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Objectif

Acter la mise en location : choisir le candidat retenu, fermer le lot et laisser Uplace prévenir tout le monde. C’est la décision finale du parcours locatif, à ne pas confondre avec le tri des dossiers.
Où trouver cette fonctionnalité ? Fiche du lot > Actions du lot > Marquer comme loué — « Clore le lot suite à une location ».

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Les deux niveaux de décision

Uplace distingue deux moments, et il est essentiel de ne pas les confondre.
Un candidat pré-validé n’est pas un candidat retenu. La pré-validation sert à lui ouvrir l’accès aux visites, rien de plus. Et un candidat refusé n’en est pas informé : tant que le lot n’est pas clôturé, aucune décision n’a été communiquée à personne.

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Ce qu’Uplace envoie automatiquement

C’est le moment du parcours où le plus de communications partent d’un coup — et cette fois, automatiquement. C’est aussi le seul moment où le candidat apprend l’issue de sa candidature : rien ne lui a été dit avant.

Au candidat retenu

Un e-mail de félicitations, avec des confettis, adressé à toutes les personnes de la candidature retenue — candidat, conjoint, colocataires.

À tous les autres

Un e-mail de remerciement, accompagné d’une suggestion automatique d’autres lots de votre portefeuille.
Ce n’est pas un dossier refusé qui déclenche un message : c’est la clôture du lot. Voir Validation d’une candidature.
L’archivage d’un lot déclenche le même e-mail de clôture, avec les mêmes suggestions. La différence est qu’il ne désigne aucun candidat retenu et ne comptabilise pas de location.

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La suggestion automatique de lots

C’est la partie la plus intéressante pour votre agence : un candidat non retenu ne repart pas les mains vides, il repart avec d’autres biens à visiter chez vous. Les lots suggérés sont sélectionnés selon deux paramètres :
  • géographique — la zone qui correspond à sa recherche ;
  • financier — les biens compatibles avec sa capacité financière.
Les candidatures identifiées comme frauduleuses sont exclues de cet envoi : elles ne reçoivent aucune suggestion de lots.

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Fonctionnement étape par étape

1

Ouvrir l'action

Depuis la fiche du lot, section Actions du lot, cliquez sur Marquer comme loué.
2

Choisir le candidat retenu

Désignez la candidature qui emporte le bien. C’est elle qui recevra l’e-mail de félicitations.
3

Confirmer

Le lot bascule en loué, sort du marché, et les communications partent.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Ne marquez le lot comme loué qu’une fois le choix réellement arrêté : les e-mails partent immédiatement et annoncent une décision définitive aux candidats non retenus.
  • Vérifiez que vous désignez la bonne candidature avant de confirmer — c’est elle qui reçoit les félicitations.
  • Marquez le lot le jour de la signature plutôt que le jour de l’accord verbal : vous éviterez d’avoir à revenir en arrière.
  • Pensez à ce que la suggestion automatique fait pour vous : chaque candidat non retenu redevient un prospect sur vos autres biens. Un portefeuille bien renseigné rend ces suggestions pertinentes.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Confondre la pré-validation et la décision finale : pré-valider un dossier ne promet rien au candidat, marquer le lot comme loué engage l’agence.
  • Marquer le lot comme loué « pour voir » : les e-mails de remerciement partent aux autres candidats et ne peuvent pas être rattrapés.
  • Oublier de désigner le candidat retenu, ou en désigner un par erreur.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Bascule le lot en statut loué et le retire du marché : plus aucune candidature ni réservation de visite n’est possible.
  • Envoie l’e-mail de félicitations à toutes les personnes de la candidature retenue.
  • Envoie l’e-mail de remerciement à tous les autres candidats, hors candidatures frauduleuses.
  • Y joint une sélection d’autres lots de votre portefeuille, filtrée sur des critères géographiques et financiers.
  • Alimente les statistiques du lot et de l’agence.

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Questions fréquentes

La pré-validation est un tri interne : elle ouvre la partie visite au candidat, sans rien lui annoncer. Marquer le lot comme loué est la décision finale : elle désigne le locataire, ferme le lot et déclenche les communications définitives.
Un e-mail de remerciement contenant une suggestion automatique d’autres lots de votre portefeuille, choisis selon leur zone de recherche et leur capacité financière.
Non. Elles sont exclues de l’envoi de suggestions.
Toutes les personnes rattachées à la candidature retenue, pas uniquement le candidat principal.
Non, et c’est inutile : un lot marqué comme loué a déjà quitté le marché et les candidats ont déjà été prévenus. L’archivage est une action irréversible destinée aux lots qui ne seront pas loués par vous.
Passez par l’archivage. Il clôt le lot et envoie aux candidats le même e-mail de clôture, avec les suggestions d’autres biens — mais sans désigner de candidat retenu, et sans comptabiliser de location dans vos statistiques.
Non. Aucun envoi au propriétaire n’est automatique — voir Informer le propriétaire.