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Objectif

Piloter votre organisation Uplace : suivre la consommation de vos ressources, gérer votre abonnement et votre facturation, configurer l’agence, et administrer les membres de l’équipe.
Où trouver cette fonctionnalité ? Sidebar > Mon agence.
La page s’ouvre sur le nom de votre agence et s’organise en trois zones : les jauges d’utilisation à gauche, le bloc Facturation et paramètres à droite, et la liste des membres de l’organisation en bas.
Page Mon agence : jauges d'utilisation et bloc facturation

Le haut de la page Mon agence : formule et jauges d'utilisation à gauche, facturation et paramètres à droite.

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Suivre ses ressources

Le bloc de gauche affiche votre formule (par exemple EASY, ou ENTREPRISE pour une offre sur devis) et son échéance : Renouvellement le … pour un abonnement en cours, Fin le … pour un abonnement résilié, Essai jusqu’au … pendant une période d’essai. Viennent ensuite trois jauges.
Les lots de l’abonnement et les packs complémentaires sont deux compteurs distincts. Un pack ne vient pas gonfler le quota de la formule : il constitue une réserve à part, avec sa propre jauge.
Surveillez la jauge Lots avant vos pics d’activité, comme la rentrée de septembre ou les sorties de baux de fin d’année. Acheter un pack au moment où le quota est déjà plein, c’est se retrouver bloqué au pire moment.

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Facturation et paramètres

Le bloc de droite (Facturation sur mobile) regroupe le menu des réglages et trois entrées de facturation.
Acheter des lots, Modifier mon abonnement et Espace facturation ne s’affichent que pour les rôles Propriétaire et Administrateur. Voir Rôles et permissions.

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Acheter des lots

La fenêtre Acheter des lots supplémentaires propose quatre packs. Le pack de 10 lots est présélectionné par défaut. Un récapitulatif rappelle le pack sélectionné et le total avant le bouton Procéder au paiement, qui ouvre le paiement Stripe. Le paiement se fait par carte ou par prélèvement SEPA. Les lots sont ajoutés à votre compte dès la commande, y compris pendant le délai de traitement d’un prélèvement.
Si le prélèvement SEPA est rejeté, les lots non encore utilisés de ce pack sont gelés : ils ne peuvent plus servir à créer un lot. Les lots déjà créés avec ce pack restent en ligne. Tant que ce prélèvement n’est pas régularisé, votre prochain achat se fait par carte uniquement.
Les lots achetés n’expirent pas. La seule condition pour les utiliser est d’avoir un abonnement en cours : tant que c’est le cas, votre réserve de packs reste disponible, sans limite de durée et sans remise à zéro.Vous pouvez donc acheter un pack à n’importe quel moment de l’année sans craindre de perdre les lots non consommés.
Le tarif au lot est identique quel que soit le pack : prendre un gros pack ne fait pas baisser le prix unitaire, il ne fait qu’éviter de repasser à la caisse.

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Modifier mon abonnement

La fenêtre Modifier mon agence contient deux volets dépliants.
Le changement de formule n’est pas en libre-service. Uplace vous invite à prendre rendez-vous avec un conseiller, qui vous aide à choisir le plan adapté et active la mise à jour « sans coupure de service ». Le bouton Nous contacter déclenche cette prise de contact.
Ce volet indique la date de fin de la période en cours et permet de demander la résiliation, avec le bouton J’annule mon abonnement.Une fois l’annulation demandée, la fenêtre affiche l’état « Votre abonnement sera annulé à la fin de la période » et propose Réactiver mon abonnement.
L’abonnement est reconduit tacitement tous les 12 mois, sauf s’il a été résilié dans l’intervalle. Sans action de votre part, il repart donc pour une nouvelle période de douze mois à l’échéance.
Les conditions applicables à votre abonnement figurent dans les conditions générales de vente, qui font foi. Elles couvrent les services, les engagements et la facturation.
L’annulation n’est ni immédiate ni définitive tant que la période n’est pas écoulée : vous conservez votre accès jusqu’au terme, et un simple clic sur Réactiver mon abonnement annule la résiliation. L’abonnement reprend alors son cycle de reconduction normal.

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Accepter une offre personnalisée

Quand votre conseiller Uplace vous fait une offre sur mesure (formule entreprise, remise, période d’essai), il vous l’envoie sous forme de devis, que vous acceptez vous-même depuis la page Abonnement d’Uplace.
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Ouvrir l'offre

La page affiche Votre offre personnalisée (ou Vos offres personnalisées) à la place des formules du catalogue. Chaque devis détaille le tarif, la remise éventuelle, les jours d’essai offerts, ce qui est inclus et sa date de validité (Offre valable jusqu’au …). Télécharger le devis (PDF) vous en donne une copie.
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Accepter

Cliquez sur Accepter le devis (ou Démarrer mon essai gratuit si l’offre comprend un essai).
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Compléter vos informations de facturation, si besoin

Si Uplace n’a pas encore votre adresse de facturation ou votre moyen de paiement, une page de paiement Stripe vous les demande (adresse, raison sociale, numéro de TVA, moyen de paiement) avant de finaliser l’acceptation. Pour un règlement sur facture, l’écran Une dernière étape avant d’accepter vous envoie compléter vos informations dans l’espace de facturation.
L’abonnement démarre dès l’acceptation : la formule et ses limites (lots, sièges, options) apparaissent aussitôt sur Mon agence.
Tous les abonnements Uplace sont souscrits pour un an. Il n’y a plus de période d’essai automatique : un essai ou une remise passe par votre conseiller.

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Les paramètres de l’agence

L’entrée Paramètres de l’agence déplie un menu organisé en cinq rubriques. C’est le sommaire de toute la configuration d’une organisation.

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Identité de l’agence : Fiche agence

La fiche agence s’ouvre dans une fenêtre Paramètres de l’agence à deux onglets : Mon agence et Personnaliser mes échanges. L’onglet Mon agence contient : Les modifications ne sont prises en compte qu’après Enregistrer les modifications.
L’onglet « Personnaliser mes échanges » est grisé sur les formules qui n’incluent pas l’offre « marque grise ». Il ne s’agit pas d’un bug : la personnalisation des e-mails, du PDF fusionné et de l’expéditeur SMS est une option de formule. Voir Personnaliser mes échanges.
Attention à ne pas confondre les deux logos. Le logo de la fiche agence (5 Mo max) est celui de votre espace Uplace. Le logo réglé dans Personnaliser mes échanges est celui des bannières d’e-mails, et il est limité à 2 Mo. Ce sont deux réglages différents, avec deux limites différentes.

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Identité de l’agence : Mode d’affiliation

L’entrée Mode d’affiliation, « Attribution des contacts : par lot ou par permanences », règle à qui reviennent les prises de contact et les candidatures : au responsable du lot, ou au négociateur de permanence. Le mode en vigueur est rappelé sous le nom de l’agence, à côté du SIRET. Ce réglage est réservé au Propriétaire et aux Administrateurs. Voir Mode d’affiliation et Permanences.

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Modèles de mise en location

La fenêtre Plages de critères pré-définis liste les plages réutilisables à la création d’un lot, chacune modifiable ou supprimable, avec un bouton Créer une nouvelle plage de critères.Une plage contient les réglages suivants :
Le curseur accepte les décimales : si votre politique interne est « 3,5 fois le loyer », vous n’êtes pas obligé d’arrondir à 3 ou à 4.
« Liste des Garanties de Loyers Impayés pré-configurées pour votre organisation. » La fenêtre liste les GLI existantes et propose Créer une nouvelle GLI.Une GLI se décrit en trois champs : Nom (ex. GLI Premium), E-mail (celui de l’assureur, ex. contact@assurance.fr) et Référence contrat (ex. CT-2024-004).
Ces deux modèles sont ce qui transforme la création d’un lot en affaire de quelques clics : préparez-les à l’installation, vous ne les reconfigurerez plus.

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Parcours candidat : Formulaire modulable

La fenêtre Formulaires modulables permet de « créer des modèles de formulaire personnalisé pour demander des documents supplémentaires aux candidats ». Ces modèles sont ensuite proposés comme étape supplémentaire à la création d’un lot. Un formulaire se compose d’un nom (ex. Documents complémentaires colocation) et de ses champs demandés. Chaque champ comporte :
  • un Nom du champ, ex. RIB du compte principal ;
  • une Description facultative, limitée à 100 caractères, ex. Document daté de moins de 3 mois.
Un formulaire est limité à 2 documents complémentaires. Ce n’est pas un questionnaire libre : c’est une extension ciblée du dossier standard. Si vous avez besoin de plus, créez plusieurs formulaires et choisissez le bon selon le lot.
Servez-vous de la description : elle est la seule chance d’éviter un aller-retour avec le candidat. « RIB » sans précision revient souvent en photo illisible ; « RIB au format PDF, au nom du titulaire du bail » beaucoup moins.

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Sous-traitance de visites

Gérer les sous-traitants ouvre un panneau latéral listant « toutes les personnes en charge des visites de vos lots ». C’est la vue globale de la sous-traitance, à l’échelle de l’organisation. L’attribution lot par lot, elle, se fait depuis la fiche du lot. Chaque sous-traitant apparaît sous forme de carte avec ses nom, e-mail et téléphone, un compteur du nombre de lots qui lui sont confiés (1 lot) et une corbeille qui le retire de l’agence. Le compteur se déplie et affiche, ligne par ligne, les lots confiés, intitulé et référence, avec trois actions :
Le lien d’accès envoyé au sous-traitant est valable 7 jours. Passé ce délai, il ne fonctionne plus : utilisez Renvoyer l’e-mail d’accès pour en générer un nouveau. C’est la cause n°1 des « je n’arrive pas à me connecter » remontés par les sous-traitants.
Distinguez bien les trois niveaux de retrait : l’interrupteur suspend temporairement, Retirer de ce lot détache d’un bien, la corbeille de la carte supprime le sous-traitant de l’agence entière. En cas d’absence ponctuelle, l’interrupteur suffit.
Voir Gérer les visites & sous-traitance et le guide destiné aux sous-traitants.

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Flux et intégrations

La fenêtre Mes demandes entrantes rappelle qu’Uplace « centralise l’ensemble de vos demandes locatives entrantes (Leboncoin, SeLoger, votre site web, etc.) et les traite automatiquement ».Elle contient deux éléments :
  • Renvoi automatique de tous les e-mails : Oui / Non. Sur Oui, vous recevez l’ensemble des e-mails de contact en plus de leur traitement dans Uplace.
  • E-mail automatique : l’adresse de collecte dédiée à votre agence, de la forme nom-de-votre-agence@inbox.uplace.fr, avec un bouton Copier.
Voir Boîte de réception.
C’est cette adresse @inbox.uplace.fr qu’il faut renseigner comme adresse de contact chez vos portails et sur votre site : tout ce qui y arrive entre automatiquement dans le funnel Uplace.
La fenêtre Configurer la connexion multi-diffuseurs permet de connecter votre logiciel pour « synchroniser vos données » : Uplace importe alors les annonces et les leads directement depuis le multi-diffuseur.Trois multi-diffuseurs sont proposés :
  • Modulo by Septeo
  • Apimo
  • Ubiflow
L’activation se fait en trois temps :
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Choisir son multi-diffuseur

Sélectionnez-le dans la liste.
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Demander l'activation

Le bouton Demander l’activation de la connexion avec [votre diffuseur] envoie la demande. Une alternative manuelle est proposée : écrire à contact@uplace.fr.
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Confirmer la liaison

L’interrupteur La connexion est établie est « à activer une fois la liaison avec Uplace validée par [votre diffuseur] ». Tant qu’il est éteint, le bouton Activer la connexion reste indisponible.
La connexion n’est donc pas instantanée : elle suppose une validation côté éditeur du multi-diffuseur. Prévoyez ce délai dans votre planning d’installation, d’autant que l’intégration conditionne le rôle Utilisateur (voir ci-dessous).
L’intégration multi-diffuseur ne sert pas qu’à importer des annonces : c’est elle qui remonte l’information gestionnaire, sans laquelle vos Utilisateurs ne peuvent débloquer aucun lot. Voir Rôles et permissions.
Mes portails se trouve désormais en bas de la sidebar, et non plus dans le menu Paramètres de l’agence.« Sources de leads entrants (Seloger, Leboncoin…) » : cette entrée ouvre un volet latéral qui rassemble « les portails qui vous envoient des demandes locatives, et ceux que vous pouvez connecter grâce à nos guides d’installation ».C’est la vue d’ensemble de vos raccordements aux plateformes d’annonces : vous voyez d’où arrivent réellement vos demandes, et vous branchez une nouvelle source vous-même, sans solliciter l’équipe Uplace.L’en-tête affiche le nombre de sources actives, le total de leads collectés et votre adresse de collecte @inbox.uplace.fr avec un bouton Copier. Chaque portail indique ensuite son volume de leads, l’ancienneté de la dernière demande reçue et un bandeau d’état, Collecte active ou Aucun lead depuis plus de 5 jours. Le lien Voir plus de portails déplie ceux qui restent à connecter.Détail du volet dans Boîte de réception. Les manipulations à faire côté portail sont dans Rediriger les prises de contact.

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Gérer les membres de l’organisation

Le tableau du bas liste tous les utilisateurs avec leur téléphone, leur e-mail, leur rôle et leur statut, et se termine par un compteur (4 sur 4 membres). Un champ Rechercher un membre permet de filtrer.

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Inviter un membre

Le bouton Inviter un nouveau membre ouvre la fenêtre Inviter un utilisateur, qui ne demande que deux informations : l’e-mail et le rôle.
Quatre rôles seulement sont proposés à l’invitation : Administrateur, Responsable, Utilisateur et Opérateur. Le rôle Propriétaire n’est pas attribuable. Il appartient au créateur du compte.
L’invitation est envoyée par e-mail. Elle consomme un siège de votre formule : si la jauge Mon équipe est pleine, il faut d’abord libérer une place ou faire évoluer la formule.

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Modifier un membre

L’action Modifier ouvre la fiche du membre : Prénom, Nom, E-mail et Téléphone.
Le rôle ne se change pas depuis cette fenêtre. Il se modifie directement dans le tableau, via le menu déroulant de la colonne Rôle. Le rôle en cours y est signalé par la mention Actuel.

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Désactiver un membre

L’action Désactiver retire l’accès du membre, ce que reflète la colonne Statut.
Le Propriétaire fait exception. Son rôle n’est pas modifiable depuis le tableau, et les actions Modifier et Désactiver lui sont inaccessibles. C’est cohérent avec son statut de créateur du compte. Le transfert de propriété passe par le support technique, voir Rôles et permissions.
Les cinq rôles existants sont Propriétaire, Administrateur, Responsable, Utilisateur et Opérateur. Leur périmètre exact est détaillé dans Rôles et permissions.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Configurez critères pré-définis, GLI pré-remplies et formulaires modulables dès l’installation : chaque création de lot devient plus rapide et surtout plus homogène d’un collaborateur à l’autre.
  • Renseignez complètement la fiche agence : logo, SIRET et identité apparaissent aux candidats.
  • Diffusez votre adresse @inbox.uplace.fr auprès de vos portails et sur votre site.
  • Lancez la demande de connexion multi-diffuseur tôt : elle dépend d’une validation externe.
  • Surveillez les jauges Lots et Sièges avant les pics d’activité. Les packs n’expirant pas, rien n’interdit d’anticiper largement.
  • Avant de déployer le rôle Utilisateur, vérifiez que votre multi-diffuseur remonte bien l’information gestionnaire.
  • Réservez Administrateur aux personnes qui doivent réellement toucher à l’abonnement et à la facturation.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Confondre le quota de lots de l’abonnement et celui des packs achetés : ce sont deux compteurs séparés.
  • Renoncer à un pack par crainte de perdre les lots non consommés : les packs n’expirent pas.
  • Confondre le logo de l’agence (5 Mo) et le logo des e-mails (2 Mo).
  • Croire que l’onglet Personnaliser mes échanges est en panne alors qu’il est simplement hors formule.
  • Attribuer le rôle « Administrateur » à des collaborateurs qui n’ont pas à toucher à l’abonnement.
  • Déployer le rôle « Utilisateur » sans intégration multi-diffuseur : ces membres ne pourront débloquer aucun lot.
  • Activer l’interrupteur La connexion est établie avant la validation effective du multi-diffuseur.
  • Désactiver l’affichage public des lots alors que des liens ont déjà été partagés.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Met à jour les trois jauges d’utilisation en temps réel.
  • Attribue à chaque agence une adresse de collecte @inbox.uplace.fr et traite les demandes entrantes qui y arrivent.
  • Synchronise les éléments d’identité de l’agence sur le formulaire candidat et les communications.
  • Envoie un e-mail d’invitation aux nouveaux membres.
  • Bloque l’ajout de nouveaux lots lorsque le quota est atteint.
  • Reconduit l’abonnement tacitement tous les 12 mois, sauf résiliation demandée dans l’intervalle.
  • Renouvelle le quota de lots de la formule à chaque reconduction, et conserve indéfiniment les lots achetés en pack.
  • Maintient l’accès jusqu’au terme de la période en cas d’annulation d’abonnement.

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Questions fréquentes

Ce sont deux compteurs distincts, avec chacun sa jauge. Les packs constituent une réserve complémentaire, ils ne viennent pas augmenter le quota de votre formule.Ils ne se comportent pas non plus de la même façon dans le temps :
Non. Les packs n’expirent pas. La seule condition est d’avoir un abonnement en cours : tant que votre abonnement est actif, votre réserve reste utilisable, sans limite de durée.Ne confondez pas avec le quota de la formule, qui lui se renouvelle à chaque reconduction annuelle de l’abonnement.
50 € le lot, quel que soit le pack : 5 lots pour 250 €, 10 pour 500 €, 20 pour 1 000 €, 50 pour 2 500 €.
Non. Le changement de formule passe par un rendez-vous avec un conseiller Uplace, via le bouton Nous contacter dans Modifier mon abonnement. La mise à jour est ensuite activée sans coupure de service.
Oui. Il est reconduit tacitement tous les 12 mois, sauf résiliation demandée dans l’intervalle via Modifier mon abonnement > Annuler mon abonnement.
Rouvrez Modifier mon abonnement > Annuler mon abonnement : tant que la période en cours n’est pas terminée, le bouton Réactiver mon abonnement annule la résiliation et l’abonnement retrouve son cycle de reconduction.
Parce que votre formule n’inclut pas l’offre marque grise. Ce n’est pas un dysfonctionnement. Voir Personnaliser mes échanges.
Deux au maximum par formulaire. Créez plusieurs formulaires si vos besoins diffèrent selon le type de bien.
Parce qu’il est le créateur du compte. Ses actions sont volontairement inaccessibles depuis le tableau. Pour transférer la propriété de l’organisation, contactez le support technique.
Directement depuis le menu déroulant de la colonne Rôle, dans le tableau des membres, et non depuis la fenêtre Modifier, qui ne gère que l’identité et les coordonnées.
Dans Espace facturation, qui donne accès au portail Stripe avec vos factures et vos moyens de paiement. Sous Historique de facturation, les lignes sont cliquables : un clic ouvre la facture et permet de la télécharger en PDF. Le pas à pas complet est dans Espace facturation.
L’ajout de nouveaux lots est bloqué. Vous pouvez souscrire un pack complémentaire via Acheter des lots, ou changer de formule via Modifier mon abonnement.