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Objectif

Tout ce qui concerne les personnes qui contactent votre agence : comment leurs demandes entrent dans Uplace, comment vous les traitez lot par lot, et où elles s’accumulent ensuite pour être réutilisées sur vos futurs biens. C’est un seul flux, réparti sur deux écrans :
Ne confondez pas avec Contacts. Contacts est la liste de travail du jour : les candidatures et prospects de vos lots actifs, à traiter au fil de l’eau. Mes candidats est la base historique complète.

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Brancher la réception (une fois pour toutes)

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Récupérer votre adresse de collecte

Dans Mon agence > Paramètres de l’agence > Boîte de réception, récupérez votre adresse e-mail dédiée (votre-agence@inbox.uplace.fr) avec le bouton Copier.
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La renseigner chez vos portails

Renseignez-la comme adresse de contact « location » chez chacune de vos plateformes, et sur le formulaire de votre site. Tout ce qui y arrive entre automatiquement dans le parcours Uplace.Le guide Rediriger les prises de contact détaille la manipulation portail par portail.
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Choisir le renvoi automatique

L’option Renvoi automatique de tous les e-mails (Oui / Non) détermine si vous recevez aussi une copie des demandes dans votre boîte habituelle, en plus de leur traitement dans Uplace.En début de mise en route, laissez-la sur Oui : vous vérifiez ainsi que rien ne se perd.
C’est la seule étape indispensable de tout ce circuit. Une fois faite, l’essentiel du travail de réception ne vous demande plus rien.

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Suivre ses raccordements : le volet Mes portails

Le volet Mes portails rassemble en un seul endroit vos raccordements aux plateformes d’annonces : « les portails qui vous envoient des demandes locatives, et ceux que vous pouvez connecter grâce à nos guides d’installation ».
Où le trouver ? Mon agence > Paramètres de l’agence > rubrique Flux et intégrations > Mes portails, « Sources de leads entrants (Seloger, Leboncoin…) ». Le volet s’ouvre sur la droite de l’écran.

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L’en-tête du volet

Deux compteurs résument votre réception : le nombre de sources actives, les portails qui collectent effectivement, et le total de leads collectés, tous portails confondus depuis vos raccordements. Juste en dessous, votre adresse de collecte @inbox.uplace.fr est rappelée avec un bouton Copier : vous n’avez pas à ressortir de ce volet pour aller la renseigner chez un nouveau portail.

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La liste des portails

Chaque portail raccordé apparaît sous forme de carte. Le lien Voir plus de portails déplie les plateformes que vous n’avez pas encore branchées, chacune avec son guide.
Le bandeau orange n’est pas une panne. Aucun lead depuis plus de 5 jours est un indicateur d’activité, pas un message d’erreur : il signale simplement que rien n’est arrivé de cette source récemment. Les causes habituelles sont que vous ne diffusez plus sur ce portail, ou que l’adresse @inbox.uplace.fr n’y est plus renseignée comme contact.
Chaque portail est accompagné de sa procédure d’installation : vous branchez une nouvelle source vous-même, sans solliciter l’équipe Uplace. Les manipulations à faire côté portail sont détaillées dans Rediriger les prises de contact.
Ce volet est le premier endroit à ouvrir quand vous trouvez que « les demandes ne rentrent plus ». Le portail qui vous apporte le plus de volume est aussi celui dont le bandeau orange coûte le plus cher : commencez par vérifier sa colonne Dernier avant de chercher ailleurs.

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Ce qu’Uplace fait de chaque demande

Chaque demande entrante est analysée automatiquement : identité, coordonnées, origine (Leboncoin, SeLoger, Bien’ici…) et message sont extraits, puis la demande est rattachée au bon lot.
Si le bien n’existe pas encore dans Uplace, il remonte en lot en attente : aucune demande n’est perdue parce qu’un lot n’était pas configuré.
Dans la discussion avec un prospect, les messages venus d’un portail sont estampillés du logo de la plateforme d’origine : vous savez immédiatement d’où vient la demande. Voir Messagerie.

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Le rapprochement des demandes multiples

Un prospect qui repère votre bien sur trois portails vous écrit souvent trois fois. Uplace rapproche ces demandes pour n’en faire qu’une.
L’identifiant de rapprochement est l’adresse e-mail. Ce n’est ni le nom, ni le prénom, ni le numéro de téléphone.
Pour une même adresse e-mail :
  • le prospect n’apparaît qu’une fois dans votre interface ;
  • il n’est compté qu’une fois dans les statistiques ;
  • il ne reçoit qu’une seule fois la séquence d’e-mails et de SMS.
C’est ce qui vous évite d’écrire trois fois à la même personne, et d’apparaître désorganisé auprès d’un candidat qui, lui, sait très bien qu’il vous a contacté une seule fois « en vrai ».

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Traiter les prises de contact d’un lot

Où ? Fiche du lot > section Prises de contact.
La section liste, pour ce bien, l’identité, le contact, l’origine, la date et le message de chaque prospect. Le statut Automatique indique qu’Uplace gère la réponse et l’invitation à candidater sans intervention de votre part. Vous pouvez reprendre la main à tout moment. Depuis la ligne du contact, trois actions : répondre (e-mail, téléphone, WhatsApp préformaté), inviter à déposer un dossier ou écarter la demande. Pour l’invitation, voir Inviter un candidat.

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La base de candidats de l’agence

Où ? Sidebar > Mes candidats : « Toutes les personnes qui ont candidaté sur vos biens, avec leur dernière candidature. »
C’est la base de fond : tous les candidats de votre agence, tous lots et toutes périodes confondus. Celle qui vous sert à proposer à quelqu’un un autre bien que celui pour lequel il vous avait contacté.

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La liste

Un champ Rechercher par nom, email, téléphone… filtre la base, ainsi que les filtres par lots, par négociateur (si votre agence suit ses contacts par négociateur) et par personas (voir ci-dessous). Chaque ligne présente : Cliquez sur un en-tête pour trier. En bout de ligne, Voir les biens ouvre la liste de ses candidatures, et Rapport IA la synthèse de son dossier.

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Les personas

Un persona est un portrait type de candidat : des portraits types pour repérer vite les bons profils et leur proposer un bien. Créez-les avec Gérer mes personas, en combinant les critères qui vous intéressent : biens recherchés (zone, loyer), foyer et garanties, revenus déclarés, situation professionnelle, portail d’origine… La pastille Personas filtre ensuite la liste et affiche, pour chaque persona, le nombre de candidats qui y correspondent.
Créez un persona par type de bien que vous louez souvent (Étudiants lyonnais, Couples avec garant…) : quand un lot de ce type se libère, vous retrouvez en un clic les candidats à qui le proposer.

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Proposer des biens

Cochez un ou plusieurs candidats (50 au plus par envoi), puis :
  • Proposer des biens : choisissez un ou plusieurs de vos biens, envoyés dans un seul e-mail ;
  • Proposer tous les biens : envoie le lien de votre vitrine publique, si l’affichage public est activé.
Un candidat ne reçoit pas plus d’une proposition tous les 4 jours. Ceux à qui vous avez déjà proposé un bien récemment sont ignorés, et la fenêtre d’envoi vous le signale. La colonne Recontactable le indique quand ils pourront de nouveau recevoir une proposition.

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Exporter la base

Le menu Plus d’actions propose deux exports :
  • Exporter la sélection (CSV) : les candidats cochés, avec les colonnes de la liste ;
  • Exporter les prises de contact (CSV) : ouvre la fenêtre Export des prises de contact (CSV), décrite ci-dessous. Elle n’est pas proposée aux rôles Utilisateur et Opérateur.
L’export ne couvre pas toute votre base. Il liste les leads issus des lots actifs uniquement, ni les lots archivés, ni les lots déjà loués. Si vous cherchez un contact rattaché à un bien loué, il ne sera pas dans le fichier.
Deux caractéristiques à connaître :
  • Déduplication par e-mail : une même personne n’apparaît qu’une fois, comme partout dans Uplace.
  • Filtre « Créés à partir du » : vous choisissez une date de départ. La date retenue correspond au début de la journée, en heure locale.
Un bouton Depuis le dernier export permet de ne récupérer que les nouveautés depuis votre export précédent. Il reste inactif tant que vous n’avez jamais exporté. La fenêtre rappelle la date de votre dernier export.
Pour alimenter un outil externe de façon régulière, utilisez Depuis le dernier export plutôt qu’une date saisie à la main : vous évitez les doublons et les trous.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Renseignez votre adresse @inbox.uplace.fr chez vos portails dès l’installation : c’est elle qui alimente tout le pipeline entrant.
  • Laissez le statut Automatique faire le premier tri sur les lots à fort volume, et concentrez-vous sur les dossiers déposés.
  • Consultez la vue Contacts chaque matin pour traiter les demandes de toute l’agence d’un seul endroit.
  • Après un refus sur un lot, revenez dans Mes candidats pour proposer au candidat un autre bien correspondant à son profil.
  • Servez-vous de Dernière candidature pour prioriser les relances sur les personnes récemment actives.
  • Exportez avant d’archiver ou de marquer un lot comme loué si vous voulez conserver ses leads : ils sortent ensuite du périmètre de l’export.
  • Utilisez les raccourcis WhatsApp et téléphone pour les relances courtes plutôt que de recopier les numéros.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Laisser une demande sans action : le prospect est perdu.
  • Répondre par e-mail externe et oublier de tracer la réponse dans Uplace.
  • Écarter un contact sans relance préalable.
  • Croire que l’export contient toute la base : il se limite aux lots actifs.
  • Solliciter des candidats avec des biens hors de leur périmètre de recherche.
  • Exporter des données personnelles sans respecter les obligations de votre agence. Voir RGPD & conservation.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Récupère les contacts depuis les portails via l’adresse dédiée et le multi-diffuseur.
  • Extrait identité, coordonnées, origine et message de chaque demande, et la rattache au bon lot.
  • Identifie l’origine du contact et l’affiche avec le logo du portail dans la discussion.
  • Rapproche les demandes multiples d’une même personne, sur l’adresse e-mail.
  • Répond et invite à candidater lorsque le statut est « Automatique ».
  • Centralise la conversation avec un lien WhatsApp préformaté.
  • Tient à jour la base Mes candidats, dédoublonnée, en rattachant chaque personne à l’ensemble de ses candidatures.
  • Mémorise la date de votre dernier export pour permettre un export incrémental.

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Questions fréquentes

Uplace a pris en charge la demande : réponse au prospect et invitation à déposer un dossier sont gérées automatiquement. Vous pouvez reprendre la main à tout moment.
Non, c’est un indicateur d’activité : aucune demande n’est arrivée de cette source depuis cinq jours. Vérifiez que vous diffusez toujours sur ce portail et que votre adresse @inbox.uplace.fr y est bien renseignée comme adresse de contact « location ».
Dans le volet Mes portails (Mon agence > Paramètres de l’agence > Flux et intégrations) : chaque source affiche son volume de leads et la date de la dernière demande reçue, avec le total collecté en en-tête.
Le bien remonte en lot en attente sur le Dashboard. Configurez-le ou rapprochez-le d’un lot existant. Voir Lots en attente.
Contacts liste les candidatures et prospects sur vos lots actifs, pour le traitement quotidien. Mes candidats est la base de fond de l’agence, tous lots et toutes périodes confondus.
Non. Uplace rapproche les demandes sur l’adresse e-mail : le prospect est affiché une fois, compté une fois, et ne reçoit la séquence d’e-mails et de SMS qu’une seule fois.
Oui : dans Mes candidats, la colonne Dernière candidature montre la plus récente, et Voir les biens les liste toutes.
En CSV. Exporter les prises de contact porte sur les prises de contact des lots actifs, dédoublonnées par e-mail, à partir de la date que vous choisissez. Exporter la sélection porte sur les candidats cochés.
Parce que son lot n’est plus actif, archivé ou marqué comme loué, ou parce qu’il est antérieur à la date de départ choisie. Une même adresse e-mail n’apparaît par ailleurs qu’une seule fois.
Il en avait déjà reçu une il y a moins de 4 jours : il a été ignoré pour ne pas le solliciter trop souvent. La colonne Recontactable le indique à partir de quand vous pourrez lui écrire de nouveau.