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# Partager une candidature

> Transmettre un dossier à un destinataire externe par lien sécurisé, en maîtrisant ce qu'il voit.

## Objectif

Transmettre un ou plusieurs dossiers de candidature à quelqu'un qui **n'a pas de compte Uplace** : l'assureur GLI, le propriétaire bailleur, un confrère ou un collègue.

Le destinataire reçoit un e-mail contenant un **lien sécurisé**. Vous choisissez précisément ce qu'il voit, et vous pouvez révoquer son accès à tout moment.

<Note>
  **Où trouver cette fonctionnalité ?**

  * Pour **un dossier** : fiche de la candidature > **Partager la candidature**.
  * Pour **plusieurs dossiers d'un coup** : fiche du lot > tableau **Visites** (anciennement *Shortlist*) > cochez les candidats > **Partager**.
</Note>

<Note>
  **L'accord du candidat est déjà acquis.** Il le donne **une seule fois**, au terme de son dépôt de dossier : il consent à ce que celui-ci soit partagé avec l'agence **et ses partenaires éventuels**. Vous n'avez donc aucune autorisation à demander avant chaque envoi.
</Note>

## Les trois étapes du partage

<Steps>
  <Step title="Choisir les destinataires">
    Si le **propriétaire du lot** a été renseigné, il apparaît en tête de liste avec son e-mail et un simple interrupteur pour l'inclure.

    Sous **Autres destinataires**, saisissez n'importe quelle adresse e-mail et cliquez sur **Ajouter**. Répétez autant de fois que nécessaire — un compteur affiche le nombre de destinataires retenus.
  </Step>

  <Step title="Choisir ce que le destinataire voit">
    L'écran **Contenu partagé** — *« Choisissez ce qui sera visible par les destinataires »* — propose quatre interrupteurs, répartis en deux blocs.

    | Bloc                   | Réglage                      | Ce qu'il expose                               | Par défaut |
    | ---------------------- | ---------------------------- | --------------------------------------------- | ---------- |
    | **Visites**            | **Notes des visites**        | La note en étoiles saisie par l'agent         | **Activé** |
    | **Visites**            | **Commentaires des visites** | Les annotations textuelles de l'agent         | **Activé** |
    | **PDF téléchargeable** | **Contacts des candidats**   | E-mail et téléphone des candidats dans le PDF | **Activé** |
    | **PDF téléchargeable** | **Analyse IA**               | Les observations de l'analyse dans le PDF     | Désactivé  |
  </Step>

  <Step title="Ajouter un message (optionnel)">
    Un champ libre de **2 000 caractères**, dont le texte apparaît dans l'e-mail reçu — par exemple *« Voici les candidatures sur lesquelles je souhaite votre avis. »*

    Cliquez sur **Envoyer**. La génération du lien et l'envoi peuvent prendre jusqu'à une minute : ne cliquez pas deux fois.
  </Step>
</Steps>

## Ce qu'il faut vérifier avant d'envoyer

<Warning>
  **Vos notes et commentaires de visite sont partagés par défaut.** Ce sont vos annotations internes : « candidat en retard », « semble peu motivé », une note de 2 étoiles… Elles n'ont pas été écrites pour être lues par le candidat ni par un tiers.

  Coupez ces deux interrupteurs si vous n'êtes pas certain de vouloir les montrer — en particulier avant un partage à un propriétaire bailleur ou à un confrère.
</Warning>

<Warning>
  **Les coordonnées des candidats sont visibles par défaut** dans le PDF. Un propriétaire bailleur n'a en général pas besoin de l'e-mail ni du téléphone d'un candidat pour se prononcer : désactivez **Contacts des candidats** et vous limitez d'autant la diffusion de données personnelles.
</Warning>

<Tip>
  À l'inverse, activez **Analyse IA** quand le destinataire doit comprendre *pourquoi* un dossier est solide ou fragile — un assureur GLI, typiquement. Le PDF inclut alors les observations classées par gravité.
</Tip>

## Suivre et révoquer les partages

Depuis la fiche du lot > **Shortlist et partage des candidats** > **Partages en cours**, vous retrouvez *« tous les liens de partage générés pour ce lot »*.

<Note>
  L'historique est tenu **au niveau du lot**, même pour un partage lancé depuis une seule candidature. C'est là qu'il faut regarder, et non dans la fiche du candidat.
</Note>

Chaque entrée indique :

* son **statut** — *Actif* ou *Révoqué* ;
* le **nombre de candidatures** incluses ;
* la **date de création** et la **date d'expiration** ;
* les **destinataires** ;
* le **message** que vous aviez joint.

<Warning>
  **Un lien de partage expire au bout de 30 jours.** Un lien créé le 19 août expire le 18 septembre. Passé ce délai, le destinataire n'a plus accès au dossier.
</Warning>

Trois actions restent disponibles tant que le partage est actif :

| Action                | Effet                                                                                  |
| --------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Copier le lien**    | Récupère l'URL sécurisée, par exemple pour la transmettre autrement que par e-mail.    |
| **Renvoyer l'e-mail** | Réexpédie l'invitation au destinataire — utile s'il ne l'a pas reçue ou l'a supprimée. |
| **Révoquer**          | Coupe l'accès.                                                                         |

### La révocation

Uplace demande confirmation : *« Le lien public cessera immédiatement de fonctionner. Cette opération est irréversible. »*

Après révocation, l'entrée **reste dans l'historique** avec le badge *Révoqué* et ses actions désactivées. Vous gardez donc la trace de ce qui a été partagé, à qui, et quand — mais vous ne pouvez pas réactiver ce lien : il faut en créer un nouveau.

<Tip>
  Prenez l'habitude de révoquer un partage dès qu'il a rempli son office : un dossier transmis à un confrère pour avis n'a pas besoin de rester accessible trente jours.
</Tip>

## Bonnes pratiques recommandées

<Tip>
  * **Relisez l'étape 2 à chaque envoi.** Trois interrupteurs sur quatre sont activés par défaut, dont vos notes internes.
  * Adaptez le contenu au destinataire : un **assureur GLI** a besoin de l'analyse, un **propriétaire** n'a pas besoin des coordonnées du candidat.
  * Utilisez le **message** pour cadrer la demande — « votre avis avant vendredi » vaut mieux qu'un lien nu.
  * Passez par la **shortlist du lot** pour partager plusieurs dossiers en un seul envoi plutôt que d'enchaîner les partages individuels.
  * **Révoquez** les partages devenus inutiles, sans attendre les 30 jours.
  * Avant de rouvrir un dossier ancien, vérifiez qu'il n'est pas passé en **candidature archivée** : au-delà de 3 mois, il n'est plus consultable ni partageable.
</Tip>

## Erreurs fréquentes à éviter

<Warning>
  * Envoyer sans avoir coupé **Notes** et **Commentaires des visites**, et exposer des annotations internes.
  * Transmettre les **coordonnées des candidats** à un tiers qui n'en a pas l'usage.
  * Cliquer plusieurs fois sur **Envoyer** parce que la génération du lien prend une minute.
  * Chercher l'historique des partages dans la fiche du candidat : il est **au niveau du lot**.
  * Croire qu'un lien reste valable indéfiniment : il expire à **30 jours**.
  * Compter sur la révocation pour « annuler » un partage déjà consulté : le destinataire a pu télécharger le PDF entre-temps.
</Warning>

## Ce que fait Uplace automatiquement

<Info>
  * Génère un **lien sécurisé** par partage et l'envoie par e-mail à chaque destinataire.
  * Fixe une **date d'expiration à 30 jours**.
  * Pré-remplit le **propriétaire du lot** comme destinataire possible, s'il a été renseigné.
  * Consigne chaque partage dans **Partages en cours**, au niveau du lot, avec son statut.
  * Conserve la trace des partages **révoqués**.
</Info>

## Questions fréquentes

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Dois-je demander l'accord du candidat avant chaque partage ?">
    Non. Il l'a donné **une fois pour toutes** au terme de son dépôt de dossier, pour l'agence et ses partenaires éventuels.
  </Accordion>

  <Accordion title="Le destinataire doit-il créer un compte Uplace ?">
    Non. C'est tout l'objet du partage : il reçoit un **lien sécurisé** et consulte le dossier sans compte.
  </Accordion>

  <Accordion title="Combien de temps le lien reste-t-il valable ?">
    **30 jours** à compter de sa création. La date d'expiration est affichée dans **Partages en cours**.
  </Accordion>

  <Accordion title="Le destinataire dit ne pas avoir reçu l'e-mail.">
    Ouvrez **Partages en cours** et utilisez **Renvoyer l'e-mail**. Vous pouvez aussi **Copier le lien** et le lui transmettre par un autre canal.
  </Accordion>

  <Accordion title="Puis-je annuler un partage ?">
    Oui, avec **Révoquer** : le lien cesse immédiatement de fonctionner. L'opération est irréversible — il faudra recréer un partage. Gardez en tête que le destinataire a pu télécharger le PDF avant la révocation.
  </Accordion>

  <Accordion title="Où retrouver ce que j'ai partagé et à qui ?">
    Dans la fiche du **lot** > *Shortlist et partage des candidats* > **Partages en cours**. L'historique est tenu au niveau du lot, pas de la candidature.
  </Accordion>

  <Accordion title="Mes notes de visite sont-elles vraiment visibles par le destinataire ?">
    Oui, si vous laissez les interrupteurs **Notes des visites** et **Commentaires des visites** activés — ce qui est le réglage par défaut. Vérifiez-les avant chaque envoi.
  </Accordion>

  <Accordion title="Puis-je partager un dossier de plus de trois mois ?">
    Non. Passé ce délai, la candidature bascule en **candidature archivée** : les pièces et informations ne sont plus affichées et les actions sont désactivées — voir [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures).
  </Accordion>
</AccordionGroup>