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Objectif

Comprendre ce que chaque membre de l’organisation peut faire, pour attribuer le bon rôle à la bonne personne au moment de l’inviter.
Où gérer les rôles ? Mon agence > Membres de l’organisation.

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Les cinq rôles

Uplace distingue cinq rôles. Ils fonctionnent en poupées russes : chaque rôle reprend les droits du précédent, moins un périmètre bien identifié.

Propriétaire

Le créateur du compte. Accès à tout, sans exception.

Administrateur

Droits strictement identiques à ceux du Propriétaire.

Responsable

Accès à tout, sauf l’espace facturation.

Utilisateur

Accès limité à son propre périmètre. Tout pouvoir sur ses lots.

Opérateur

Comme l’Utilisateur, mais ne crée pas de lot et n’en débloque jamais.

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Le détail de chaque rôle

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Propriétaire

C’est la personne qui a créé le compte de l’agence. Ses droits sont exactement les mêmes que ceux d’un Administrateur : la distinction tient au fait qu’il est à l’origine de l’organisation.
La propriété d’une organisation peut être transférée, par exemple lors du départ d’un dirigeant. Cette opération n’est pas disponible en autonomie : contactez le support technique pour la réaliser.

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Administrateur

Accès complet à la plateforme : tous les lots de l’agence, tous les contacts, toutes les candidatures, les statistiques globales, l’onglet Mon agence dans son intégralité, et l’espace facturation.

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Responsable

Le Responsable a accès à absolument tout, à une exception près : l’espace facturation. Concrètement, il ne peut pas :
  • acheter des lots supplémentaires ;
  • modifier ou annuler l’abonnement ;
  • consulter les factures.
Tout le reste lui est ouvert, y compris la vision sur l’ensemble des lots de l’agence et le déblocage des lots en attente.

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Utilisateur

L’Utilisateur ne voit que ce qui lui appartient. Son périmètre se limite à :
  • ses lots — il n’a aucune visibilité sur ceux du reste de l’équipe ;
  • ses statistiques ;
  • son calendrier ;
  • sa messagerie ;
  • ses contacts.
Il n’a pas accès à l’onglet Mon agence. En revanche, sur ses propres lots, il dispose de tous les droits : créer un lot, valider ou refuser une candidature, planifier une visite, la sous-traiter, marquer le lot comme loué, l’archiver.

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Opérateur

L’Opérateur fonctionne comme un Utilisateur, avec deux différences :
  • il ne peut en aucun cas débloquer un lot — il n’a pas accès à cette section ;
  • il ne peut pas non plus créer un lot.
C’est un rôle d’exécution pure : il attend qu’un lot lui soit confié, puis travaille dessus normalement — consulter les dossiers, valider ou refuser une candidature, planifier une visite, marquer le lot comme loué. Il dispose également de ses statistiques et de sa messagerie.

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Tableau récapitulatif

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Le cas particulier du déblocage de lot

Un Utilisateur ne peut débloquer, parmi les lots en attente, que ceux dont il est gestionnaire. Cette notion de gestionnaire n’est pas saisie dans Uplace : elle est récupérée depuis votre outil de multidiffusion. Elle suppose donc une interconnexion active, aujourd’hui avec Modulo by Septeo, Apimo ou Ubiflow.
Si cette information ne remonte pas — parce que l’intégration n’est pas en place, ou parce que votre outil ne la transmet pas — vos Utilisateurs ne pourront débloquer aucun lot.Deux solutions dans ce cas :
  • attribuer le rôle Responsable aux personnes qui doivent pouvoir débloquer un lot ;
  • ou faire débloquer le lot par un Responsable, ce qui l’affecte manuellement à la personne concernée.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Réservez Administrateur aux personnes qui doivent réellement toucher à l’abonnement et à la configuration de l’agence.
  • Responsable est le rôle par défaut adapté à un négociateur expérimenté qui pilote plusieurs lots et doit voir l’activité de l’équipe.
  • Utilisateur convient à un collaborateur autonome sur son propre portefeuille, sans besoin de visibilité sur celui des autres.
  • Opérateur convient à un profil qui exécute sur des lots qu’on lui confie, sans jamais en créer ni choisir sur quoi il travaille.
  • Avant de déployer le rôle Utilisateur à grande échelle, vérifiez que votre multi-diffuseur remonte bien l’information gestionnaire, sans quoi vos utilisateurs seront bloqués.

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Questions fréquentes

Aucune en termes de droits : ils ont exactement les mêmes accès. Le Propriétaire est simplement la personne qui a créé le compte de l’agence.
Oui, mais pas en autonomie. Contactez le support technique pour effectuer le transfert, typiquement lors du départ d’un dirigeant.
Parce que l’information « gestionnaire » ne remonte pas depuis votre outil de multidiffusion. Passez la personne en Responsable, ou demandez à un Responsable de débloquer le lot pour elle.
Deux différences. L’Opérateur ne peut jamais débloquer un lot, quelles que soient les circonstances, et il ne peut pas créer de lot. Pour tout le reste, leurs droits sont identiques : ils travaillent l’un comme l’autre uniquement sur leur propre périmètre.
Oui. Le Responsable a la visibilité sur l’ensemble de l’activité de l’agence. Seuls l’Utilisateur et l’Opérateur sont limités à leur propre périmètre.