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Objectif

Le mode d’affiliation décide à qui reviennent les prises de contact et les candidatures de l’agence. Deux organisations sont possibles : par lot, chaque bien a son responsable, ou par contacts, chaque demande va au négociateur de permanence au moment où elle arrive.
Où trouver cette fonctionnalité ? Sidebar > Mon agence > Paramètres de l’agence > rubrique Identité de l’agence > Mode d’affiliation, « Attribution des contacts : par lot ou par permanences ».Le mode en vigueur est rappelé sous le nom de l’agence, à côté du SIRET : Affiliation par lot ou Affiliation par contacts.
Seuls le Propriétaire et les Administrateurs peuvent changer le mode d’affiliation. Les autres rôles ne peuvent pas modifier ce réglage. Voir Rôles et permissions.

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Les deux modes

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Fonctionnement étape par étape

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Ouvrir le réglage

Mon agence > Paramètres de l’agence > Mode d’affiliation. La fenêtre s’intitule Mode d’affiliation : « À qui sont affiliées les prises de contact et les candidatures. »
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Choisir le mode

Sélectionnez Affiliation par lot ou Affiliation par contacts.En mode par lot, une option supplémentaire est proposée : Attribuer les prospects et candidatures à un membre, « Indiquez qui s’occupe de quel contact. » Activez-la si vous voulez garder le suivi par lot tout en désignant, contact par contact, le négociateur qui s’en occupe.
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En mode par contacts, mettre en place le planning

La ligne Planning des permanences apparaît sous le mode choisi, avec l’état du planning. Cliquez dessus pour le créer ou le prolonger. Voir Permanences.
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Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer. Le bas de la fenêtre conserve la trace du dernier changement : son auteur, sa date et son heure.
Le mode par contacts ne s’applique que si le planning est opérationnel.Un planning est opérationnel lorsqu’il couvre la période en cours et qu’il comporte au moins un créneau attribué à venir. Tant que ce n’est pas le cas, le mode par lot reste actif, même si « Affiliation par contacts » est sélectionné. La fenêtre l’indique en rouge sous la ligne Planning des permanences.

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Ce qui change dans l’application

En mode par contacts :
  • deux entrées s’ajoutent à la sidebar : Permanences, le planning de l’agence, et Non attribués, « Prises de contact et candidatures en attente d’un négociateur » ;
  • une colonne et un filtre Négociateur apparaissent dans Contacts et dans Mes candidats ;
  • dans Statistiques, le filtre par responsable devient Tous les négociateurs et le tableau Activité par négociateur s’affiche ;
  • seuls le Propriétaire, l’Administrateur et le négociateur d’une candidature peuvent l’accepter ou la refuser. Voir le tableau « Qui voit quoi » de la fiche Contacts.

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Bonnes pratiques recommandées

  • Décidez du mode avant de brancher vos portails : la bascule ne redistribue pas les contacts déjà reçus.
  • En mode par contacts, vérifiez la date de fin du planning chaque mois et prolongez-le avant son échéance.
  • Consultez Non attribués en début de journée : un contact sans négociateur n’est suivi par personne.
  • Si vos négociateurs suivent chacun leurs biens, restez en mode par lot et activez plutôt l’attribution à un membre pour les cas particuliers.

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Erreurs fréquentes à éviter

  • Passer en mode par contacts sans avoir créé de planning : rien ne change, le mode par lot reste actif.
  • Laisser le planning arriver à échéance : l’agence repasse de fait en affiliation par lot jusqu’à ce qu’il soit prolongé.
  • S’attendre à ce que la bascule réaffecte l’existant : chaque lot garde son responsable et chaque contact déjà affilié garde son négociateur.

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Ce que fait Uplace automatiquement

  • Affilie chaque prise de contact, et les candidatures qui y sont reliées, au négociateur de permanence à la date et à l’heure d’arrivée de la demande.
  • Maintient le mode par lot tant que le planning de permanences n’est pas opérationnel.
  • Conserve l’auteur et la date de la dernière bascule de mode.

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Questions fréquentes

Votre planning de permanences n’est pas opérationnel : il ne couvre pas la période en cours, ou aucun créneau à venir n’est attribué. Ouvrez Permanences et prolongez le planning.
Rien ne bouge. La bascule n’est pas rétroactive : chaque lot garde son responsable, et les prospects et candidatures déjà affiliés conservent leur négociateur. Seules les nouvelles demandes suivent le nouveau mode.
Oui : restez en Affiliation par lot et activez Attribuer les prospects et candidatures à un membre. Vous désignez alors le négociateur à la main, contact par contact.
Ce réglage est réservé au Propriétaire et aux Administrateurs de l’agence. Demandez à l’un d’eux de faire la bascule.
Il est affiché sous le nom de l’agence dans Mon agence. La fenêtre Mode d’affiliation rappelle aussi qui a fait la dernière bascule, et quand.