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# Checklist de mise en route

> L'ordre dans lequel configurer Uplace pour une nouvelle agence, de la fiche agence au premier lot en ligne.

## À qui s'adresse cette page

Vous venez d'ouvrir votre compte Uplace et vous voulez savoir **dans quel ordre tout configurer**. Cette page suit l'ordre le plus efficace : chaque étape s'appuie sur la précédente, et les deux démarches à délai externe sont lancées dès le premier jour.

<Note>
  **Qui peut faire quoi ?** La quasi-totalité de cette configuration se fait dans **Mon agence**, accessible aux rôles **Propriétaire**, **Administrateur** et **Responsable** uniquement. Prévoyez qu'une de ces trois personnes pilote la mise en route. Voir [Rôles et permissions](/roles-permissions).
</Note>

## Le principe : commencer par ce qui ne dépend pas de vous

Deux démarches de la mise en route ne se règlent pas en interne — elles attendent une validation externe, qui peut prendre plusieurs jours.

<Warning>
  **Lancez ces deux-là en premier, avant même de configurer quoi que ce soit :**

  1. **La connexion multi-diffuseur** — elle suppose une validation par l'éditeur (Modulo by Septeo, Apimo ou Ubiflow).
  2. **Le nom d'expéditeur des SMS** — il doit être déclaré auprès des opérateurs télécoms, via le support Uplace.

  Tout le reste se configure en une demi-journée. Ces deux points sont les seuls capables de retarder votre mise en service.
</Warning>

## Étape 1 — Lancer les démarches à délai

<Steps>
  <Step title="Demander la connexion à votre multi-diffuseur">
    **Mon agence** > *Paramètres de l'agence* > **Multi-diffuseurs (CRM)**.

    Sélectionnez votre logiciel — **Modulo by Septeo**, **Apimo** ou **Ubiflow** — puis cliquez sur **Demander l'activation de la connexion**. Une alternative manuelle existe : écrire à `contact@uplace.fr`.

    N'activez **pas** l'interrupteur *La connexion est établie* : il ne doit l'être qu'une fois la liaison confirmée par l'éditeur.

    <Tip>
      Cette connexion ne sert pas qu'à importer vos annonces. Elle remonte aussi l'information **gestionnaire**, sans laquelle vos futurs collaborateurs au rôle *Utilisateur* ne pourront débloquer aucun lot. Et elle raccourcit fortement la création d'un lot — voir l'étape 6.
    </Tip>
  </Step>

  <Step title="Demander votre nom d'expéditeur SMS">
    Uniquement si votre formule inclut la **marque grise**.

    Le champ n'est pas modifiable en autonomie : la demande passe par le support Uplace. Faites-la maintenant, vous configurerez le reste de l'habillage à l'étape 3.
  </Step>
</Steps>

## Étape 2 — Poser l'identité de l'agence

<Steps>
  <Step title="Remplir la fiche agence">
    **Mon agence** > *Paramètres de l'agence* > **Fiche agence**, onglet **Mon agence**.

    * **Logo de l'agence** — PNG ou JPG, **5 Mo maximum**.
    * **Nom**, **E-mail**, **Siret**.

    Ces éléments apparaissent à vos candidats : ne les laissez pas au réglage par défaut.

    Terminez par **Enregistrer les modifications** — rien n'est pris en compte sans ce clic.
  </Step>

  <Step title="Décider des deux interrupteurs structurants">
    Toujours dans la fiche agence, deux réglages engagent votre façon de travailler :

    | Interrupteur                                        | Ce que ça change                                                                             |
    | --------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- |
    | **Autoriser les discussions par candidature**       | Ouvre la [messagerie](/messagerie) avec les candidats directement dans Uplace.               |
    | **Activer l'affichage public des lots disponibles** | Publie votre [vitrine publique](/partage-lots) : une page listant tous vos lots disponibles. |

    <Warning>
      Une fois la vitrine publique activée et son lien diffusé — en signature d'e-mail, sur votre site, en QR code sur la devanture — **ne la désactivez pas** sans avoir retiré ces liens : ils deviendraient inertes.
    </Warning>
  </Step>
</Steps>

## Étape 3 — Habiller vos échanges (si marque grise)

**Fiche agence** > onglet **Personnaliser mes échanges**.

<Note>
  Si cet onglet est **grisé**, votre formule n'inclut pas l'offre marque grise. Passez directement à l'étape 4 — ce n'est pas un dysfonctionnement.
</Note>

Trois réglages :

* **Logo pour les e-mails** — au format **bannière** (large, peu haute), PNG ou JPEG, **2 Mo maximum**. Ce n'est **pas** le même fichier que le logo de l'agence, ni la même limite de poids.
* **Couleur principale** — en code hexadécimal. Prenez la valeur exacte de votre charte.
* **Nom d'expéditeur SMS** — demandé à l'étape 1, il apparaîtra une fois la déclaration aboutie.

<Tip>
  Envoyez-vous un e-mail de test après configuration, et regardez-le **sur mobile autant que sur ordinateur** : c'est là que se voient les logos mal dimensionnés.
</Tip>

## Étape 4 — Préparer vos modèles de mise en location

C'est l'étape la plus rentable de toute la mise en route : bien faite, elle réduit chaque création de lot à quelques clics, et surtout elle **rend vos lots homogènes d'un collaborateur à l'autre**.

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Créer vos plages de critères pré-définis">
    *Paramètres de l'agence* > **Critères pré-définis** > **Créer une nouvelle plage de critères**.

    Une plage regroupe : **capacité financière minimum** (curseur x1 à x5, réglable au dixième), **garant** (requis / facultatif / refusé), **étudiants acceptés**, **GLI**, **loi Pinel**.

    Créez-en une par politique commerciale réelle — par exemple *Standard x3*, *Étudiant avec garant*, *Haut de gamme x3.5*. Inutile d'en faire quinze.
  </Accordion>

  <Accordion title="Enregistrer vos GLI">
    *Paramètres de l'agence* > **GLI pré-remplies** > **Créer une nouvelle GLI**.

    Trois champs par GLI : **Nom**, **E-mail** de l'assureur, **Référence contrat**. Elles pourront ensuite être rattachées à un lot en un clic.
  </Accordion>

  <Accordion title="Créer vos formulaires modulables (optionnel)">
    *Paramètres de l'agence* > **Formulaire modulable**.

    Utile si vous demandez régulièrement des pièces en plus du dossier standard. Chaque formulaire est limité à **2 documents**, avec pour chacun un nom et une description de 100 caractères.

    Soignez la description : c'est ce qui évite l'aller-retour avec le candidat.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Étape 5 — Constituer l'équipe

<Steps>
  <Step title="Inviter les membres">
    **Mon agence** > **Inviter un nouveau membre**. Il suffit d'un **e-mail** et d'un **rôle**.

    Chaque invitation consomme un **siège** de votre formule — surveillez la jauge *Mon équipe*.
  </Step>

  <Step title="Attribuer les bons rôles">
    Quatre rôles sont attribuables à l'invitation. Le **Propriétaire** est le créateur du compte et n'est pas attribuable.

    | Rôle               | À qui l'attribuer                                                                                                                                         |
    | ------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
    | **Administrateur** | Aux personnes qui doivent réellement toucher à l'abonnement et à la facturation.                                                                          |
    | **Responsable**    | Accès à tout **sauf l'espace facturation**. Le rôle par défaut d'un directeur d'agence.                                                                   |
    | **Utilisateur**    | Négociateur autonome sur **son propre portefeuille** : il peut débloquer ses lots, à condition que le multi-diffuseur remonte l'information gestionnaire. |
    | **Opérateur**      | Profil d'exécution : il travaille sur les lots qu'on lui débloque, mais **ne peut jamais en débloquer ni en créer**.                                      |

    <Warning>
      Ne déployez le rôle **Utilisateur** qu'une fois la connexion multi-diffuseur effective. Sans elle, ces membres ne pourront débloquer aucun lot et vous croirez à un bug.
    </Warning>
  </Step>

  <Step title="Faire régler les notifications à chacun">
    Chaque membre choisit ce qu'il reçoit et par quel canal depuis **Mes notifications**. C'est un réglage **individuel** : vous ne pouvez pas le faire à leur place.

    Demandez-leur de le faire dès leur première connexion — voir [Notifications](/notifications).
  </Step>
</Steps>

## Étape 6 — Brancher vos flux entrants

<Steps>
  <Step title="Récupérer votre adresse de collecte">
    *Paramètres de l'agence* > **Boîte de réception**.

    Vous y trouvez votre adresse dédiée, de la forme `nom-de-votre-agence@inbox.uplace.fr`, avec un bouton **Copier**.
  </Step>

  <Step title="La diffuser partout">
    Renseignez-la comme adresse de contact **chez chacun de vos portails** et **sur le formulaire de votre site**. Tout ce qui y arrive entre automatiquement dans le parcours Uplace.

    Le guide [Rediriger les prises de contact](/guide-installation/prises-de-contact) détaille la manipulation **portail par portail** : SeLoger, Leboncoin, Bien'ici, Jinka, Immojeune, La Carte des Colocs, et les logiciels AC3-Immofacile, Netty/Modelo et Hektor.

    C'est cette adresse qui alimente vos statistiques de prospects entrants.
  </Step>

  <Step title="Choisir le renvoi automatique">
    L'option **Renvoi automatique de tous les e-mails** (Oui / Non) détermine si vous recevez aussi les e-mails de contact dans votre boîte habituelle, en plus de leur traitement dans Uplace.

    En début de mise en route, laissez-la sur **Oui** : vous vérifiez ainsi que rien ne se perd. Vous pourrez la couper une fois en confiance.
  </Step>
</Steps>

## Étape 7 — Mettre en ligne votre premier lot

<Steps>
  <Step title="Créer le lot">
    Dashboard > **Configurer un nouveau lot**.

    Si votre connexion multi-diffuseur est active, le parcours est raccourci : l'étape 1 disparaît, les étapes 2 et 3 arrivent **pré-remplies**, et il ne vous reste que les critères et la finalisation.
  </Step>

  <Step title="Vérifier le loyer">
    <Warning>
      Uplace attend le **loyer charges comprises**. Tous les seuils de capacité financière s'y appuient.

      Sur un lot pré-rempli depuis votre logiciel, **relisez ce champ** : la convention de saisie n'y est pas forcément la même. Un loyer saisi hors charges abaisse mécaniquement le seuil de revenus exigé.
    </Warning>
  </Step>

  <Step title="Appliquer une plage de critères">
    Sélectionnez l'une des plages créées à l'étape 4 plutôt que de tout ressaisir.
  </Step>

  <Step title="Finaliser">
    Désignez le **responsable du lot**, rattachez une **GLI** si besoin, renseignez le **propriétaire bailleur** si vous voulez pouvoir l'informer facilement plus tard, et décidez des deux options du parcours :

    * **Validation automatique** — accepte d'office les dossiers conformes aux critères.
    * **Fast pass** — inverse le parcours : visite d'abord, dossier ensuite.

    Sur votre premier lot, laissez les deux désactivées : vous verrez le parcours complet se dérouler et vous comprendrez mieux ce que chaque option change.
  </Step>
</Steps>

## Étape 8 — Les finitions qui font gagner du temps

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Synchroniser les calendriers">
    Chaque membre relie son agenda Google, Outlook ou Apple pour retrouver ses visites Uplace dans son planning habituel. Voir [Synchro calendrier](/synchronisation-calendrier).
  </Accordion>

  <Accordion title="Diffuser le lien de la vitrine publique">
    Récupérez le lien de votre page publique et mettez-le partout où vos prospects passent : signature d'e-mail, site, réseaux, et **QR code en vitrine** — un usage très répandu. Voir [Partager mes lots](/partage-lots).
  </Accordion>

  <Accordion title="Rattacher vos sous-traitants de visites">
    Si vous déléguez des visites, ajoutez vos prestataires et confiez-leur leurs premiers lots.

    <Warning>
      Prévenez-les que le lien d'accès qu'ils recevront est valable **7 jours**. Passé ce délai, vous devrez le leur renvoyer depuis *Gérer les sous-traitants*.
    </Warning>

    Transmettez-leur le [guide sous-traitants](/guide-sous-traitant) : il est écrit pour eux.
  </Accordion>

  <Accordion title="Prendre la mesure de ce qui part tout seul">
    Avant de mettre en place vos propres relances, lisez [Les messages qu'Uplace envoie pour vous](/messages-candidats) : une trentaine d'e-mails et de SMS partent déjà au nom de votre agence — réponse immédiate au premier contact, deux relances, rappels de visite à J-1 et H-2, relance post-visite.

    C'est le meilleur moyen d'éviter le réflexe le plus coûteux des premières semaines : écrire par-dessus Uplace et donner l'impression d'une agence désorganisée.
  </Accordion>

  <Accordion title="Savoir d'où viennent vos candidats — sans rien saisir">
    L'**origine de la demande** alimente le graphique le plus utile des statistiques : celui qui vous dit quel portail vous rapporte des locataires, et pas seulement des contacts.

    Bonne nouvelle : vous n'avez **rien à saisir**. Dès que l'étape 6 est faite, Uplace étiquette automatiquement l'origine de toutes les demandes venues de vos plateformes.

    Deux cas seulement vous la demandent : quand vous **partagez le lien de dépôt de dossier** d'un lot, et quand vous **ajoutez un contact vous-même**. Voir [Statistiques](/statistiques).
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Les erreurs de mise en route les plus coûteuses

<Warning>
  1. **Attendre le dernier moment pour demander la connexion multi-diffuseur.** C'est la seule étape qui peut retarder votre mise en service de plusieurs jours.
  2. **Déployer le rôle Utilisateur avant que la connexion soit effective.** Ces collaborateurs ne pourront débloquer aucun lot, et vous chercherez un bug qui n'existe pas.
  3. **Créer des lots avant d'avoir préparé les plages de critères.** Vous ressaisirez tout à chaque fois, et vos lots seront incohérents entre eux.
  4. **Saisir les loyers hors charges.** Tous vos seuils de revenus seront faux, sur tous les dossiers, sans que rien ne le signale.
  5. **Repousser la diffusion de votre adresse `@inbox.uplace.fr` chez vos portails.** Tant qu'elle n'y est pas, les demandes n'entrent pas dans Uplace — et rien ne remonte dans vos statistiques.
</Warning>

## Pour aller plus loin

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Cartographie" icon="map" href="/cartographie">
    Le panorama complet des onglets et du cycle de vie d'un lot.
  </Card>

  <Card title="Glossaire" icon="book-bookmark" href="/glossaire">
    Le vocabulaire d'Uplace, et les termes qui prêtent à confusion.
  </Card>

  <Card title="Messages automatiques" icon="paper-plane" href="/messages-candidats">
    Ce qu'Uplace envoie déjà à vos candidats, pour ne pas écrire par-dessus.
  </Card>

  <Card title="Dashboard" icon="gauge" href="/dashboard">
    Votre point de départ quotidien, une fois la configuration faite : visites du jour, lots en attente, liste des lots.
  </Card>

  <Card title="Dépannage" icon="wrench" href="/depannage">
    Les symptômes les plus fréquents, et ce qui n'est pas un bug.
  </Card>
</CardGroup>