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# Glossaire Uplace
> Tous les termes employés dans Uplace et dans cette documentation, définis en une phrase.
## À quoi sert cette page
Uplace emploie un vocabulaire précis, et plusieurs mots proches désignent des réalités différentes — un *prospect* n'est pas une *candidature*, une *pré-validation* n'est pas une *décision finale*, un *Propriétaire* n'est pas toujours le propriétaire du bien.
Cette page rassemble tous ces termes. Les **huit notions à comprendre en premier** sont développées ci-dessous ; le reste se consulte dans l'index alphabétique en fin de page.
Gardez cette page ouverte pendant vos premières semaines : la plupart des erreurs de manipulation viennent d'un terme compris de travers, pas d'un bouton mal cliqué.
## Les huit notions à comprendre en premier
Le **bien mis en location**, avec sa configuration Uplace : identité, caractéristiques, loyer, critères de candidature et parcours candidat.
C'est l'unité de compte de votre abonnement : les jauges de [Mon agence](/mon-agence) se comptent en lots, et les packs complémentaires s'achètent en lots.
L'action par laquelle un lot **entre dans le pipeline actif** de l'agence : il est configuré, mis en ligne, et commence à recevoir des candidatures.
Ce moment sert de **point de départ à la durée moyenne de mise en location** — voir [Statistiques](/statistiques). Le rôle **Utilisateur** ne peut débloquer que les lots dont il est gestionnaire, et uniquement si un multi-diffuseur est connecté — voir [Rôles et permissions](/roles-permissions).
Trois niveaux successifs, souvent confondus :
| Terme | Ce que c'est |
| -------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Prise de contact** | Une demande entrante sur un lot, arrivée d'un portail ou d'un formulaire. La personne s'est manifestée, rien de plus. |
| **Prospect** | La personne elle-même, telle qu'Uplace la conserve dans la base de l'agence, tous lots confondus. |
| **Candidature** | Un **dossier locatif ouvert** sur un lot précis : le candidat a commencé à déposer des pièces. |
Toutes les candidatures ne naissent pas d'une prise de contact : un lien de candidature partagé ou la vitrine publique amènent des dossiers directement. C'est pourquoi le funnel des [Statistiques](/statistiques) n'est pas un entonnoir strict.
La **moyenne des notes de toutes les pièces** du dossier, toutes personnes confondues (candidat, conjoint, colocataires, garants), arrondie à l'entier le plus proche.
Quatre libellés : **Mauvais**, **Moyen**, **Bon**, **Excellent**.
Un score élevé ne veut **pas** dire qu'un dossier est bon : c'est une moyenne, et une pièce frauduleuse notée 0 peut être noyée dans un ensemble excellent. Le score sert à **prioriser**, jamais à décider. Voir [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures).
Le rapport entre les **revenus nets avant impôt** du dossier et le **loyer charges comprises**, comparé au multiplicateur (x1 à x5) défini sur le lot.
Deux règles à ne pas confondre : les revenus d'un **couple ou d'une colocation sont cumulés** ; le **garant est évalué séparément** et doit atteindre le seuil de son côté.
Uplace comporte **deux niveaux de validation**, à deux moments différents :
| Niveau | Où | Ce que ça fait |
| ----------------------------- | ------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Pré-validation** (ou refus) | [Validation d'une candidature](/validation-candidature) | Ouvre l'accès aux visites au candidat. N'engage rien, et **ne lui envoie aucun message**. |
| **Décision finale** | [Décision finale & mise en location](/marquer-loue) | Désigne le candidat retenu, **ferme le lot** et déclenche les communications à tous les autres. |
Pré-valider dix candidats est normal. En retenir un est définitif.
Une option du lot qui **inverse l'ordre du parcours** : le candidat réserve d'abord une visite, puis dépose son dossier.
Sans fast pass, le parcours est classique — dossier d'abord, visite ensuite. À ne pas confondre avec la **validation automatique**, qui accepte d'office les dossiers conformes aux critères : les deux options sont indépendantes.
L'offre qui permet d'**habiller vos échanges aux couleurs de l'agence** : bannière et logo des e-mails, couleur principale, nom d'expéditeur des SMS, style du PDF fusionné et de l'espace de dépôt.
Le terme est bien **marque grise**, pas « marque blanche » : le **contenu textuel** des messages reste écrit et maintenu par Uplace, seule l'enveloppe change. Voir [Personnaliser mes échanges](/personnalisation).
## Quatre pièges de vocabulaire
**« Propriétaire » désigne deux choses.** Le **rôle Propriétaire** est le créateur du compte Uplace, celui dont le rôle n'est pas modifiable et qui seul accède à l'espace facturation. Le **propriétaire bailleur** est le propriétaire du bien, une partie prenante externe qui n'a pas de compte. Voir [Rôles et permissions](/roles-permissions) et [Informer le propriétaire](/informer-proprietaire).
**« Responsable » aussi.** Le **rôle Responsable** est un niveau de permission dans l'agence. Le **responsable du lot** est le membre de l'équipe désigné pour suivre un bien — il peut avoir n'importe quel rôle.
**« Archivé » ne veut pas dire la même chose selon ce qui est archivé.** Un **lot archivé** est une action volontaire de l'agence, définitive, qui clôt le parcours et prévient les candidats. Une **candidature archivée** est un effet automatique de la politique de conservation des données, au bout de 3 mois.
**Le candidat n'est pas prévenu quand vous refusez son dossier.** Valider et refuser sont des actions internes à l'agence. Le seul message qui annonce l'issue d'une candidature part à la **clôture du lot** — marqué comme loué ou archivé.
**« Candidatures traitées » et « Candidatures complètes » sont la même mesure.** L'un est un indicateur clé, l'autre une étape du funnel, mais tous deux comptent les dossiers soumis, donc complets, donc analysés. Si les deux chiffres coïncident, c'est normal.
## Index alphabétique
| Terme | Définition | En savoir plus |
| ------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| **Administrateur** | Rôle disposant d'un accès étendu, y compris à l'abonnement et à la facturation. | [Rôles et permissions](/roles-permissions) |
| **Analyse manuelle** (« À vérifier ») | Libellé affiché quand Uplace n'a pas pu analyser une pièce (document étranger, type inédit). Le gestionnaire doit juger la pièce lui-même ; seule une nouvelle soumission relance l'analyse. | [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures) |
| **Archivage (d'un lot)** | Retrait définitif d'un lot du marché, avec conservation de l'historique. Clôt le parcours : les candidats reçoivent l'e-mail de clôture et les visites à venir sont annulées. Action volontaire de l'agence, **irréversible** : il n'existe pas de désarchivage. | [Archivage d'un lot](/archivage-lot) |
| **Candidature archivée** | État **automatique** d'une candidature de plus de **3 mois**, ou dont le candidat a supprimé son compte. Les pièces et informations ne sont plus affichées ; la ligne reste, pour l'historique. Rien à voir avec l'archivage d'un lot. | [RGPD & conservation](/rgpd) |
| **Purge du dossier** | Suppression automatique des pièces d'un dossier resté **3 mois sans modification**, précédée d'un avertissement au candidat. À distinguer de l'archivage de la candidature : ici, le compteur repart à chaque modification. | [RGPD & conservation](/rgpd) |
| **Boîte de réception** | L'écran qui centralise les demandes entrantes des portails et du site de l'agence. | [Boîte de réception](/boite-reception) |
| **Candidature** | Un dossier locatif ouvert par un candidat sur un lot donné. | [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures) |
| **Candidature complète** | Un dossier **soumis**, donc complet et analysé. Un dossier ne peut pas être soumis incomplet. | [Statistiques](/statistiques) |
| **Complétude (taux de)** | La progression d'un dossier en cours de constitution, par paliers de 20 % pour une personne seule (divisé par deux pour un couple). Signalée par une pastille jaune. | [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures) |
| **Créneau de visite** | Une plage horaire ouverte sur un lot, sur laquelle les candidats s'inscrivent. | [Planifier une visite](/planification-visite) |
| **Critères pré-définis (plage de)** | Un modèle de critères de candidature réutilisable d'un lot à l'autre : capacité financière, garant, étudiants, GLI, loi Pinel. | [Mon agence](/mon-agence) |
| **Décision finale** | Le choix du candidat retenu, qui ferme le lot et déclenche les communications aux autres candidats. | [Décision finale & mise en location](/marquer-loue) |
| **Documents fiscaux** | La catégorie de pièces regroupant les avis d'imposition. | [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures) |
| **Durée moyenne de mise en location** | En jours, le temps écoulé entre le **déblocage du lot** et le moment où il est **marqué comme loué**. | [Statistiques](/statistiques) |
| **Fast pass** | Option inversant le parcours : visite d'abord, dossier ensuite. | [Création d'un lot](/creation-lot) |
| **Fiche agence** | L'écran d'identité de l'organisation : logo, nom, e-mail, SIRET, et les deux interrupteurs structurants (discussions, affichage public). | [Mon agence](/mon-agence) |
| **Formulaire modulable** | Un modèle de demande de **documents supplémentaires** aux candidats, limité à 2 pièces, activable lot par lot. | [Mon agence](/mon-agence) |
| **Frais d'agence réalisés** | La somme des frais encaissés, **hors taxes** et **part locataire uniquement**. | [Statistiques](/statistiques) |
| **Funnel** | Le graphique en cinq étapes du parcours locatif : prises de contact, candidatures, candidatures complètes, rendez-vous, locataires. **Ce n'est pas un entonnoir strict.** | [Statistiques](/statistiques) |
| **Garant** | La personne ou l'entité qui se porte caution. Trois types : **physique** (mêmes pièces qu'un candidat), **moral** (formulaire court + pièce d'identité du représentant), **Visale** (un document en général). | [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures) |
| **Gestionnaire** | Le collaborateur en charge d'un bien dans le logiciel de l'agence. L'information remonte via le multi-diffuseur et conditionne le déblocage par un Utilisateur. | [Rôles et permissions](/roles-permissions) |
| **GLI** | Garantie Loyers Impayés. Peut être pré-configurée au niveau de l'agence (nom, e-mail de l'assureur, référence de contrat) puis rattachée à un lot. | [Mon agence](/mon-agence) |
| **Inbox Uplace** | L'adresse de collecte dédiée à chaque agence, de la forme `nom-agence@inbox.uplace.fr`, à diffuser auprès des portails et sur le site. | [Boîte de réception](/boite-reception) |
| **Inconnu** | Score affiché quand le dossier **n'a jamais été analysé**, parce que l'agence a agi avant sa soumission complète. Différent de « Analyse manuelle ». | [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures) |
| **Lien de candidature** | Le lien partageable qui amène directement au dépôt de dossier sur un lot. Son pendant global est le lien de la vitrine publique. | [Partager mes lots](/partage-lots) |
| **Loi Pinel** | Critère activable sur un lot ; il exige des candidats l'**avis d'imposition N-2**. | [Création d'un lot](/creation-lot) |
| **Lot** | Le bien mis en location et sa configuration Uplace. Unité de compte de l'abonnement. | [Création d'un lot](/creation-lot) |
| **Lots en attente** | Les lots remontés automatiquement par un canal externe, à rapprocher d'un lot Uplace. | [Lots en attente](/lots-en-attente) |
| **Loyer CC** | Loyer **charges comprises**. C'est la seule valeur attendue par Uplace : tous les seuils de capacité financière s'y appuient. | [Création d'un lot](/creation-lot) |
| **Marque grise** | L'offre de personnalisation de l'habillage des échanges. | [Personnaliser mes échanges](/personnalisation) |
| **Mode d'occupation** | Information **déclarative** : seul, en couple ou en colocation. Aucune pièce à déposer, et sans objet pour un garant. | [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures) |
| **Multi-diffuseur** | Le logiciel de diffusion d'annonces connecté à Uplace : **Modulo by Septeo**, **Apimo** ou **Ubiflow**. Il remonte les annonces, les leads et le gestionnaire. | [Mon agence](/mon-agence) |
| **Note d'une pièce** | De **0 à 3** (Mauvais, Moyen, Bon, Excellent), établie sur les indices de fraude, la présence des éléments attendus, la date, la signature et la complétude. | [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures) |
| **Opérateur** | Rôle d'exécution : planifie et valide des visites, consulte statistiques et messagerie, mais **ne peut jamais débloquer un lot** ni en créer. | [Rôles et permissions](/roles-permissions) |
| **Origine de la demande** | Le canal d'entrée d'un contact ou d'une candidature (portails, réseaux, bouche à oreille, **Uplace**). **Renseignée automatiquement** pour toutes les demandes venues des plateformes de l'agence ; seuls un lien de dépôt partagé ou un contact ajouté à la main demandent une saisie. | [Statistiques](/statistiques) |
| **Pack de lots** | Une réserve de lots achetée **en complément** de l'abonnement, avec sa propre jauge. **N'expire pas** : la seule condition d'usage est d'avoir un abonnement en cours. | [Mon agence](/mon-agence) |
| **PDF fusionné** | L'export du dossier candidat en un seul fichier mis en page : résumé, rapport d'analyse optionnel et toutes les pièces. Le document à transmettre à un propriétaire bailleur. | [Analyse des candidatures](/analyse-candidatures) |
| **Partage (d'une candidature)** | Transmission d'un dossier à un destinataire **externe** — GLI, propriétaire bailleur, confrère — par **lien sécurisé valable 30 jours**, révocable. L'accord du candidat est acquis une fois pour toutes à son dépôt. | [Partager une candidature](/partage-candidature) |
| **Pré-validation** | La première validation d'une candidature : elle ouvre l'accès aux visites et n'engage à rien. **Aucun message n'est envoyé au candidat**, ni en validation ni en refus. | [Validation d'une candidature](/validation-candidature) |
| **Prise de contact** | Une demande entrante sur un lot. | [Boîte de réception](/boite-reception) |
| **Propriétaire (rôle)** | Le créateur du compte. Rôle non modifiable, non désactivable, seul à accéder à l'espace facturation. Le transfert passe par le support. | [Rôles et permissions](/roles-permissions) |
| **Propriétaire bailleur** | Le propriétaire du bien. Partie prenante externe, sans compte Uplace : tout partage d'information vers lui **exige une action de l'agence**. | [Informer le propriétaire](/informer-proprietaire) |
| **Prospect** | Une personne enregistrée dans la base de l'agence, tous lots confondus. | [Boîte de réception et base de candidats](/boite-reception) |
| **Prospects entrants** | Indicateur : le nombre de **personnes uniques** ayant contacté l'agence depuis les portails reliés. | [Statistiques](/statistiques) |
| **Rapprochement** | La déduplication des demandes multiples d'une même personne. **L'identifiant est l'adresse e-mail**, ni le nom ni le téléphone. | [Statistiques](/statistiques) |
| **Relocation (entreprise de)** | Un partenaire qui accompagne des salariés en mobilité et transmet leurs dossiers aux agences. | [Entreprises de relocation](/guide-relocation) |
| **Responsable (rôle)** | Rôle disposant d'un accès complet, **à l'exception de l'espace facturation**. | [Rôles et permissions](/roles-permissions) |
| **Responsable du lot** | Le membre de l'équipe désigné pour suivre un bien. Indépendant du rôle. | [Création d'un lot](/creation-lot) |
| **Siège** | Une place utilisateur dans votre formule. Chaque membre invité en consomme un. | [Mon agence](/mon-agence) |
| **Sous-traitant de visites** | Un prestataire externe qui assure des visites. **Sans compte ni mot de passe** : accès par e-mail et code, via un lien valable **7 jours**. | [Sous-traitants de visites](/guide-sous-traitant) |
| **Uppy** | L'assistant intégré à Uplace, qui répond aux questions sur la plateforme et permet de basculer vers un humain. | [Uppy](/uppy) |
| **Utilisateur** | Rôle restreint à son propre portefeuille. Il peut débloquer **ses** lots, à condition qu'un multi-diffuseur remonte l'information gestionnaire. | [Rôles et permissions](/roles-permissions) |
| **Validation automatique** | Option du lot qui accepte d'office les candidatures répondant aux critères. Indépendante du fast pass. | [Création d'un lot](/creation-lot) |
| **Visite instantanée** | Une visite créée directement par l'agence pour une personne qu'elle place elle-même, sans passer par un créneau ouvert. | [Visite instantanée](/visite-instantanee) |
| **Vitrine publique** | La page listant tous les lots disponibles de l'agence, activable depuis la fiche agence et souvent diffusée en QR code. | [Partager mes lots](/partage-lots) |
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