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Objectif

Le planning des permanences indique, créneau par créneau, quel négociateur reçoit les demandes qui arrivent. Il sert aux agences en affiliation par contacts : chaque prise de contact est affiliée au négociateur de permanence à la date et à l’heure où elle arrive. Voir Mode d’affiliation.
Où trouver cette fonctionnalité ? Sidebar > Permanences. Également accessible depuis Mon agence > Paramètres de l’agence > Mode d’affiliation > Planning des permanences.L’entrée Permanences n’apparaît dans la sidebar qu’en affiliation par contacts.

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Lire le planning

La page Permanences, « Planning des permanences de l’agence, par semaine ou par mois », présente :
  • un bandeau d’état, avec la date jusqu’à laquelle le planning est établi (« Planifié jusqu’au… ») et la mention Aucun planning opérationnel lorsqu’il ne couvre plus la période en cours ;
  • la vue Semaine ou Mois, deux flèches pour changer de période et le bouton Aujourd’hui ;
  • l’interrupteur Mes permanences seulement, pour n’afficher que vos propres créneaux ;
  • la grille : une colonne par jour, un bloc par créneau, avec le nom du négociateur et ses horaires. Chaque négociateur a sa couleur. Un créneau peut passer minuit : il s’affiche alors sur les deux jours.

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Créer ou prolonger le planning

Seuls le Propriétaire et les Administrateurs peuvent créer ou prolonger le planning. Les autres membres le consultent, sans pouvoir le modifier. Voir Rôles et permissions.
Le bouton Prolonger le planning, en haut à droite, ouvre un assistant en cinq étapes. Lorsqu’un planning existe déjà, son découpage, ses participants et sa répartition sont repris : vous pouvez tout modifier.
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Période

« Les dates couvertes par ce planning. » Choisissez la Période couverte. L’assistant indique le nombre de jours couverts. La nouvelle période doit commencer après la fin du planning actuel.Si des jours restent sans permanence entre la fin du planning actuel et le début du nouveau, un avertissement rouge les compte et précise que, sur ces jours, « les prises de contact ne seront rattachées à aucune permanence ».
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Découpage

« La forme des créneaux de permanence. » Trois découpages :En Personnalisé, vous composez les créneaux du cycle avec Ajouter un créneau. Chaque créneau se modifie ou se supprime. Deux règles de saisie :
  • la fin d’un créneau est exclue : une fin à minuit se saisit avec 00:00 sur le jour suivant ;
  • un créneau peut passer minuit, et boucler du dimanche au lundi.
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Participants

« Les négociateurs qui prennent des permanences. » Sélectionnez les membres concernés. L’assistant affiche le nombre de créneaux sur la période et la charge moyenne par négociateur.
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Répartition

« Comment les créneaux sont attribués. » Deux modes : Fixe ou Fluctuant.En Fixe, des règles attribuent les créneaux : par jour, par parité de semaine ou par rang dans le cycle. Cliquez sur Ajouter une règle, puis sur Actualiser l’aperçu. Le bloc Résultat des règles montre la répartition obtenue : vous pouvez corriger un créneau à la main, et modifier une règle recalcule toute la répartition. Sans règle, tous les créneaux restent à pourvoir.En Fluctuant, vous choisissez le négociateur de chaque créneau, un par un, semaine par semaine, ou vous cliquez sur Répartir au hasard. Le tirage respecte deux règles : deux créneaux qui se suivent ne vont jamais au même négociateur, et chacun en reçoit autant que les autres, à un près.L’option Pas deux semaines de suite sur le même créneau empêche un négociateur de garder le même créneau, même jour et même heure de début, d’une semaine à l’autre. Elle tient compte de la dernière semaine du planning précédent.Un compteur rappelle le nombre de créneaux restant à pourvoir.
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Aperçu et validation

« Le planning final, créneau par créneau. » L’étape récapitule la période, le découpage, le mode de répartition, le nombre de négociateurs et de créneaux, puis la Répartition par négociateur : nombre de créneaux et d’heures pour chacun.Si des créneaux n’ont pas de négociateur, ils sont comptés sur une ligne À pourvoir. Vous pouvez valider quand même : ils s’attribuent ensuite un par un depuis le planning.Cliquez sur Valider le planning. Rien n’est enregistré avant ce clic.
Annuler et retour au planning, à la première étape, quitte l’assistant sans rien enregistrer.

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Modifier un créneau

Dans le planning, cliquez sur un créneau pour ouvrir Réattribuer le créneau. Choisissez le Négociateur de permanence, puis Enregistrer. C’est aussi par là que vous attribuez un créneau resté à pourvoir.
Changer le négociateur d’un créneau ne déplace pas les demandes déjà arrivées : « Les prises de contact déjà reçues sur ce créneau ne sont pas réattribuées pour l’instant. » Pour celles-ci, utilisez Réattribuer dans Contacts.
Un planning qui arrive à échéance désactive l’affiliation par contacts.Le mode par contacts exige un planning opérationnel : une période en cours et au moins un créneau attribué à venir. Sans cela, l’agence repasse en affiliation par lot jusqu’à ce que le planning soit prolongé. Voir Mode d’affiliation.

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Les contacts non attribués

La page Non attribués de la sidebar liste les « prises de contact et candidatures en attente d’un négociateur », avec le nombre d’éléments en attente. Lorsque tout est attribué, elle l’indique : « Aucun élément en attente : tout est attribué. » Pour changer le négociateur d’un contact déjà attribué, utilisez Réattribuer dans Contacts.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Prolongez le planning avant sa date de fin : enchaînez les périodes sans jour vide.
  • Faites démarrer la nouvelle période le lendemain de la fin de l’ancienne. L’avertissement de l’étape Période vous signale tout écart.
  • Couvrez aussi les nuits et les week-ends : les demandes des portails arrivent à toute heure, et c’est l’heure d’arrivée qui décide du négociateur.
  • Utilisez Répartir au hasard pour une charge équitable, puis ajustez à la main les absences connues.
  • Demandez à chaque négociateur d’activer Mes permanences seulement pour repérer ses créneaux.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Laisser passer la date de fin : le bandeau affiche Aucun planning opérationnel et les contacts ne sont plus répartis par permanence.
  • Valider un planning avec des créneaux à pourvoir sans les attribuer ensuite : ces plages n’ont aucun négociateur de permanence.
  • Saisir une fin de créneau à 24:00 : elle se saisit à 00:00 sur le jour suivant.
  • Oublier un négociateur dans les participants : il ne recevra aucun créneau, donc aucun contact.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Affilie chaque prise de contact au négociateur dont le créneau couvre la date et l’heure d’arrivée.
  • Reprend le découpage, les participants et la répartition du planning précédent quand vous le prolongez.
  • Signale les jours sans permanence entre deux plannings.
  • Équilibre la charge entre négociateurs lors d’une répartition au hasard.

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Questions fréquentes

Le planning ne couvre plus la période en cours, ou aucun créneau à venir n’est attribué. Cliquez sur Prolonger le planning. En attendant, le mode par lot reste actif.
Cette action est réservée au Propriétaire et aux Administrateurs de l’agence. Demandez à l’un d’eux de prolonger le planning.
Un Propriétaire ou un Administrateur peut le réattribuer depuis Contacts, un par un ou par lot de contacts cochés.
Non. Les contacts déjà affiliés conservent leur négociateur. Le nouveau planning ne s’applique qu’aux demandes qui arrivent pendant la nouvelle période.
Votre agence est en affiliation par lot. Le mode se règle dans Mon agence > Paramètres de l’agence > Mode d’affiliation.