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# RGPD et conservation des données

> Ce qu'Uplace conserve, pendant combien de temps, et ce que voit l'agence après purge.

## Objectif

Le RGPD impose de ne pas conserver des données personnelles au-delà de la durée nécessaire au traitement. Uplace applique donc une politique de conservation automatique : au bout d'un certain temps, certaines données disparaissent — sans intervention de votre part et sans possibilité de les récupérer.

Cette page décrit **ce qui est conservé, combien de temps, et ce qu'il vous reste ensuite**. Elle vous sert aussi à renseigner votre registre des traitements.

<Note>
  Les durées décrites ici sont issues du **registre de conservation validé juridiquement le 8 juillet 2026**. Elles sont **identiques pour toutes les agences** et ne sont pas paramétrables.
</Note>

<Warning>
  Cette page décrit le **fonctionnement du produit**. Elle ne remplace pas les documents contractuels, qui font seuls foi — voir [Documents de référence](#documents-de-r%C3%A9f%C3%A9rence) en fin de page.
</Warning>

## Quatre objets, quatre durées

C'est le point le plus important, et celui qui prête le plus à confusion : **le « dossier » et la « candidature » sont deux objets distincts, qui se purgent séparément et selon des règles différentes.**

| Objet                  | Ce que c'est                                                                | Durée                   | Point de départ                         |
| ---------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | ----------------------- | --------------------------------------- |
| **La candidature**     | Le rattachement d'un candidat à **un lot précis**                           | **3 mois**              | Sa **création**                         |
| **Le dossier**         | Les **pièces justificatives**, garants et capacités financières du candidat | **3 mois d'inactivité** | La **dernière modification** du dossier |
| **Le compte candidat** | L'identité et l'historique de la personne                                   | **3 ans d'inactivité**  | La **dernière connexion**               |
| **Les prospects**      | Les personnes ayant pris contact sans candidater                            | **3 ans**               | Le **dernier contact**                  |

<Warning>
  **Une même durée de 3 mois, mais deux mécanismes opposés.**

  Le **dossier** se purge sur l'**inactivité** : chaque modification du candidat relance le compteur, et il peut donc survivre bien plus de trois mois.

  La **candidature**, elle, est archivée **3 mois après sa création, quoi qu'il arrive**. Aucune action du candidat ni de l'agence ne la prolonge.
</Warning>

## Le dossier : avertissement puis purge

<Steps>
  <Step title="Avertissement — à 3 mois moins 1 jour d'inactivité">
    Si le dossier n'a pas bougé depuis presque trois mois, le candidat reçoit un e-mail l'invitant à **conserver son dossier**. Cet e-mail indique explicitement la **date de suppression prévue**.
  </Step>

  <Step title="Purge — 1 jour plus tard">
    La purge n'intervient que si l'avertissement a été envoyé depuis **au moins 24 heures** et que le dossier n'a toujours pas bougé. Un second e-mail confirme au candidat que son dossier a été purgé.
  </Step>
</Steps>

### Ce que la purge supprime exactement

* Les **fichiers** de toutes les sections du dossier : pièces du candidat, du garant personne physique, du garant entreprise et du garant organisme.
* Les **capacités financières**, remises à zéro.
* Le **message** rédigé par le candidat.
* Le statut **« dossier complet »**.

<Note>
  **Le compte du candidat survit intégralement** à la purge de son dossier : son identité, ses candidatures et son historique restent en place. Seul le contenu du dossier est vidé.
</Note>

### Le candidat peut repousser la purge

Oui — et c'est le sens de l'e-mail d'avertissement. **Toute modification du dossier relance un cycle complet** : le compteur repart, et un nouveau préavis sera nécessaire avant toute purge future.

Un avertissement envoyé *avant* la dernière activité du candidat est automatiquement invalidé.

## La candidature : archivage à 3 mois, sans recours

Trois mois après sa création, la candidature bascule en **candidature archivée**. Vous la voyez toujours dans l'historique du lot, mais son contenu n'est plus consultable — voir [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures).

<Warning>
  **Ce délai n'est pas prolongeable**, ni par le candidat ni par vous. C'est la contrainte à connaître : si un dossier doit être conservé, il faut l'**exporter en PDF fusionné avant l'échéance**.
</Warning>

<Note>
  **Une exception : le locataire en place.** Si le candidat est devenu le locataire du lot, rien n'est détruit — la conservation suit alors la durée du bail augmentée de 5 ans, conformément aux obligations légales de l'agence.
</Note>

## Le compte candidat : 3 ans, puis pseudonymisation

Un compte est considéré comme **inactif après 3 ans** sans connexion. Deux avertissements sont envoyés, à **J-15** puis à **J-1**, en indiquant la date d'archivage.

Au terme du délai, le compte est **archivé** — c'est-à-dire **pseudonymisé**, et non supprimé :

* fichiers et **avatar** supprimés ;
* **dossier purgé** ;
* **toutes les candidatures** archivées et anonymisées ;
* **rapport d'analyse IA** effacé ;
* **tickets de support** et traces « prospect » anonymisés ;
* **connexions aux agendas** révoquées ;
* comptes des **co-candidats** créés par cette personne archivés en cascade.

<Note>
  Les lignes ne sont pas effacées de la base : **c'est l'identité qui disparaît**. Cette distinction compte pour votre registre des traitements.
</Note>

Là encore, le candidat peut repousser l'échéance : **toute reconnexion remet le compteur de 3 ans à zéro** et invalide les avertissements en cours.

## Ce que voit l'agence après purge ou archivage

La candidature **reste dans l'historique du lot**, sous forme anonymisée. Concrètement :

| Conservé                                                           | Effacé                                          |
| ------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------- |
| La ligne de candidature et sa place dans l'historique              | Nom, e-mail, téléphone et avatar des membres    |
| La **date du rendez-vous**, pour la trace « une visite a eu lieu » | Le **rapport d'analyse IA**                     |
| Les **créneaux de visite** de l'agence                             | Les **invités** retirés de ces créneaux         |
| Les lignes de **tickets de support**                               | Les **retours de visite** et **notes internes** |
| L'**origine** et la **date** des prospects                         | Les réponses au **formulaire personnalisé**     |
|                                                                    | Les **pièces jointes** des conversations        |

<Note>
  L'anonymisation est appliquée à l'affichage : partout dans l'interface, l'identité des membres d'une candidature archivée revient vide.
</Note>

## Vos statistiques ne sont pas affectées

C'est une question fréquente, et la réponse est rassurante : **les purges ne détruisent pas votre historique statistique.**

Avant toute destruction, Uplace écrit une **capture socio-économique dé-identifiée** de la candidature — un mécanisme prévu par l'article 5(1)(e) du RGPD, qui autorise la conservation de données à des fins statistiques dès lors qu'elles ne permettent plus d'identifier personne.

S'y ajoutent la conservation des journaux d'analyses, de la date des rendez-vous pour l'étape *Rendez-vous* du funnel, des lignes de tickets support, et de l'origine et de la date des prospects.

<Warning>
  **Une réserve, en toute transparence.** Le funnel comporte quelques trous connus, liés à des purges RGPD **antérieures** à la mise en place de ces captures. Si vous constatez une incohérence sur des périodes anciennes, l'explication est probablement là — et non dans votre saisie.
</Warning>

## Ce que vous devez faire, concrètement

<Tip>
  * **Exportez le PDF fusionné** de tout dossier dont vous aurez besoin plus tard : bail signé, litige, justification d'une décision. C'est la seule copie qui survivra aux trois mois.
  * Traitez vos candidatures **sans laisser dormir les dossiers** : passé trois mois, la décision se prend sans pouvoir rouvrir les pièces.
  * N'annoncez jamais à un candidat que son dossier est conservé indéfiniment : il ne l'est pas.
  * Si un candidat s'inquiète d'un e-mail « conserver mon dossier », rassurez-le : il lui suffit de se connecter et de toucher à son dossier pour relancer le compteur.
  * Reportez ces durées dans votre **registre des traitements** : 3 mois pour la candidature et le dossier, 3 ans pour le compte et les prospects.
</Tip>

## Erreurs fréquentes à éviter

<Warning>
  * Confondre **purge du dossier** (sur inactivité, prolongeable) et **archivage de la candidature** (à 3 mois fermes).
  * Croire qu'une candidature archivée est récupérable : elle ne l'est pas.
  * Croire que la purge du dossier supprime le compte du candidat : elle ne le fait pas.
  * Attendre d'un archivage de compte qu'il efface des lignes : il **pseudonymise**, il ne supprime pas.
  * Interpréter un trou ancien dans le funnel comme une erreur de saisie.
</Warning>

## Documents de référence

Les textes qui font foi sont publiés sur le site Uplace. En cas de divergence avec cette documentation, **ce sont eux qui s'appliquent**.

<CardGroup cols={3}>
  <Card title="Protection des données" icon="shield-halved" href="https://uplace.fr/protection-des-donnees/">
    La politique de protection des données personnelles : données collectées, finalités, droits des personnes.
  </Card>

  <Card title="CGU" icon="file-lines" href="https://uplace.fr/cgu/">
    Les conditions générales d'utilisation, applicables aux **agences** comme aux **candidats**.
  </Card>

  <Card title="CGV" icon="file-contract" href="https://uplace.fr/cgv/">
    Les conditions générales de vente, applicables aux **agences** : abonnement, services, engagements.
  </Card>
</CardGroup>

<Tip>
  Ce sont les liens à communiquer à un candidat qui vous interroge sur ses droits, et ceux à joindre à votre **registre des traitements** comme documentation du sous-traitant.
</Tip>

## Questions fréquentes

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Où trouver la politique de protection des données à jour ?">
    Sur [uplace.fr/protection-des-donnees](https://uplace.fr/protection-des-donnees/). C'est le document de référence, et il prime sur cette page en cas de divergence.
  </Accordion>

  <Accordion title="Puis-je paramétrer ces durées pour mon agence ?">
    Non. Elles sont identiques pour toutes les agences et proviennent d'un registre de conservation validé juridiquement.
  </Accordion>

  <Accordion title="Un candidat me demande de supprimer ses données, que faire ?">
    Ses données seront purgées automatiquement selon les durées ci-dessus, et il peut supprimer son compte lui-même depuis son espace — ce qui déclenche immédiatement l'archivage de ses candidatures chez vous.
  </Accordion>

  <Accordion title="Pourquoi une candidature affiche-t-elle « Candidature archivée » ?">
    Parce qu'elle a plus de 3 mois, ou parce que le candidat a supprimé son compte. Les pièces et informations ne sont plus affichées, la ligne reste pour votre historique — voir [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures).
  </Accordion>

  <Accordion title="Le dossier d'un candidat peut-il durer plus de trois mois ?">
    Oui, s'il y touche : la purge du dossier se déclenche sur l'**inactivité**, pas sur l'ancienneté. Chaque modification relance un cycle complet.
  </Accordion>

  <Accordion title="Que devient le dossier du candidat que j'ai retenu ?">
    S'il est devenu le locataire du lot, rien n'est détruit : la conservation s'aligne sur la durée du bail plus 5 ans.
  </Accordion>

  <Accordion title="Vais-je perdre mes statistiques quand les dossiers sont purgés ?">
    Non. Une capture dé-identifiée est écrite avant toute destruction, et les éléments nécessaires au funnel sont conservés. Seules des purges antérieures à ce mécanisme laissent quelques trous sur les périodes anciennes.
  </Accordion>

  <Accordion title="Comment garder la trace d'un dossier au-delà de trois mois ?">
    En exportant le **PDF fusionné** depuis la fiche de candidature, avant l'échéance — voir [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures). C'est le seul moyen.
  </Accordion>
</AccordionGroup>