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Objectif

Centraliser les échanges avec les candidats et les prospects dans Uplace plutôt que dans des boîtes mail personnelles. Chaque discussion est rattachée à un lot et à une candidature, et toute l’équipe peut suivre le fil.
Où trouver cette fonctionnalité ? Sidebar > Messagerie. La fonctionnalité s’active dans Mon agence > Fiche agence > Autoriser les discussions par candidature.
La Messagerie n’est pas seulement un outil de conversation : c’est le journal complet de tout ce que la personne a reçu. Les messages automatiques envoyés par Uplace — relances, confirmations, invitations — apparaissent dans le fil, avec leur statut d’envoi et un aperçu de l’e-mail réellement expédié. C’est l’endroit où vérifier ce que le candidat a vu, et quand.

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L’écran en deux volets

Messagerie Uplace : conversation avec messages automatiques

La Messagerie : la liste des discussions à gauche, le fil à droite — avec les messages automatiques d'Uplace journalisés dans la conversation.

À gauche, la liste des Discussions. À droite, la conversation sélectionnée — ou le message « Sélectionnez une conversation » tant que vous n’en avez ouvert aucune.

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La liste des discussions

Chaque ligne affiche le nom de l’interlocuteur, l’ancienneté du dernier message, un compteur de messages non lus, le contexte (Candidature · nom du lot) et un extrait du dernier message. Un champ Rechercher un lot filtre la liste, et une icône entonnoir ouvre les filtres.

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Les quatre filtres

Le filtre « Voir uniquement les conversations me concernant » est activé par défaut. Vous ne voyez donc, à l’ouverture, que les discussions rattachées à vos propres lots et candidatures — pas celles de vos collègues.C’est la première chose à vérifier si la Messagerie vous paraît vide ou incomplète : décochez ce filtre pour voir l’activité de toute l’agence.
La Messagerie couvre donc les candidats et les prospects — pas seulement les personnes ayant déposé un dossier.

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Lire une conversation

L’en-tête de la conversation rappelle le contexte : photo et référence du lot, intitulé, adresse, date de la candidature et nom de l’interlocuteur. Le fil mélange deux types de messages, visuellement distincts :
Affichés à gauche, avec un badge indiquant la qualité de l’auteur — Candidat, par exemple — son nom et l’ancienneté du message.Les messages qui arrivent d’un portail d’annonces sont estampillés du logo de la plateforme d’origine : vous savez immédiatement d’où vient la demande.
Affichés à droite, marqués Message automatique avec le logo Uplace et l’ancienneté, sous forme de pastille repliée portant le nom du message — par exemple Rappel dossier à compléter.Dépliez la pastille pour obtenir :
  • le destinataire exact (« Envoyé à Agathe Joly ») ;
  • le canal utilisé — e-mail, SMS, notification ;
  • le statut d’envoi (« Envoyé ») ;
  • un bouton Voir l’aperçu.

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L’aperçu de l’e-mail envoyé

Voir l’aperçu ouvre, dans un nouvel onglet, le rendu exact de l’e-mail tel que la personne l’a reçu : bannière, objet, corps du message, visuel du bien, référence, surface et loyer.
Un bandeau rappelle qu’il s’agit d’une « prévisualisation de l’email » et que certaines variables peuvent ne pas être renseignées dans cette visualisation. Le rendu reste fidèle à ce qui est parti.
C’est l’outil décisif face à un candidat qui affirme n’avoir rien reçu, ou n’avoir pas compris ce qu’on lui demandait : vous voyez le message exact, son destinataire, son canal et son statut. Plus besoin de deviner.

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Les conversations en lecture seule

Lorsque la candidature associée est archivée — au bout de 3 mois, ou si le candidat a supprimé son compte —, la conversation reste consultable mais se verrouille. Un bandeau l’annonce en haut du fil : « Candidature archivée — conversation en lecture seule », et un message en pied de page précise : « Cette candidature est archivée : l’envoi de messages est désactivé. »
L’historique demeure lisible. Voir Analyse des candidatures pour la règle de conservation des données.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Décochez « conversations me concernant » lors d’une reprise de dossiers ou d’un remplacement de collègue : sinon vous ne verrez pas les échanges dont vous héritez.
  • Utilisez le filtre messages non lus comme liste de travail : c’est la file d’attente réelle.
  • Ouvrez la discussion depuis la candidature concernée : le contexte reste attaché à l’échange.
  • Privilégiez la Messagerie aux e-mails externes : l’historique reste visible par toute l’équipe en cas d’absence.
  • Avant de relancer manuellement une personne, regardez les messages automatiques du fil : Uplace l’a peut-être déjà relancée deux fois.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Conclure que la Messagerie est vide sans avoir décoché le filtre « me concernant ».
  • Répondre depuis une boîte mail personnelle : l’échange échappe au suivi de l’agence.
  • Relancer un candidat déjà relancé automatiquement, et donner l’impression d’un harcèlement.
  • Croire un candidat sur parole quand il dit n’avoir rien reçu, sans ouvrir l’aperçu du message.
  • Oublier de consulter la Messagerie : un candidat sans réponse abandonne rapidement.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Rattache chaque discussion au lot et à la candidature concernés.
  • Rattache les réponses reçues par e-mail au lot et à la conversation d’origine, pièces jointes comprises.
  • Journalise dans le fil tous les messages automatiques envoyés à la personne, avec destinataire, canal et statut d’envoi.
  • Conserve un aperçu consultable de chaque e-mail expédié.
  • Notifie l’agence à chaque nouveau message.
  • Passe la conversation en lecture seule dès que la candidature est archivée.

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Questions fréquentes

Dans la très grande majorité des cas, parce que le filtre « Voir uniquement les conversations me concernant » est actif — c’est le réglage par défaut. Ouvrez l’entonnoir et décochez-le.Vérifiez ensuite que l’option Autoriser les discussions par candidature est bien activée dans la fiche agence.
Oui. Dépliez le message automatique concerné dans le fil, puis cliquez sur Voir l’aperçu : le rendu exact de l’e-mail s’ouvre dans un nouvel onglet, avec le destinataire, le canal et le statut d’envoi.
Non. Les prospects y figurent aussi, et deux filtres permettent de n’afficher que l’un ou l’autre.
Parce que la candidature associée est archivée : la conversation passe en lecture seule et l’envoi de messages est désactivé. Un bandeau et un message de pied de page l’indiquent.
Utilisez le champ Rechercher un lot en haut de la liste des discussions.