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À qui s’adresse cette page

Vous venez d’ouvrir votre compte Uplace et vous voulez savoir dans quel ordre tout configurer. Cette page suit l’ordre le plus efficace : chaque étape s’appuie sur la précédente, et les deux démarches à délai externe sont lancées dès le premier jour.
Qui peut faire quoi ? La quasi-totalité de cette configuration se fait dans Mon agence, accessible aux rôles Propriétaire, Administrateur et Responsable uniquement. Prévoyez qu’une de ces trois personnes pilote la mise en route. Voir Rôles et permissions.

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Le principe : commencer par ce qui ne dépend pas de vous

Deux démarches de la mise en route ne se règlent pas en interne. Elles attendent une validation externe, qui peut prendre plusieurs jours.
Lancez ces deux-là en premier, avant même de configurer quoi que ce soit :
  1. La connexion multi-diffuseur : elle suppose une validation par l’éditeur (Modulo by Septeo, Apimo ou Ubiflow).
  2. Le nom d’expéditeur des SMS : il doit être déclaré auprès des opérateurs télécoms, via le support Uplace.
Tout le reste se configure en une demi-journée. Ces deux points sont les seuls capables de retarder votre mise en service.

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Étape 1 : Lancer les démarches à délai

1

Demander la connexion à votre multi-diffuseur

Mon agence > Paramètres de l’agence > Multi-diffuseurs (CRM).Sélectionnez votre logiciel parmi Modulo by Septeo, Apimo et Ubiflow, puis cliquez sur Demander l’activation de la connexion. Une alternative manuelle existe : écrire à contact@uplace.fr.N’activez pas l’interrupteur La connexion est établie : il ne doit l’être qu’une fois la liaison confirmée par l’éditeur.
Cette connexion ne sert pas qu’à importer vos annonces. Elle remonte aussi l’information gestionnaire, sans laquelle vos futurs collaborateurs au rôle Utilisateur ne pourront débloquer aucun lot. Et elle raccourcit fortement la création d’un lot. Voir l’étape 6.
2

Demander votre nom d'expéditeur SMS

Uniquement si votre formule inclut la marque grise.Le champ n’est pas modifiable en autonomie : la demande passe par le support Uplace. Faites-la maintenant, vous configurerez le reste de l’habillage à l’étape 3.

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Étape 2 : Poser l’identité de l’agence

1

Remplir la fiche agence

Mon agence > Paramètres de l’agence > Fiche agence, onglet Mon agence.
  • Logo de l’agence : PNG ou JPG, 5 Mo maximum.
  • Nom, E-mail, Siret.
Ces éléments apparaissent à vos candidats : ne les laissez pas au réglage par défaut.Terminez par Enregistrer les modifications. Rien n’est pris en compte sans ce clic.
2

Décider des deux interrupteurs structurants

Toujours dans la fiche agence, deux réglages engagent votre façon de travailler :
Une fois la vitrine publique activée et son lien diffusé en signature d’e-mail, sur votre site ou en QR code sur la devanture, ne la désactivez pas sans avoir retiré ces liens : ils deviendraient inertes.

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Étape 3 : Habiller vos échanges (si marque grise)

Fiche agence > onglet Personnaliser mes échanges.
Si cet onglet est grisé, votre formule n’inclut pas l’offre marque grise. Passez directement à l’étape 4. Ce n’est pas un dysfonctionnement.
Trois réglages :
  • Logo pour les e-mails : au format bannière (large, peu haute), PNG ou JPEG, 2 Mo maximum. Ce n’est pas le même fichier que le logo de l’agence, ni la même limite de poids.
  • Couleur principale : en code hexadécimal. Prenez la valeur exacte de votre charte.
  • Nom d’expéditeur SMS : demandé à l’étape 1, il apparaîtra une fois la déclaration aboutie.
Envoyez-vous un e-mail de test après configuration, et regardez-le sur mobile autant que sur ordinateur : c’est là que se voient les logos mal dimensionnés.

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Étape 4 : Préparer vos modèles de mise en location

C’est l’étape la plus rentable de toute la mise en route : bien faite, elle réduit chaque création de lot à quelques clics, et surtout elle rend vos lots homogènes d’un collaborateur à l’autre.
Paramètres de l’agence > Critères pré-définis > Créer une nouvelle plage de critères.Une plage regroupe : capacité financière minimum (curseur x1 à x5, réglable au dixième), garant (requis / facultatif / refusé), étudiants acceptés, GLI, loi Pinel.Créez-en une par politique commerciale réelle, par exemple Standard x3, Étudiant avec garant, Haut de gamme x3.5. Inutile d’en faire quinze.
Paramètres de l’agence > GLI pré-remplies > Créer une nouvelle GLI.Trois champs par GLI : Nom, E-mail de l’assureur, Référence contrat. Elles pourront ensuite être rattachées à un lot en un clic.
Paramètres de l’agence > Formulaire modulable.Utile si vous demandez régulièrement des pièces en plus du dossier standard. Chaque formulaire est limité à 2 documents, avec pour chacun un nom et une description de 100 caractères.Soignez la description : c’est ce qui évite l’aller-retour avec le candidat.

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Étape 5 : Constituer l’équipe

1

Inviter les membres

Mon agence > Inviter un nouveau membre. Il suffit d’un e-mail et d’un rôle.Chaque invitation consomme un siège de votre formule. Surveillez la jauge Mon équipe.
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Attribuer les bons rôles

Quatre rôles sont attribuables à l’invitation. Le Propriétaire est le créateur du compte et n’est pas attribuable.
Ne déployez le rôle Utilisateur qu’une fois la connexion multi-diffuseur effective. Sans elle, ces membres ne pourront débloquer aucun lot et vous croirez à un bug.
3

Faire régler les notifications à chacun

Chaque membre choisit ce qu’il reçoit et par quel canal depuis Mes notifications. C’est un réglage individuel : vous ne pouvez pas le faire à leur place.Demandez-leur de le faire dès leur première connexion. Voir Notifications.

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Étape 6 : Brancher vos flux entrants

1

Récupérer votre adresse de collecte

Paramètres de l’agence > Boîte de réception.Vous y trouvez votre adresse dédiée, de la forme nom-de-votre-agence@inbox.uplace.fr, avec un bouton Copier.
2

La diffuser partout

Renseignez-la comme adresse de contact chez chacun de vos portails et sur le formulaire de votre site. Tout ce qui y arrive entre automatiquement dans le parcours Uplace.Le guide Rediriger les prises de contact détaille la manipulation portail par portail : SeLoger, Leboncoin, Bien’ici, Jinka, Immojeune, La Carte des Colocs, et les logiciels AC3-Immofacile, Netty/Modelo et Hektor.C’est cette adresse qui alimente vos statistiques de prospects entrants.
3

Choisir le renvoi automatique

L’option Renvoi automatique de tous les e-mails (Oui / Non) détermine si vous recevez aussi les e-mails de contact dans votre boîte habituelle, en plus de leur traitement dans Uplace.En début de mise en route, laissez-la sur Oui : vous vérifiez ainsi que rien ne se perd. Vous pourrez la couper une fois en confiance.

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Étape 7 : Mettre en ligne votre premier lot

1

Créer le lot

Dashboard > Configurer un nouveau lot. Le formulaire guidé compte six sections, à remplir dans l’ordre de votre choix (voir Création d’un lot).Si votre connexion multi-diffuseur est active, partez plutôt du lot remonté dans Lots en attente : la fiche arrive préremplie (bien, loyer, photo et adresse), et il ne vous reste que les critères, le traitement des dossiers et les options.
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Vérifier le loyer

Uplace attend le loyer charges comprises. Tous les seuils de capacité financière s’y appuient.Sur un lot pré-rempli depuis votre logiciel, relisez ce champ : la convention de saisie n’y est pas forcément la même. Un loyer saisi hors charges abaisse mécaniquement le seuil de revenus exigé.
3

Appliquer une plage de critères

Dans la section Critères de sélection, choisissez l’un des modèles créés à l’étape 4 plutôt que de tout ressaisir.
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Finaliser

Dans Gestion et options, désignez le responsable du lot, rattachez une GLI si besoin et renseignez le propriétaire bailleur si vous voulez pouvoir l’informer facilement plus tard. Dans Traitement des dossiers, décidez des deux options du parcours :
  • Validation automatique : accepte d’office les dossiers conformes aux critères.
  • Fast pass : inverse le parcours : visite d’abord, dossier ensuite.
Sur votre premier lot, laissez les deux désactivées : vous verrez le parcours complet se dérouler et vous comprendrez mieux ce que chaque option change.

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Étape 8 : Les finitions qui font gagner du temps

Chaque membre relie son agenda Google, Outlook ou Apple pour retrouver ses visites Uplace dans son planning habituel. Voir Synchro calendrier.
Récupérez le lien de votre page publique et mettez-le partout où vos prospects passent : signature d’e-mail, site, réseaux, et QR code en vitrine, un usage très répandu. Voir Partager mes lots.
Si vous déléguez des visites, ajoutez vos prestataires et confiez-leur leurs premiers lots.
Prévenez-les que le lien d’accès qu’ils recevront est valable 7 jours. Passé ce délai, vous devrez le leur renvoyer depuis Gérer les sous-traitants.
Transmettez-leur le guide sous-traitants : il est écrit pour eux.
Avant de mettre en place vos propres relances, lisez Les messages qu’Uplace envoie pour vous : une trentaine d’e-mails et de SMS partent déjà au nom de votre agence, dont la réponse immédiate au premier contact, deux relances, les rappels de visite à J-1 et H-2 et la relance post-visite.C’est le meilleur moyen d’éviter le réflexe le plus coûteux des premières semaines : écrire par-dessus Uplace et donner l’impression d’une agence désorganisée.
L’origine de la demande alimente le graphique le plus utile des statistiques : celui qui vous dit quel portail vous rapporte des locataires, et pas seulement des contacts.Bonne nouvelle : vous n’avez rien à saisir. Dès que l’étape 6 est faite, Uplace étiquette automatiquement l’origine de toutes les demandes venues de vos plateformes.Deux cas seulement vous la demandent : quand vous partagez le lien de dépôt de dossier d’un lot, et quand vous ajoutez un contact vous-même. Voir Statistiques.

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Les erreurs de mise en route les plus coûteuses

  1. Attendre le dernier moment pour demander la connexion multi-diffuseur. C’est la seule étape qui peut retarder votre mise en service de plusieurs jours.
  2. Déployer le rôle Utilisateur avant que la connexion soit effective. Ces collaborateurs ne pourront débloquer aucun lot, et vous chercherez un bug qui n’existe pas.
  3. Créer des lots avant d’avoir préparé les plages de critères. Vous ressaisirez tout à chaque fois, et vos lots seront incohérents entre eux.
  4. Saisir les loyers hors charges. Tous vos seuils de revenus seront faux, sur tous les dossiers, sans que rien ne le signale.
  5. Repousser la diffusion de votre adresse @inbox.uplace.fr chez vos portails. Tant qu’elle n’y est pas, les demandes n’entrent pas dans Uplace, et rien ne remonte dans vos statistiques.

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Pour aller plus loin

Cartographie

Le panorama complet des onglets et du cycle de vie d’un lot.

Glossaire

Le vocabulaire d’Uplace, et les termes qui prêtent à confusion.

Messages automatiques

Ce qu’Uplace envoie déjà à vos candidats, pour ne pas écrire par-dessus.

Dashboard

Votre point de départ quotidien, une fois la configuration faite : visites du jour, lots en attente, liste des lots.

Dépannage

Les symptômes les plus fréquents, et ce qui n’est pas un bug.