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Objectif

Visualiser d’un coup d’œil le planning des rendez-vous de visite, semaine par semaine, pour équilibrer la charge entre collaborateurs et éviter les conflits d’horaires.
Où trouver cette fonctionnalité ? Sidebar > Calendrier — ou Dashboard > Voir l’agenda.

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L’écran

Calendrier des visites Uplace

Le calendrier des visites : la semaine en colonnes, le filtre par membre en haut à droite, le bouton Synchroniser en bas.

Le calendrier affiche une semaine complète, du lundi au dimanche, en colonnes. Le jour en cours est surligné, et un trait rouge matérialise l’heure actuelle. Un code couleur donne la lecture d’un coup d’œil — la légende est rappelée en haut de l’écran :
  • Mes visites en vert, les visites sous-traitées en jaune, celles de l’équipe en gris ;
  • les créneaux réellement réservés apparaissent en plein, tandis que les plages sans candidat restent affichées en pointillé clair : vous voyez immédiatement ce qui est pris et ce qui reste à remplir.
Si vous avez connecté votre agenda personnel (voir plus bas), vos rendez-vous Google ou Outlook s’affichent dans la même vue, avec leur propre couleur. En bas de l’écran : deux flèches pour changer de semaine, un bouton pour revenir à aujourd’hui et le numéro de la semaine. Le bouton Synchroniser se trouve en haut à droite.
La grille couvre la journée entière : faites défiler verticalement si vos visites tombent tôt le matin ou tard le soir.

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Filtrer le planning

Le sélecteur en haut à droite propose :
  • Toute l’agence — la vue par défaut ;
  • Mes visites — votre planning personnel ;
  • chaque membre de l’équipe, nominativement ;
  • chaque sous-traitant de visites, signalé par un badge Sous-traitant.
Les sous-traitants figurent dans ce filtre au même titre que vos collaborateurs. C’est le moyen le plus rapide de vérifier ce qu’un prestataire externe a réellement au planning cette semaine — voir Gérer les visites & sous-traitance.

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Ouvrir une visite

Un clic sur un créneau ouvre la fiche complète de la visite, et non une simple info-bulle. Vous y trouvez : Trois actions sont disponibles depuis cette fiche :
  • Changer de responsable — confier la visite à un autre membre de l’équipe ou à un sous-traitant ;
  • Supprimer cette visite — ce qui notifie les candidats et libère les créneaux ;
  • Mode visite — voir Gérer les visites.
La suppression d’une visite prévient automatiquement les candidats inscrits. N’écrivez pas en plus pour les avertir : ils recevraient deux messages.

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Connecter son agenda personnel

Le calendrier se connecte directement à Google Agenda et à Outlook : vos rendez-vous Uplace et vos rendez-vous personnels vivent dans la même vue, chacun avec sa couleur.
  • Dans Uplace, vos rendez-vous personnels apparaissent dans le calendrier : vous ouvrez vos plages de visite en voyant vos vraies disponibilités.
  • Dans votre agenda habituel, vos visites Uplace apparaissent avec un lien direct vers le mode visite : vous préparez votre tournée depuis Google Agenda ou Outlook, sans repasser par la plateforme.
Le bouton Synchroniser, en haut à droite, ouvre la fenêtre Synchroniser le calendrier, organisée en deux blocs : la Connexion directe — recommandée — avec Outlook ou Google Agenda, et l’abonnement par lien iCal (lecture seule), qui fonctionne avec n’importe quel agenda — Google, Apple, Outlook ou autre. Le guide pas à pas se trouve dans Synchro calendrier.

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Les temps de trajet calculés pour vous

Uplace peut calculer automatiquement vos temps de trajet d’une adresse à l’autre — à pied, à vélo ou en voiture — et bloquer le temps nécessaire avant et après chaque visite dans votre calendrier. Vous ne pouvez plus vous retrouver avec deux visites collées à deux bouts de la ville.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Consultez le calendrier en début de journée avec le filtre sur Mes visites : c’est votre feuille de route.
  • En cas d’absence d’un collaborateur, filtrez sur son planning et réaffectez ses visites avec Changer de responsable.
  • Vérifiez le planning d’un sous-traitant avant de lui confier un créneau supplémentaire.
  • Contrôlez le lieu de rendez-vous dans la fiche : il peut différer de l’adresse du bien.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Planifier des visites hors d’Uplace : elles n’apparaissent ni dans le calendrier ni dans les statistiques.
  • Oublier de vérifier le planning du responsable avant de programmer une visite à sa place.
  • Prévenir manuellement les candidats après avoir supprimé une visite, alors qu’Uplace l’a déjà fait.
  • Modifier une visite Uplace depuis son agenda externe : la gestion des visites se fait toujours dans Uplace, seule la consultation est synchronisée.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Ajoute chaque visite créée — classique, instantanée ou sous-traitée — au calendrier de l’agence.
  • Met à jour le planning en temps réel en cas de modification ou d’annulation.
  • Notifie les candidats inscrits lorsqu’une visite est supprimée, et libère leurs créneaux.
  • Affiche vos rendez-vous personnels Google ou Outlook dans la même vue, si vous avez connecté votre agenda.
  • Calcule les temps de trajet entre deux adresses et bloque le temps nécessaire avant et après chaque visite, si vous activez l’option.
  • Alimente le flux de synchronisation vers les agendas externes.

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Questions fréquentes

Oui. Elles sont visibles dans la vue Toute l’agence, et chaque sous-traitant dispose de sa propre entrée dans le filtre, signalée par un badge.
Ouvrez le créneau, puis Changer de responsable : vous pouvez la confier à un membre de l’équipe ou à un sous-traitant.
Non, Uplace s’en charge et libère les créneaux.
Non : la gestion des visites — création, modification, suppression — se fait toujours dans Uplace. En revanche, avec la connexion directe Google ou Outlook, vos rendez-vous personnels s’affichent dans le calendrier Uplace, et vos visites Uplace apparaissent dans votre agenda avec un lien direct vers le mode visite — voir Synchro calendrier.
Uplace calcule le trajet entre l’adresse de votre rendez-vous précédent et celle de la visite — à pied, à vélo ou en voiture — et bloque ce temps dans votre calendrier avant et après la visite. Personne ne peut donc réserver un créneau que vous ne pourriez pas honorer.