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# Mode d'affiliation – Par lot ou par contacts

> Choisir à qui sont affiliées les prises de contact et les candidatures : au responsable du lot, ou au négociateur de permanence.

## Objectif

Le **mode d'affiliation** décide à qui reviennent les prises de contact et les candidatures de l'agence. Deux organisations sont possibles : **par lot**, chaque bien a son responsable, ou **par contacts**, chaque demande va au négociateur de permanence au moment où elle arrive.

> [!NOTE]
>
> **Où trouver cette fonctionnalité ?** Sidebar > **Mon agence** > **Paramètres de l'agence** > rubrique **Identité de l'agence** > **Mode d'affiliation**, *« Attribution des contacts : par lot ou par permanences »*.
>
> Le mode en vigueur est rappelé sous le nom de l'agence, à côté du SIRET : **Affiliation par lot** ou **Affiliation par contacts**.

> [!WARNING]
>
> **Seuls le Propriétaire et les Administrateurs peuvent changer le mode d'affiliation.** Les autres rôles ne peuvent pas modifier ce réglage. Voir [Rôles et permissions](https://docs.uplace.fr/roles-permissions.md).

## Les deux modes

| | Affiliation par lot | Affiliation par contacts |
| - | - | - |
| **À qui va la demande** | Au **responsable du lot** | Au **négociateur de permanence**, selon la date et l'heure d'arrivée de la demande |
| **D'où vient l'information** | Vous désignez le responsable en configurant le lot, ou Uplace le récupère depuis votre logiciel de diffusion | De votre [planning des permanences](https://docs.uplace.fr/permanences.md) |
| **Candidatures** | Elles suivent le responsable du lot | Elles suivent le négociateur de la prise de contact à laquelle elles sont reliées |
| **Prérequis** | Aucun | Un planning de permanences opérationnel |
| **Pour qui** | Agences où chaque gestionnaire suit son portefeuille de biens | Agences où les négociateurs se relaient pour traiter les demandes entrantes |

## Fonctionnement étape par étape

**1. Ouvrir le réglage**

Mon agence > **Paramètres de l'agence** > **Mode d'affiliation**. La fenêtre s'intitule **Mode d'affiliation** : *« À qui sont affiliées les prises de contact et les candidatures. »*

**2. Choisir le mode**

Sélectionnez **Affiliation par lot** ou **Affiliation par contacts**.

En mode par lot, une option supplémentaire est proposée : **Attribuer les prospects et candidatures à un membre**, *« Indiquez qui s'occupe de quel contact. »* Activez-la si vous voulez garder le suivi par lot tout en désignant, contact par contact, le négociateur qui s'en occupe.

**3. En mode par contacts, mettre en place le planning**

La ligne **Planning des permanences** apparaît sous le mode choisi, avec l'état du planning. Cliquez dessus pour le créer ou le prolonger. Voir [Permanences](https://docs.uplace.fr/permanences.md).

**4. Enregistrer**

Cliquez sur **Enregistrer**. Le bas de la fenêtre conserve la trace du dernier changement : son auteur, sa date et son heure.

> [!WARNING]
>
> **Le mode par contacts ne s'applique que si le planning est opérationnel.**
>
> Un planning est opérationnel lorsqu'il couvre la **période en cours** et qu'il comporte **au moins un créneau attribué à venir**. Tant que ce n'est pas le cas, **le mode par lot reste actif**, même si « Affiliation par contacts » est sélectionné. La fenêtre l'indique en rouge sous la ligne Planning des permanences.

## Ce qui change dans l'application

En mode par contacts :

* deux entrées s'ajoutent à la sidebar : **Permanences**, le planning de l'agence, et **Non attribués**, *« Prises de contact et candidatures en attente d'un négociateur »* ;
* une colonne et un filtre **Négociateur** apparaissent dans [Contacts](https://docs.uplace.fr/contacts.md) et dans [Mes candidats](https://docs.uplace.fr/boite-reception.md) ;
* dans [Statistiques](https://docs.uplace.fr/statistiques.md), le filtre par responsable devient **Tous les négociateurs** et le tableau **Activité par négociateur** s'affiche ;
* seuls le **Propriétaire**, l'**Administrateur** et le négociateur d'une candidature peuvent l'accepter ou la refuser. Voir le tableau « Qui voit quoi » de la fiche [Contacts](https://docs.uplace.fr/contacts.md).

## Bonnes pratiques recommandées

* Décidez du mode **avant** de brancher vos portails : la bascule ne redistribue pas les contacts déjà reçus.
* En mode par contacts, vérifiez la date de fin du planning chaque mois et prolongez-le avant son échéance.
* Consultez **Non attribués** en début de journée : un contact sans négociateur n'est suivi par personne.
* Si vos négociateurs suivent chacun leurs biens, restez en mode par lot et activez plutôt l'attribution à un membre pour les cas particuliers.

## Erreurs fréquentes à éviter

> [!WARNING]
>
> * Passer en mode par contacts sans avoir créé de planning : rien ne change, le mode par lot reste actif.
> * Laisser le planning arriver à échéance : l'agence repasse de fait en affiliation par lot jusqu'à ce qu'il soit prolongé.
> * S'attendre à ce que la bascule réaffecte l'existant : chaque lot garde son responsable et chaque contact déjà affilié garde son négociateur.

## Ce que fait Uplace automatiquement

> [!NOTE]
>
> * Affilie chaque prise de contact, et les candidatures qui y sont reliées, au négociateur de permanence à la date et à l'heure d'arrivée de la demande.
> * Maintient le mode par lot tant que le planning de permanences n'est pas opérationnel.
> * Conserve l'auteur et la date de la dernière bascule de mode.

## Questions fréquentes

> [accordion] J'ai choisi « par contacts », mais les demandes suivent toujours le responsable du lot
>
> Votre planning de permanences n'est pas opérationnel : il ne couvre pas la période en cours, ou aucun créneau à venir n'est attribué. Ouvrez **Permanences** et prolongez le planning.

> [accordion] Que deviennent les contacts déjà reçus quand je change de mode ?
>
> Rien ne bouge. La bascule n'est pas rétroactive : chaque lot garde son responsable, et les prospects et candidatures déjà affiliés conservent leur négociateur. Seules les nouvelles demandes suivent le nouveau mode.

> [accordion] Peut-on suivre les contacts par négociateur sans planning de permanences ?
>
> Oui : restez en **Affiliation par lot** et activez **Attribuer les prospects et candidatures à un membre**. Vous désignez alors le négociateur à la main, contact par contact.

> [accordion] Je ne peux pas modifier le mode d'affiliation
>
> Ce réglage est réservé au **Propriétaire** et aux **Administrateurs** de l'agence. Demandez à l'un d'eux de faire la bascule.

> [accordion] Comment savoir quel mode est actif ?
>
> Il est affiché sous le nom de l'agence dans **Mon agence**. La fenêtre Mode d'affiliation rappelle aussi qui a fait la dernière bascule, et quand.


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