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Uplace écrit à vos candidats à votre place

C’est l’une des automatisations qui vous fait gagner le plus de temps, et elle est entièrement prise en charge : une trentaine de messages partent au nom de votre agence tout au long du parcours, rédigés, habillés et expédiés par Uplace. Vous n’avez ni modèle à écrire, ni relance à programmer, ni rappel à envoyer.

Répondre en quelques secondes, 24/7

Un prospect vous écrit à 22 h un dimanche : il reçoit une réponse immédiatement, puis une relance le soir même à 19 h et une seconde 24 h après. Sans vous.

Diviser les visites manquées

Chaque candidat inscrit reçoit un rappel la veille et deux heures avant, par e-mail et par SMS. C’est le levier le plus direct sur le taux de présence.

Ne plus relancer à la main

Dossier incomplet, intérêt après visite, biens disponibles : les relances partent seules, au bon moment, sans que personne ne les suive.

Transformer un refus en nouvelle chance

À la clôture d’un lot, les candidats non retenus reçoivent une sélection d’autres biens de votre portefeuille, filtrée sur leur zone et leur budget.

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Ce qui part sans aucune action de votre part

Le reste des messages est déclenché par une de vos actions — un partage de dossier, une demande de pièce complémentaire, une annulation de visite — mais là encore, c’est Uplace qui rédige et qui envoie.
La conséquence pratique la plus utile : avant d’écrire à un candidat, vérifiez ce qu’il a déjà reçu. Dans la grande majorité des cas, Uplace l’a déjà fait — et écrire par-dessus donne l’impression d’une agence désorganisée. La Messagerie journalise chaque envoi, avec un aperçu de l’e-mail exact.

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L’inventaire complet

Le détail de ce que reçoivent vos candidats, moment par moment et canal par canal. C’est ce qui vous permet de répondre à un candidat qui dit « je n’ai rien reçu », et de ne pas doublonner avec vos propres relances.
Cette page couvre les messages adressés aux tierces parties — candidats et co-candidats. Les alertes qui vous sont destinées à vous, membre de l’agence, sont décrites dans Notifications.

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Les trois canaux

Seuls quatre messages sont doublés par SMS : le premier contact, l’invitation aux biens disponibles, et les deux rappels de visite (J-1 et H-2). Ce sont les moments où un e-mail non lu coûte le plus cher — un lead perdu ou une visite manquée.
L’habillage est à vos couleurs, le texte est celui d’Uplace. Avec l’offre marque grise, bannière, logo, couleur et expéditeur SMS deviennent ceux de votre agence — voir Personnaliser mes échanges. Le contenu textuel, lui, est rédigé et maintenu par Uplace, identique pour toutes les agences : c’est ce qui garantit qu’il reste à jour et conforme sans travail de votre part.

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Les messages du parcours locatif

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Premier contact et relances

L’invitation aux biens disponibles est envoyée lorsqu’un prospect prend contact sans faire référence à un bien précis : plutôt que de laisser la demande sans suite, Uplace lui propose l’ensemble des lots disponibles de l’agence.
Deux relances automatiques suivent le premier contact, sans aucune action de votre part :
  • la première le jour même à 19 h 00 ;
  • la seconde 24 h après la demande.
Inutile donc de relancer manuellement un candidat dans les premières vingt-quatre heures : Uplace s’en charge.

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Constitution du dossier

L’invitation co-candidat permet d’associer une seconde personne au dossier, dans le cas d’un couple ou d’une colocation. La demande de modification du dossier est ce qui déclenche, une fois la nouvelle pièce soumise, une réanalyse complète du dossier — voir Analyse des candidatures.
Refuser une candidature n’envoie rien au candidat. La pré-validation et le refus sont des actions internes à l’agence : elles font avancer ou non le dossier dans votre parcours, sans jamais notifier la personne.Le candidat n’est informé qu’à la clôture du lot, quand celui-ci est marqué comme loué ou archivé — voir la section Issue de la candidature ci-dessous.

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Visites

La confirmation d’intérêt post-visite est envoyée après la visite pour demander au candidat s’il souhaite donner suite. C’est ce qui vous évite de relancer manuellement des candidats qui ne sont plus intéressés.
Chaque membre de l’agence peut choisir d’inclure ses coordonnées dans la confirmation de visite, l’annulation par le professionnel et les rappels de visite, via une option de Mon compte — désactivée par défaut. Voir Annexe.

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Issue de la candidature

Deux messages distincts : l’un pour le candidat retenu, l’autre pour informer les candidats non retenus que le logement a trouvé preneur.
C’est le seul moment du parcours où le candidat apprend l’issue de sa candidature, et il se déclenche à la clôture du lot — que vous le marquiez comme loué ou que vous l’archiviez.Dans les deux cas, les candidats non retenus reçoivent une suggestion automatique d’autres lots de votre portefeuille, filtrée sur leur zone de recherche et leur capacité financière. Les candidatures identifiées comme frauduleuses sont exclues de cet envoi.

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Partage de dossier

Ces messages encadrent le partage du dossier d’un candidat. L’accord est donné une seule fois, au terme du dépôt de dossier : le candidat consent à ce que celui-ci soit partagé avec l’agence et ses partenaires éventuels — l’agence n’a ensuite plus d’autorisation à redemander à chaque envoi. C’est la brique qui rend possible le partage vers l’externe et la transmission de dossiers par les entreprises de relocation.

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Compte et données personnelles

Uplace applique une politique de conservation des données : l’avertissement avant suppression part lorsqu’un dossier est resté 3 mois moins un jour sans modification, avec la date de suppression prévue ; la purge intervient un jour plus tard si rien n’a bougé, et fait l’objet d’une confirmation. Un compte resté 3 ans sans connexion est averti à J-15 puis J-1 avant archivage. Le détail complet — ce qui est supprimé, ce qui survit, comment repousser l’échéance — est dans RGPD & conservation.

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Support

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Bonnes pratiques recommandées

  • Avant de relancer manuellement un candidat, vérifiez qu’Uplace ne l’a pas déjà fait : une relance automatique existe après le premier contact.
  • Un candidat qui dit n’avoir rien reçu a souvent l’e-mail en spam. Les quatre messages critiques étant doublés par SMS, vérifiez d’abord que son numéro de mobile est bien renseigné.
  • Ne promettez pas au candidat un message que le produit n’envoie pas : par exemple, il n’existe pas de SMS de confirmation de visite, seulement des rappels J-1 et H-2.
  • Sur un dossier bloqué en analyse manuelle, la demande de modification du dossier est le seul levier qui relance une analyse complète.
  • Ne dites pas à un candidat qu’il « recevra une réponse » après un refus : rien ne part avant la clôture du lot. Répondez-lui vous-même si vous voulez le tenir informé.

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Questions fréquentes

Quatre : le premier contact, l’invitation aux biens disponibles, le rappel de visite J-1 et le rappel de visite H-2. Tous les autres passent uniquement par e-mail, parfois doublés d’une notification dans l’espace candidat.
Oui, deux fois : une première relance le jour même à 19 h 00, une seconde 24 h après la demande. Une relance spécifique existe par ailleurs pour les candidats à qui les biens disponibles ont été proposés.
Non. Le contenu textuel des messages est géré par Uplace et n’est pas modifiable par l’agence. En revanche, l’habillage peut être personnalisé aux couleurs de votre agence avec l’option « Personnaliser mes échanges » — voir Personnaliser mes échanges.
Non. Aucun message ne part au refus : valider ou refuser sont des actions internes à l’agence. Le candidat n’apprend l’issue qu’à la clôture du lot — marqué comme loué ou archivé.Si vous voulez lui répondre avant, écrivez-lui depuis la Messagerie.
Le message Logement attribué, distinct de celui envoyé au candidat retenu (Logement attribué — Candidature retenue), avec une suggestion d’autres lots de votre portefeuille. Il part à la clôture du lot, qu’il soit marqué comme loué ou archivé.
Le partage passe par une demande d’accord adressée au candidat, puis par un lien de partage. Le candidat garde donc la main sur la diffusion de son dossier.
Après 3 ans d’inactivité, il reçoit un avertissement à J-15 puis J-1 avant l’archivage de son compte. Pour son dossier, un avertissement précède la purge dès 3 mois sans modification. Toute reconnexion ou modification remet le compteur à zéro — voir RGPD & conservation.