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Objectif

Sortir un lot du pipeline actif quand il n’a plus vocation à être commercialisé : mandat terminé, bien retiré par le propriétaire, projet abandonné.
L’archivage est irréversible. Il n’existe aucun moyen de désarchiver un lot. Avant de confirmer, assurez-vous que c’est bien ce que vous voulez faire.
L’archivage clôt le parcours et écrit aux candidats. Les candidatures en cours reçoivent l’e-mail de clôture, et les inscrits à une visite à venir reçoivent l’annulation. Ce n’est donc pas une sortie discrète : ne l’utilisez pas comme une mise en pause.
Où trouver cette fonctionnalité ? Fiche du lot > Actions du lot > Gestion du lot > Archiver le lot, « Retirer le lot du pipeline actif ».
Sur une résidence, archiver le lot retire la résidence et toutes ses unités. Pour retirer un seul logement, archivez l’unité depuis le panneau Unités. Voir Gérer une résidence et ses unités.

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Archiver ou marquer comme loué ?

Les deux actions sortent le lot du marché, mais elles ne racontent pas la même chose et n’ont pas les mêmes effets.
Les deux actions clôturent le parcours et écrivent aux candidats. C’est le point commun qu’on oublie souvent : archiver n’est pas une sortie discrète. Les candidats en cours reçoivent le même e-mail de clôture qu’à une mise en location, avec la suggestion automatique d’autres lots de votre portefeuille. Voir Décision finale & mise en location.
Si vous avez trouvé un locataire, passez tout de même par Décision finale & mise en location : c’est le seul chemin qui désigne le candidat retenu, lui envoie ses félicitations et comptabilise la location dans vos statistiques.

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Fonctionnement étape par étape

1

Ouvrir l'action

Depuis la fiche du lot, ouvrez Gestion du lot puis Archiver le lot.
2

Lire l'avertissement

Une fenêtre de confirmation détaille les conséquences :
  • la suppression de toutes les visites à venir sur ce lot, dont les inscrits sont prévenus ;
  • le passage en archivé des candidatures encore en cours, dont les candidats sont informés ;
  • le rappel que l’action est irréversible.
3

Confirmer explicitement

Cochez la case « Je souhaite archiver le lot ». Tant qu’elle n’est pas cochée, le bouton reste inactif.
4

Archiver

Cliquez sur Archiver. Le lot quitte le pipeline actif et rejoint Tous les lots, filtre Archivé.
La case à cocher n’est pas une formalité : c’est le garde-fou qui vous évite d’archiver un lot d’un clic malheureux sur une action sans retour.

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Ce qui se passe pour les visites et les candidatures

Elles sont supprimées, et les candidats inscrits sont prévenus automatiquement de l’annulation, comme lorsque vous supprimez une visite depuis Gérer les visites.N’écrivez donc pas en plus pour les avertir : ils recevraient deux messages.
Elles passent en archivées, et les candidats reçoivent l’e-mail de clôture : le bien n’est plus disponible, accompagné d’une sélection d’autres lots de votre portefeuille.Les dossiers restent consultables de votre côté, mais le lot ne reçoit plus rien.
Le lot reste accessible dans Tous les lots, filtre Archivé, avec son historique.

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Un lot archivé ou loué reçoit encore des demandes

Si une annonce est restée en ligne sur un portail, Uplace vous le signale à l’ouverture du Dashboard, dans la fenêtre Vous recevez encore des demandes : « Ces biens sont archivés ou loués mais reçoivent toujours des demandes via les portails. » Pour chaque bien, la fenêtre indique le portail d’origine et le nombre de demandes reçues, et propose quatre actions :
  • Réactiver le bien le remet en ligne ;
  • Je retire mon bien des plateformes confirme qu’il n’est plus disponible ;
  • Voir la fiche ouvre le lot ;
  • Plus tard reporte la décision.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Archivez quand la décision est prise, pas « en attendant » : l’action est définitive, et vos candidats sont prévenus immédiatement. Vous ne pourrez ni revenir en arrière, ni rattraper les e-mails partis.
  • Vérifiez que vous n’êtes pas en train de confondre avec Marquer comme loué : si le bien a trouvé preneur, c’est ce chemin-là qu’il faut prendre.
  • Si le bien est simplement suspendu ou en attente d’une décision du propriétaire, n’archivez pas.
  • Relisez la fenêtre de confirmation plutôt que de cocher la case machinalement.
  • Inutile de refuser un à un les dossiers en cours avant d’archiver : l’archivage les clôt et informe les candidats.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Archiver un lot loué au lieu de le marquer comme loué : aucun candidat retenu n’est désigné, personne ne reçoit de félicitations, et vos statistiques ne comptabilisent pas la mise en location.
  • Archiver un lot « en attendant » : il n’y a pas de retour en arrière, et les candidats ont déjà été prévenus.
  • Écrire aux candidats inscrits à une visite après avoir archivé : Uplace les a déjà prévenus, ils recevraient deux messages.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Supprime toutes les visites à venir sur le lot et prévient les candidats inscrits de l’annulation.
  • Marque les candidatures en cours comme archivées et envoie aux candidats l’e-mail de clôture, avec une suggestion d’autres lots de votre portefeuille.
  • Retire le lot du pipeline actif et le classe sous le filtre Archivé de Tous les lots.
  • Conserve l’historique du lot et des dossiers.

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Questions fréquentes

Non. L’archivage est irréversible, et la fenêtre de confirmation le rappelle explicitement.
Les deux clôturent le lot et écrivent aux candidats. La différence est ailleurs : Marquer comme loué acte une location. Vous désignez le candidat retenu, qui reçoit ses félicitations, et la mise en location est comptabilisée dans vos statistiques. Archiver ferme le lot sans désigner personne et sans compter de location.
Leur visite est supprimée et Uplace les prévient automatiquement. N’écrivez pas en plus : ils recevraient deux messages.
Non, c’est inutile. L’archivage passe les candidatures en archivées et informe les candidats que le bien n’est plus disponible, avec une suggestion d’autres lots de votre portefeuille.
Non. Il reste consultable dans Tous les lots, filtre Archivé, avec son historique.
Parce que l’action est sans retour. La case « Je souhaite archiver le lot » est là pour vous obliger à confirmer une intention, pas seulement à cliquer.