossier », rassurez-le : il lui suffit de se connecter et de toucher à son dossier pour relancer le compteur.
  • Reportez ces durées dans votre registre des traitements : 3 mois pour la candidature et le dossier, 3 ans pour le compte et les prospects.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Confondre purge du dossier (sur inactivité, prolongeable) et archivage de la candidature (à 3 mois fermes).
  • Croire qu’une candidature archivée est récupérable : elle ne l’est pas.
  • Croire que la purge du dossier supprime le compte du candidat : elle ne le fait pas.
  • Attendre d’un archivage de compte qu’il efface des lignes : il pseudonymise, il ne supprime pas.
  • Interpréter un trou ancien dans le funnel comme une erreur de saisie.

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Documents de référence

Les textes qui font foi sont publiés sur le site Uplace. En cas de divergence avec cette documentation, ce sont eux qui s’appliquent.

Protection des données

La politique de protection des données personnelles : données collectées, finalités, droits des personnes.

CGU

Les conditions générales d’utilisation, applicables aux agences comme aux candidats.

CGV

Les conditions générales de vente, applicables aux agences : abonnement, services, engagements.
Ce sont les liens à communiquer à un candidat qui vous interroge sur ses droits, et ceux à joindre à votre registre des traitements comme documentation du sous-traitant.

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Questions fréquentes

Sur uplace.fr/protection-des-donnees. C’est le document de référence, et il prime sur cette page en cas de divergence.
Non. Elles sont identiques pour toutes les agences et proviennent d’un registre de conservation validé juridiquement.
Ses données seront purgées automatiquement selon les durées ci-dessus, et il peut supprimer son compte lui-même depuis son espace — ce qui déclenche immédiatement l’archivage de ses candidatures chez vous.
Parce qu’elle a plus de 3 mois, ou parce que le candidat a supprimé son compte. Les pièces et informations ne sont plus affichées, la ligne reste pour votre historique — voir Analyse des candidatures.
Oui, s’il y touche : la purge du dossier se déclenche sur l’inactivité, pas sur l’ancienneté. Chaque modification relance un cycle complet.
S’il est devenu le locataire du lot, rien n’est détruit : la conservation s’aligne sur la durée du bail plus 5 ans.
Non. Une capture dé-identifiée est écrite avant toute destruction, et les éléments nécessaires au funnel sont conservés. Seules des purges antérieures à ce mécanisme laissent quelques trous sur les périodes anciennes.
En exportant le PDF fusionné depuis la fiche de candidature, avant l’échéance — voir Analyse des candidatures. C’est le seul moyen.