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Objectif

Visualiser et trier les dossiers reçus pour un lot, avec un scoring automatique de cohérence et un accès direct aux pièces justificatives. Cette fonctionnalité fait gagner un temps considérable lors du tri des dossiers.
Où trouver cette fonctionnalité ? Fiche du lot > section Liste des candidatures.
Fiche d'un lot avec la liste des candidatures

La fiche d'un lot : critères et actions en haut, tableau Visites au centre, liste des candidatures avec revenus, garant et cohérence en bas.

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Ce qu’Uplace analyse

Uplace attend six catégories d’informations par personne. La première est déclarative, les cinq autres donnent lieu au dépôt de pièces justificatives. Chaque personne rattachée au dossier, qu’il s’agisse du candidat, de son conjoint ou de ses colocataires, fournit son propre jeu de pièces.

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Le cas du garant

Le garant ne renseigne pas de mode d’occupation. À la place, le dossier précise le type de garant, ce qui détermine les pièces demandées. Les pièces du garant sont analysées et notées exactement comme celles du candidat, et entrent dans le score global du dossier.

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Comment lire le score de cohérence

Uplace analyse chaque pièce, pour chaque personne, et lui attribue une note.

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La note d’une pièce

Chaque pièce reçoit une note de 0 à 3 : Cette note est établie à partir de plusieurs contrôles :
  • présence ou non d’indices de fraude sur le document ;
  • présence de tous les éléments attendus pour ce type de pièce ;
  • date du document conforme à ce qui est attendu ;
  • présence de la signature ;
  • complétude : tous les documents attendus pour la catégorie ont bien été fournis.
Le détail de ces contrôles, pièce par pièce, est dans Analyse de dossier. Il couvre notamment la CNI, la quittance, le contrat de travail, l’avis d’imposition et Visale.

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Le score global

Le score de cohérence du dossier est la moyenne des notes de toutes les pièces analysées, toutes personnes confondues. Cette moyenne est ensuite arrondie à l’entier le plus proche, et l’entier obtenu donne le libellé affiché.
Deux exemples : une moyenne de 2,4 est arrondie à 2 et s’affiche Bon. Une moyenne de 2,6 est arrondie à 3 et s’affiche Excellent.
Le nombre de pièces analysées varie selon la composition du foyer et le type de garant. Un couple accompagné d’un garant physique représente par exemple 15 pièces analysées (2 × 5 pour le couple, 5 pour le garant).
Le score de cohérence ne dit pas qu’un dossier est bon. C’est une moyenne : une pièce frauduleuse notée 0, noyée dans un ensemble de pièces excellentes, remonte quand même un score global « Bon ».La note globale sert à prioriser votre travail, jamais à décider à votre place. Sur un dossier que vous vous apprêtez à retenir, ouvrez systématiquement les pièces une à une.

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Deux libellés hors échelle

En plus des quatre niveaux, deux mentions particulières peuvent apparaître.
Le dossier n’a pas été analysé par Uplace, parce que l’agence a agi avant sa soumission complète.Un candidat peut en effet commencer à constituer son dossier et déposer une partie de ses pièces sans le soumettre. L’agence voit ces pièces pré-déposées et peut décider de valider la candidature malgré tout, typiquement pour lui faire faire la visite sans attendre. Dans ce cas, aucune analyse n’a eu lieu et le score affiché est Inconnu.
Le système n’a pas été en capacité d’analyser l’une des pièces du dossier : document étranger, ou type de pièce jamais rencontré jusqu’ici.Un traitement manuel par le gestionnaire devient alors obligatoire. C’est à lui d’ouvrir la pièce concernée et de juger si elle est recevable. Il ne peut pas saisir de note à la main, et le score global n’est pas recalculé : le dossier reste marqué « Analyse manuelle ».La seule façon de relancer une analyse automatique est de demander une modification du dossier : dès que le candidat soumet une nouvelle pièce, l’intégralité du dossier est réanalysée.

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Le taux de complétude

Tant que le candidat n’a pas terminé son dossier, la première pastille est jaune : le dossier est en cours de constitution et incomplet à date. Un taux de complétude indique où il en est, par paliers de 20 % pour une personne seule : une pièce déposée = 20 %, deux pièces = 40 %, trois pièces = 60 %, et ainsi de suite jusqu’à 100 %. Pour un couple, le taux est divisé par deux, chaque personne comptant pour la moitié de la progression.
Un dossier soumis est toujours complet. Un candidat ne peut pas soumettre son dossier tant que toutes les pièces attendues ne sont pas déposées. Vous n’aurez donc jamais à réclamer une pièce absente sur un dossier soumis, seulement sur un dossier encore en cours de constitution.

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Les candidatures archivées

Au bout d’un certain temps, une candidature n’est plus consultable : la ligne affiche Candidature archivée et les colonnes du dossier se vident. Deux situations produisent cet état :
  • la candidature a plus de 3 mois ;
  • le candidat a supprimé son compte Uplace.
C’est une obligation légale, pas une limite de l’outil : le RGPD impose de ne pas conserver les données personnelles au-delà de la durée nécessaire au traitement d’une candidature. Uplace cesse donc d’afficher les pièces et les informations du candidat. Voir RGPD et conservation des données.
Ne confondez pas l’archivage de la candidature avec la purge du dossier. Le dossier du candidat, ses pièces justificatives, se purge après 3 mois d’inactivité, et chaque modification du candidat relance ce compteur. La candidature, elle, est archivée 3 mois après sa création, sans recours possible.
Ce que vous conservez : la ligne reste visible pour garder l’historique de votre activité, avec la date de dépôt, le lot concerné et le statut atteint. Un logo remplace les initiales du candidat, et les informations du conjoint ne sont plus affichées. Ce que vous perdez : le détail du dossier n’est plus consultable, et les actions de la ligne sont désactivées.
Anticipez cette échéance. Si vous avez besoin de garder la trace d’un dossier, pour un litige, un bail signé ou un historique de décision, exportez le PDF fusionné pendant les trois mois. Passé ce délai, plus rien n’est récupérable depuis Uplace.
Ne confondez pas avec l’archivage d’un lot. Une candidature archivée est un effet automatique de la politique de conservation des données. Un lot archivé est une action volontaire de l’agence. Voir Archivage d’un lot.

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La capacité financière

En parallèle du score de cohérence, Uplace calcule la capacité financière du dossier et la compare aux critères que vous avez définis à la création du lot.
  • Le multiplicateur défini sur le lot (de x1 à x5) s’applique au loyer charges comprises.
  • Les revenus retenus sont les revenus nets avant impôt.
  • Pour un couple ou une colocation, les revenus de tous les occupants sont cumulés et la somme est comparée au seuil.
  • Le garant est évalué séparément : il doit atteindre le seuil de son côté, indépendamment du candidat.
Saisissez toujours le loyer charges comprises dans la fiche du lot. Un loyer saisi hors charges abaisse mécaniquement le seuil de revenus exigé et laisse passer des dossiers qui ne devraient pas l’être. Sur un lot à 800 € CC dont 100 € de charges, un multiplicateur x3 exige 2 400 € de revenus, mais seulement 2 100 € si vous avez saisi 700 € par erreur.

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Fonctionnement étape par étape

1

Ouvrir la liste des candidatures

Depuis la fiche du lot, rendez-vous dans la section Liste des candidatures. Vous y retrouvez tous les dossiers reçus, avec pour chacun son état de complétude et son score de cohérence.
2

Repérer les dossiers à traiter en priorité

Appuyez-vous sur le score de cohérence et sur la capacité financière pour identifier les dossiers les plus solides. Les dossiers dont la pastille est jaune sont encore en cours de constitution.
3

Ouvrir le dossier d'un candidat

Ouvrez le dossier pour accéder au détail. Vous pouvez alors vous déplacer pièce par pièce.
4

Consulter l'analyse détaillée de chaque pièce

Pour chaque pièce, Uplace affiche son analyse détaillée et la note associée. C’est ici que vous vérifiez ce qui a fait monter ou descendre le score global, et que vous repérez la pièce isolée qui pose problème.
5

Trancher

Une fois les pièces contrôlées, validez ou refusez la candidature. Voir Validation d’une candidature.

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La fiche d’une candidature

Ouvrir une candidature donne accès, sur une seule page, à tout ce dont vous avez besoin pour décider.

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Ce que vous y trouvez

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Les actions disponibles

Envoyer le dossier à un contact. Le partage est conçu pour des destinataires externes à Uplace, c’est-à-dire des personnes qui n’ont pas de compte :
  • l’assureur GLI ;
  • le propriétaire bailleur ;
  • un confrère ou un collègue sans accès à votre espace Uplace.
Le partage n’est pas le canal pour transmettre un dossier à quelqu’un de votre agence : vos collaborateurs y accèdent déjà directement, selon leur rôle et leur portefeuille.
L’accord du candidat est donné une seule fois. Au terme de son dépôt de dossier, il consent à ce que celui-ci soit partagé avec l’agence et ses partenaires éventuels. Vous n’avez donc pas de demande d’autorisation à relancer avant chaque envoi.
Le destinataire reçoit un lien sécurisé valable 30 jours, et vous choisissez précisément ce qu’il voit, y compris vos notes de visite, partagées par défaut. Voir Partager une candidature.
Demander des pièces aux candidats. C’est également l’action qui relance une analyse complète du dossier dès que la nouvelle pièce est soumise, le seul moyen de sortir d’un dossier bloqué en « Analyse manuelle ».
Corriger la synthèse ou les champs extraits automatiquement. Utile lorsque l’IA a mal lu une information. Attention : cela ne modifie pas les notes attribuées aux pièces, qui restent calculées automatiquement.
Deux formats au choix : le dossier ZIP, qui contient toutes les pièces dans une archive, ou le PDF fusionné, qui rassemble tout le dossier en un seul fichier présentable.

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Ajouter des pièces à un dossier

Le bouton Ajouter des pièces, en tête de la section Candidat de la fiche, permet à l’agence de joindre elle-même des pièces au dossier, par exemple un document reçu par e-mail.

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Les contacts et candidatures sortis

Sur la fiche du lot, sous la liste des candidatures et les prises de contact, la section Contacts et candidatures sortis regroupe les candidatures refusées ou archivées et les prises de contact abandonnées ou archivées. Chaque ligne indique le motif, l’étape à la sortie, l’origine et la date de sortie.

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Le PDF fusionné

C’est le document à transmettre à un propriétaire bailleur : un dossier complet, mis en page, en un seul fichier.

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Trois options avant téléchargement

Avant d’envoyer un dossier à un propriétaire, désactivez Afficher les contacts des candidats : le bailleur n’a pas besoin des coordonnées personnelles pour se prononcer, et vous limitez la diffusion de données personnelles.

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Ce que contient le document

1

Page de garde et sommaire

Votre logo, le titre « Dossier de location », le nom du candidat, puis un sommaire paginé : résumé du dossier, dossier du candidat pièce par pièce, et un bloc par garant.
2

Résumé du dossier

En tête de page, quatre indicateurs : type de candidature, revenus, ratio revenus/loyer et nombre de garants. Vient ensuite la synthèse rédigée par l’IA.Puis le détail : fiche du candidat (âge, coordonnées), détails de la candidature (contrat, employeur, poste, ancienneté, revenu net mensuel, brut annuel), autres revenus déclarés, situation du foyer et du logement, et enfin les garants avec leurs revenus cumulés et leur taux individuel.
3

Rapport d'analyse

Si l’option est activée, le bilan général du dossier : les observations issues de l’analyse de toutes les pièces, rédigées en clair et classées par gravité en points bloquants, alertes et contrôles conformes.Par exemple : « la carte nationale d’identité est complète, valide, cohérente avec les informations déclarées et la bande MRZ est conforme », ou « l’absence de bulletins de paie rend le dossier incomplet pour justifier des revenus ».
Ce rapport est un bilan d’ensemble, pas la liste des notes pièce par pièce : aucune observation ne correspond directement à une note. La logique reste néanmoins cohérente. Plus le rapport comporte de points bloquants, moins le dossier sera bien noté.
4

Les pièces, une par page

Chaque justificatif est reproduit en pleine page, avec un en-tête indiquant la catégorie et la pagination interne (« Situation actuelle 1/5 »), et votre logo en pied de page.

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Qui peut télécharger et partager un dossier

Tous les rôles peuvent consulter, télécharger et partager une candidature. Le périmètre, lui, diffère : un Utilisateur et un Opérateur ne voient et ne partagent que les dossiers des candidats ayant postulé sur leurs propres lots. Les autres rôles accèdent à l’ensemble des candidatures de l’agence. Voir Rôles et permissions.
Le taux affiché pour chaque garant est calculé individuellement : c’est la traduction visuelle du fait que les garants sont évalués séparément, et non cumulés avec le candidat.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Traitez la liste par score décroissant pour dégager rapidement une short-list, puis contrôlez les pièces une à une sur les seuls dossiers que vous envisagez de retenir.
  • Ne vous arrêtez jamais au score global sur un dossier que vous vous apprêtez à valider : c’est une moyenne, elle lisse les anomalies isolées.
  • Sur un dossier marqué Analyse manuelle, ouvrez immédiatement la pièce concernée : tant qu’elle n’est pas jugée, le dossier ne bougera plus.
  • Vérifiez que le loyer du lot est bien saisi charges comprises avant de vous fier aux indicateurs de capacité financière.
  • Si vous validez un dossier encore incomplet pour débloquer une visite, gardez en tête qu’il restera affiché Inconnu et n’aura jamais été analysé.
  • Avant de répondre à un candidat qui affirme n’avoir rien reçu, ouvrez l’historique des communications de sa fiche : vous y verrez exactement ce qui est parti et quand.
  • Pour transmettre un dossier à un propriétaire, préférez le PDF fusionné au ZIP : il est mis en page, il porte vos couleurs, et vous choisissez ce qu’il expose.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Valider un dossier marqué « Mauvais » sans relire les pièces.
  • Se fier au seul score global sur un dossier retenu : une pièce frauduleuse peut être masquée par la moyenne.
  • Laisser dormir un dossier en « Analyse manuelle » en attendant qu’il se débloque tout seul : il ne se débloquera pas.
  • Refuser un dossier « Inconnu » sans avoir demandé de pièces complémentaires.
  • Oublier d’analyser la partie garant lorsqu’elle est obligatoire.
  • Saisir le loyer hors charges, ce qui fausse tous les seuils de capacité financière.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Analyse les pièces déposées et attribue une note de 0 à 3 à chacune, pour chaque personne du dossier.
  • Calcule le score de cohérence global en faisant la moyenne de toutes les pièces analysées, arrondie à l’entier le plus proche.
  • Calcule la capacité financière du candidat et du ou des garants.
  • Suit le taux de complétude des dossiers en cours de constitution.
  • Marque les dossiers comme « Dossier terminé » et indique la date d’analyse.
  • Réanalyse l’intégralité du dossier dès qu’une nouvelle pièce est soumise.
  • Envoie les communications (invitations, accusés).

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Questions fréquentes

Non. Le score est une moyenne des notes de toutes les pièces. Une pièce frauduleuse notée 0 au milieu de pièces excellentes peut laisser le dossier ressortir en « Bon », voire « Excellent ». Contrôlez toujours les pièces une à une avant de retenir un candidat.
Parce qu’une action a été faite avant que le candidat ne soumette son dossier complet. Le dossier n’a donc pas été analysé. C’est le cas typique d’une candidature validée en cours de constitution pour permettre une visite rapide.
C’est le libellé sous lequel s’affiche l’analyse manuelle : Uplace n’a pas pu analyser l’une des pièces et attend votre appréciation.
En demandant une modification du dossier au candidat. Dès qu’il soumet une nouvelle pièce, tout le dossier est réanalysé. Sans nouvelle soumission, le dossier reste indéfiniment en analyse manuelle et c’est à vous de juger la pièce concernée.
Parce qu’elle a été déposée il y a plus de 3 mois, ou parce que le candidat a supprimé son compte Uplace. Le RGPD interdit de conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire : les pièces et informations ne sont plus affichées.La ligne reste visible pour votre historique, mais le détail du dossier n’est plus consultable et les actions sont désactivées. Si vous avez besoin de conserver un dossier, exportez le PDF fusionné avant l’échéance.
La situation ne se présente pas : un candidat ne peut pas soumettre son dossier tant que toutes les pièces ne sont pas déposées. Un dossier soumis est par construction complet.
Oui. Ses pièces sont analysées et notées de 0 à 3 comme celles du candidat, et entrent dans la moyenne globale. En revanche, pour la capacité financière, le garant est évalué séparément : ses revenus ne s’additionnent pas à ceux du candidat.
Utilisez Télécharger la candidature > Télécharger le PDF. Le PDF fusionné rassemble le résumé, le rapport d’analyse et toutes les pièces en un seul fichier, aux couleurs de votre agence. Pensez à désactiver l’affichage des contacts du candidat si le bailleur n’en a pas besoin.
Oui, via Corriger le rapport IA : vous pouvez corriger la synthèse et les champs extraits. Les notes attribuées aux pièces, elles, restent calculées automatiquement.
Parce que cinq catégories donnent lieu au dépôt d’une pièce. La sixième, le mode d’occupation, est purement déclarative et n’entre pas dans le calcul. Pour un couple, chaque personne compte pour la moitié de la progression.