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Objectif

Retrouver toutes les visites d’un lot — à venir et passées —, en modifier le responsable, les annuler, et confier tout ou partie des visites à un prestataire extérieur sans lui donner accès au reste de votre activité.
Où trouver cette fonctionnalité ? Fiche du lot > Actions du lot > Gérer les visites.
Le menu regroupe quatre entrées :

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Suivre les visites d’un lot

Voir les visites ouvre un panneau latéral listant les créneaux planifiés pour ce lot, répartis en deux onglets — À venir et Passées — chacun avec son compteur. Chaque visite s’affiche sous forme de carte, regroupée par jour, avec ses horaires, le responsable assigné et le remplissage sous la forme inscrits / places (par exemple 0 / 4). Cliquez sur une carte pour ouvrir la fiche de la visite. Deux boutons restent accessibles en bas du panneau : Sous-traiter les visites et Planifier une visite.

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La fiche d’une visite

Elle rassemble tout ce qui concerne un créneau.

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Ce qu’elle affiche

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Les trois actions disponibles

Confier cette visite à un membre de l’équipe ou à un sous-traitant. C’est par cette action que l’on délègue une visite déjà planifiée.
Supprime le créneau, notifie les candidats et libère les places réservées.
La notification des candidats est automatique : vous n’avez pas à les prévenir un par un. Ils reçoivent le message « Visite annulée » — voir Messages envoyés aux candidats.
L’écran de terrain du jour J : il vous fait passer d’un candidat à l’autre et c’est là que vous saisissez votre compte rendu. Voir la section dédiée ci-dessous.

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Le Mode visite : annoter les candidats sur le terrain

C’est l’écran à garder ouvert pendant que vous enchaînez les visiteurs. Il vous présente les candidats dans l’ordre de passage et vous permet de noter chacun à chaud, juste après son passage.
Où ? Fiche de la visite > Mode visite.

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Deux affichages

Un sélecteur en haut à droite bascule entre :
  • la vue passage — un candidat à la fois, en plein écran, avec un compteur de progression (1 / 6) ;
  • la vue liste — tous les candidats du créneau, chacun avec son heure de passage et deux boutons, Détails et Annoter.

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Annoter un candidat

La vue passage affiche l’heure du créneau, le nom du candidat et un badge de composition (Solo, couple, colocation), puis trois champs : Le bouton Enregistrer & suivant valide votre annotation et vous fait passer au candidat suivant. Un compteur en bas de page rappelle combien de candidatures restent à traiter, et un lien Reporter permet de repousser un passage. Trois raccourcis restent accessibles sous la fiche : Appeler, WhatsApp et Résumé.
Annotez entre deux passages, pas le soir venu. Cinq étoiles et deux phrases prennent dix secondes sur place, et c’est le seul moment où vous vous souvenez encore de qui était qui.

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Le Résumé de la candidature

Le bouton Résumé ouvre une fiche condensée, très utile juste avant d’accueillir quelqu’un :
  • la synthèse IA du dossier en quelques lignes — contrat, employeur, revenus, situation actuelle, garants ;
  • les revenus mensuels du foyer ;
  • le profil candidat : type de contrat, âge, coordonnées cliquables (appel, SMS, WhatsApp), poste, employeur, ancienneté, net mensuel et autres revenus détaillés.

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Où se retrouvent les annotations

Sur la fiche de la visite, le tableau Candidats inscrits comporte une colonne Annotation, qui affiche Non annoté tant que rien n’a été saisi. Chaque ligne rappelle aussi l’heure du créneau réservé et la date de réservation. Ces annotations sont ensuite partageables avec le propriétaire : les options Notes des visites et Commentaires des visites du partage de candidatures (depuis le tableau Visites du lot) correspondent exactement à ces deux champs — voir Informer le propriétaire.
Gardez en tête que vos commentaires peuvent finir sous les yeux du propriétaire. Écrivez-les factuels, et relisez-les avant de cocher l’option au moment du partage.

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Sous-traiter les visites

La sous-traitance permet de confier les visites d’un lot à une personne extérieure à l’agence — un prestataire, un confrère, un gardien.
Où ? Fiche du lot > Gérer les visites > Gérer les sous-traitants, ou le bouton Sous-traiter les visites depuis le panneau Visites.
La fenêtre liste les personnes en charge des visites de ce lot, et permet d’en ajouter.

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Les deux modes de sous-traitance

C’est le choix structurant, à faire au moment de l’invitation :
Choisissez « Il organise ses visites lui-même » pour un prestataire régulier à qui vous déléguez un bien entier, et « Vous lui confiez des visites » pour un renfort ponctuel sur un créneau que vous avez déjà calé.

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Inviter un sous-traitant

1

Étape 1 sur 3 — Sous-traitant

Deux possibilités :
  • Sous-traitant existant — réutiliser une personne déjà invitée sur un autre lot. L’option est grisée tant qu’aucun sous-traitant n’est réutilisable.
  • Nouveau sous-traitant — inviter une nouvelle personne en saisissant ses coordonnées.
2

Étape 2 sur 3 — Coordonnées

Renseignez le prénom, le nom, l’e-mail et le téléphone.
Le téléphone est obligatoire : sans lui, impossible de passer à l’étape suivante.
3

Étape 3 sur 3 — Visites & message

Choisissez l’organisation des visites parmi les deux modes décrits ci-dessus, puis, si vous le souhaitez, ajoutez un message personnalisé — il sera inclus dans l’e-mail d’invitation.Cliquez sur Envoyer l’invitation.
Une fois invité, le sous-traitant apparaît dans la liste des sous-traitants du lot et devient assignable comme responsable d’une visite.

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Ce que reçoit et voit le sous-traitant

Il reçoit un e-mail — « Invitation à gérer les visites d’un bien » s’il organise ses visites, « Une visite vous a été confiée » si vous lui en assignez une — et accède à un espace dédié sur app.uplace.fr/subcontractor. Il n’a ni compte ni mot de passe : il saisit son adresse e-mail, reçoit un code à usage unique et ouvre son espace. Le lien contenu dans l’e-mail d’invitation est valable 7 jours — passé ce délai, renvoyez-le depuis Mon agence > Gérer les sous-traitants. Il y voit uniquement les visites qui lui sont confiées, avec le nom de votre agence, l’horaire, le lieu de rendez-vous et la liste des candidats inscrits. Il n’a accès ni au reste de votre activité, ni aux dossiers locatifs.
Une page dédiée existe pour lui : Guide sous-traitants de visites. Vous pouvez la lui transmettre au moment de l’invitation.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Réutilisez un sous-traitant existant plutôt que de le réinviter lot par lot : ses coordonnées sont conservées et l’invitation est plus rapide.
  • Servez-vous du message personnalisé pour transmettre le contexte utile dès l’invitation — étage, particularité du bien, personne à prévenir sur place.
  • Avant une visite déléguée, vérifiez le lieu de rendez-vous de la fiche : c’est l’information que le sous-traitant utilisera.
  • Utilisez le Mode visite le jour J plutôt qu’une liste imprimée : il reste à jour si un candidat réserve à la dernière minute.
  • Passez par Supprimer cette visite plutôt que d’annuler à la main : les candidats sont prévenus et les créneaux libérés dans la foulée.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Prévenir les candidats manuellement en plus de la suppression du créneau : ils recevront deux annonces contradictoires.
  • Confondre les deux modes de sous-traitance et se retrouver avec un prestataire qui attend des créneaux que personne ne crée.
  • Oublier de renseigner le téléphone du sous-traitant : l’invitation ne peut pas être envoyée sans.
  • Assigner une visite à un sous-traitant qui n’a pas encore accepté son invitation.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Répartit les visites entre À venir et Passées, et tient à jour le remplissage de chaque créneau.
  • Notifie les candidats lors de la suppression d’une visite et libère les créneaux réservés.
  • Envoie l’e-mail d’invitation au sous-traitant, avec votre message personnalisé s’il y en a un.
  • Notifie l’agence lorsqu’un sous-traitant annule une visite — voir Notifications.
  • Alimente le Calendrier de l’agence.

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Questions fréquentes

Oui, automatiquement. L’action Supprimer cette visite notifie les candidats inscrits et libère leurs créneaux. Ne les prévenez pas en plus de votre côté.
Ouvrez la fiche de la visite et utilisez Changer de responsable : vous pouvez la confier à un membre de l’équipe ou à un sous-traitant.
Avec « Il organise ses visites lui-même », le sous-traitant crée ses propres créneaux. Avec « Vous lui confiez des visites », c’est vous qui créez les visites et les lui assignez.
Oui. À l’étape 1 de l’invitation, l’option Sous-traitant existant propose les personnes déjà invitées.
C’est l’écran de terrain. Il vous présente les candidats dans l’ordre de passage et vous permet de les annoter à chaud : note en étoiles, commentaire libre, et marquage d’un absent.
Dans le Mode visite : cinq étoiles, un commentaire optionnel, puis Enregistrer & suivant. L’annotation remonte ensuite dans la colonne Annotation du tableau des candidats inscrits.
Activez l’interrupteur Marquer absent sur sa fiche dans le Mode visite.
Seulement si vous l’activez au moment de partager une sélection de candidats depuis le tableau Visites : les options Notes des visites et Commentaires des visites correspondent aux deux champs saisis dans le Mode visite — voir Informer le propriétaire.