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Objectif

Cette fonctionnalité permet de configurer un bien complet à l’aide d’un formulaire guidé en six sections : le bien, le loyer et les frais, la photo et l’adresse, les critères de sélection, le traitement des dossiers, la gestion et les options. Elle constitue la base de tout le parcours locatif puisque c’est elle qui filtre automatiquement les candidatures recevables.
Où trouver cette fonctionnalité ?
  • Créer un lot : Dashboard > Configurer un lot (Configurer un nouveau lot tant que l’agence n’a aucun lot).
  • Activer un lot en attente : Dashboard > Configurer sur la ligne du lot en attente, ou Activer depuis la liste des lots. Voir Lots en attente.
  • Modifier un lot : fiche du lot > Gestion du lot > Modifier le lot.
Plusieurs logements derrière une même annonce ? Une résidence ou une colocation se crée comme un lot, en activant la carte Bien multi-unités dans la section Le bien. Voir Gérer une résidence et ses unités.

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Le parcours guidé

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Choisir le point de départ

À la création, l’écran Créer un lot propose deux cartes :
  • Importer une annonce (Le plus rapide) : collez le lien d’une annonce prise en charge, Uplace préremplit la fiche.
  • Saisir moi-même : cliquez sur Commencer la saisie et remplissez tout vous-même.
Ce point de départ n’apparaît pas pour un lot remonté par votre multi-diffuseur : la fiche arrive déjà préremplie.
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Parcourir les six sections

Le sommaire Sections du formulaire, à gauche, liste les six sections. Vous pouvez les remplir dans l’ordre de votre choix en cliquant dessus, ou les enchaîner avec Continuer (ou la touche Entrée) et Retour. L’en-tête indique la section en cours (Section 2 sur 6) et l’avancement (Fiche complète à 80 %).
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Mettre le lot en ligne

Dans la dernière section, cliquez sur C’est parti ! (ou Activer le lot pour un lot en attente). S’il manque une information, le message « Il reste N informations à compléter » vous emmène directement à la première section concernée.Une fois le lot créé, l’écran Votre lot est en ligne ! propose Voir mon lot ou Créer un autre lot, et rappelle les crédits utilisés et ceux qui vous restent.

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Le contenu des six sections

Ce qui décrit le logement, dans l’annonce comme dans les dossiers.
  • Type de bien : appartement, maison, parking, terrain ou autre.
  • Bien multi-unités : à activer pour une résidence ou une colocation louée chambre par chambre. Voir Gérer une résidence et ses unités.
  • Nom du lot et Référence interne : obligatoires.
  • Surface, pièces et ameublement : surface (obligatoire), nombre de pièces (sauf pour un parking), meublé ou non meublé.
Le loyer sert aussi à calculer les revenus demandés aux candidats.
  • Loyer : mensuel, charges comprises.
  • Dépôt de garantie.
  • Frais d’agence locataire (0 accepté).
  • Photo du bien : facultative. Une photo importée avec l’annonce peut être recadrée ou écartée (Ne pas utiliser cette photo).
  • Adresse du bien : obligatoire ; recherchez-la et sélectionnez-la dans les suggestions.
  • Les visites ont lieu à une autre adresse : activez cet interrupteur pour saisir une adresse de visite différente.
Partez d’un modèle de critères de l’agence (configuré dans Mon agence) ou réglez les critères vous-même. Un modèle appliqué puis modifié est signalé comme Ajusté.
  • Revenus minimum du candidat : de x1 à x5 le loyer charges comprises, au dixième près (ex. x3 = 1 500 € de revenus nets avant impôt exigés pour un loyer de 500 € CC). Les revenus d’un couple ou d’une colocation sont cumulés. Voir Analyse des candidatures.
  • Garant : requis, facultatif ou refusé. Requis ajoute les revenus minimum du garant, évalués séparément, et rend le garant obligatoire au dépôt du dossier.
  • Étudiants acceptés : oui ou non, avec les revenus minimum du garant étudiant.
  • Parcours du candidat : Classique (dossier puis visite) ou Fast pass (visite puis dossier).
  • Bien soumis à la loi Pinel : les avis d’imposition N-1 et N-2 sont exigés des candidats.
  • Visite virtuelle : un lien facultatif (Matterport, Ricoh360, YouTube…) proposé aux candidats. Laissé vide, il n’y a pas de visite virtuelle. Avec Ubiflow, le lien de l’annonce peut remonter tout seul.
  • Candidatures validées automatiquement : voir ci-dessous.
  • Étape supplémentaire candidat : un formulaire modulable de l’agence pour demander des documents en plus, et, si le formulaire les contient, la date d’entrée et la durée souhaitées.
  • Message au candidat : un mot affiché au candidat, 300 caractères au plus.
  • Responsable du lot : obligatoire. Il est imposé pour les rôles Utilisateur et Opérateur, et pour un lot en attente déjà attribué.
  • Parties prenantes : la GLI (choisir une GLI enregistrée ou en créer une) et l’implication du propriétaire, avec ses prénom, nom, téléphone et e-mail. Ces coordonnées ne déclenchent aucun envoi automatique : elles servent à le proposer comme destinataire lors de vos partages. Voir Informer le propriétaire.

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La validation automatique

Activée, l’option Candidatures validées automatiquement accepte d’office les dossiers qui remplissent toutes les conditions choisies : Les dossiers qui ne remplissent pas toutes les conditions restent à valider à la main. Voir Validation d’une candidature.

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Avec un multi-diffuseur ou un lot en attente

Avec Modulo by Septeo, Apimo ou Ubiflow, Uplace récupère directement les informations du bien ainsi que son gestionnaire. Le lot remonte en lot en attente, et son activation ouvre le formulaire déjà rempli :
  • un bandeau rappelle le logiciel d’origine et le nombre de prospects déjà associés au lot ;
  • chaque champ prérempli porte la pastille Importé ; les sections complètes sont validées d’office ;
  • il vous reste en pratique les critères de sélection, le traitement des dossiers et les options : les réglages qui relèvent d’une décision commerciale, pas d’une ressaisie.
Les champs importés restent modifiables. Relisez en particulier le loyer, qu’Uplace attend charges comprises. Voir Remontée et création d’une annonce pour la configuration de la connexion. À l’activation, Uplace vous demande s’il faut envoyer les invitations aux prospects déjà arrivés sur ce lot (Envoyer les invitations ou Ne pas envoyer).
Le multi-diffuseur transmet aussi le gestionnaire de chaque bien. C’est ce champ qui permet à un membre ayant le rôle Utilisateur de retrouver et débloquer les lots dont il est le gestionnaire : sans connecteur, l’information n’existe pas dans Uplace et le déblocage ne lui est pas proposé. Voir Rôles et permissions.

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Modifier un lot

Gestion du lot > Modifier le lot ouvre les mêmes six sections, sans le point de départ. Une barre en bas de l’écran compte les modifications non enregistrées : Mettre à jour le lot les enregistre, Annuler les modifications les abandonne. Les nouveaux critères s’appliquent aux candidatures suivantes.
Désactiver le Fast pass d’un lot en ligne demande une confirmation : le parcours change pour tous les candidats suivants, qui devront déposer leur dossier avant de réserver une visite.

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Les crédits

Chaque nouveau lot consomme un crédit de votre abonnement ou de vos packs ; une résidence en consomme un par unité disponible. Le coût s’affiche au pied de la dernière section : « Ce lot utilisera N crédits », ou « Crédits insuffisants » s’il ne vous en reste pas assez. Voir Mon agence.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Préparez vos modèles de critères et vos GLI dans Mon agence : la création d’un lot se résume alors à quelques clics.
  • Utilisez Importer une annonce dès que l’annonce existe déjà sur un portail : gain de temps et zéro faute de frappe.
  • Mieux encore : connectez votre multi-diffuseur. L’import devient permanent et automatique.
  • Même préremplis, relisez le loyer : Uplace attend le loyer charges comprises, ce qui n’est pas toujours la convention du logiciel source.
  • Réservez le Fast pass aux lots à forte demande : il accélère le remplissage du planning de visites sans attendre les dossiers.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Saisir le loyer hors charges : Uplace calcule les seuils de revenus sur le loyer total CC.
  • Mettre « Garant : Refusé » par erreur, ce qui élimine de bons dossiers avec garant.
  • Mettre « Garant : Requis », ce qui élimine de bons dossiers sans garant.
  • Activer la validation automatique sur un lot atypique aux critères mal calibrés.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Préremplit la fiche depuis l’annonce importée ou depuis votre multi-diffuseur, gestionnaire compris.
  • Calcule le revenu minimum requis selon le multiplicateur choisi (ex. x3 pour 500 € → 1 500 €).
  • Applique les critères à toutes les candidatures pour évaluer leur cohérence (Mauvais / Moyen / Bon / Excellent). Voir Analyse des candidatures.
  • Affiche le coût en crédits avant la mise en ligne.

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Questions fréquentes

La validation automatique accepte d’office les dossiers conformes aux conditions choisies. Le Fast pass inverse l’ordre du parcours : visite d’abord, dossier ensuite. Les deux options sont indépendantes et se règlent dans la section Traitement des dossiers.
Non. Le sommaire permet d’ouvrir n’importe quelle section. Au moment de mettre le lot en ligne, Uplace vous signale ce qui manque et vous y emmène.
Oui. Les champs marqués Importé sont préremplis, pas verrouillés : corrigez ce qui doit l’être, en particulier le loyer.
Ce sont deux champs d’un formulaire modulable. Ajoutez-les à un formulaire de l’agence, puis choisissez ce formulaire dans Étape supplémentaire candidat.
Non. Aucun message n’est envoyé au propriétaire sans une action de votre part. Le réglage sert uniquement à conserver ses coordonnées et à le proposer comme destinataire lors de vos partages. Voir Informer le propriétaire.
La fenêtre Nombre de lots maximal atteint s’affiche et la création est bloquée. Achetez un pack complémentaire ou modifiez votre abonnement depuis Mon agence.